Iet van Ooijen (1962) werkte vanaf 1996 als zelfstandig ondernemer vanuit haar woonplaats Baarn. “Ik wilde graag voor mezelf beginnen en werkte al snel voor veel verschillende opdrachtgevers. Baarn is een vrij kleine gemeenschap en via-via kwam ik steeds aan nieuwe opdrachten. Ik hoefde eigenlijk nooit zelf aan acquisitie te doen.”

Drie jaar geleden gooide ze het roer om. “Ik wilde graag aan de kust gaan wonen. Qua werkgelegenheid leek Den Haag me wel een goede keuze. Als zzp’er had ik daar qua netwerk opnieuw moeten beginnen, dus ik besloot voor een baan in dienstverband te gaan. Een paar uur nadat ik de knoop had doorgehakt, stuurde ik een sollicitatiebrief naar GroenLinks. Daar zochten ze een secretaresse, had ik van iemand getipt gekregen. Affiniteit met de partij had ik al en de functie sprak me aan.

“Ik was al 54, dus ik dacht dat het nog best lastig zou worden. Maar ik werd toch uitgenodigd voor een gesprek. Ik vond het al heel bijzonder om in de Tweede Kamer te komen en voelde me er meteen thuis. En tot mijn verrassing werd ik nog aangenomen ook!”

Daarbij bleek GroenLinks geen secretaresse, maar een persoonlijk medewerker van Tweede Kamerleden te zoeken. “In de vacaturetekst was bewust voor de term secretaresse gekozen omdat mensen anders kunnen denken dat ze op een functie als beleidsmedewerker solliciteren. Dat is inhoudelijk echt anders dan persoonlijk medewerker”, vertelt Iet.

Wat doet een persoonlijk medewerker van Tweede Kamerleden precies?

“Mijn werkzaamheden bestaan voor een groot deel uit agendabeheer. Ik zorg ervoor dat alle debatten goed in de agenda staan. Daarnaast worden er ook veel afspraken gemaakt met organisaties die met een probleem of een oplossing willen komen. De Kamerleden wordt ook vaak gevraagd om naar bijeenkomsten te komen, bijvoorbeeld om aan een panel deel te nemen. Ik zorg er dan voor dat we vooraf alle informatie hebben: waar gaat het over, wie zijn er aanwezig, wat wordt er van het Kamerlid verwacht? Ik maak in het geval van zo’n bezoek ook een reisplanning met het openbaar vervoer.

“Daarnaast is het beheer van de mailboxen een belangrijke taak. We krijgen dagelijks ontzettend veel mails binnen met betrekking tot de portefeuilles van de Kamerleden die ik ondersteun. Als het kan, beantwoord ik ze of stel een reactie voor, maar het is vaak wel erg inhoudelijk, dus dan zorg ik dat het bij een beleidsmedewerker terechtkomt.

[intermezzo:1]

“Bij het teamoverleg van Lisa maak ik de agenda en zit het overleg ook voor. Als er een bijeenkomst gepland moet worden van grotere groepen, zowel binnen als buiten de Tweede Kamer, dan coördineer en organiseer ik die bijeenkomsten.

“Verder heeft elke persoonlijk medewerker een aantal aanvullende taken. Zelf ben ik lid van de PVT, de personeelsvertegenwoordiging. In die rol heb ik, samen met mijn twee mede-PVT’ers, regelmatig overleg met het fractiebestuur over onderwerpen die personeel aangaan. En ik ben een van de ‘ontruimers’ in het geval van calamiteiten, waarvoor we af en toe oefenen.

“Vanuit eigen interesse houd ik ook socialmediakanalen als LinkedIn, Facebook en Twitter in de gaten. Daar zie ik weleens personen voorbijkomen waarvan ik denk: misschien vindt mijn Kamerlid het interessant om daar eens mee in gesprek te gaan. Dat leg ik dan voor aan het betreffende Kamerlid. Dat wordt niet van mij verwacht, maar ik vind het mijn werk een extra dimensie geven om ook daarmee bezig te zijn.”

Bepaal jijzelf of je op binnenkomende verzoeken ingaat, of bespreek je die altijd met het Kamerlid?

“In principe bespreek ik ze altijd met het Kamerlid. Met enige ervaring leer je wel in te schatten welke wel en niet zinvol zijn, dat geef ik dan ook wel aan. Als er weinig informatie beschikbaar is, zoek ik die zelf op zodat ik het Kamerlid wat beter kan uitleggen om wat voor verzoek en organisatie het eigenlijk gaat.”

Wat is qua agendabeheer de grootste uitdaging in jouw beroep?

“In het geval van een debat kan het handig zijn als een Kamerlid vooraf al wat organisaties heeft gesproken om zich een goed beeld te kunnen vormen van wat er speelt. Het is voor mij belangrijk dat ik debatten tijdig zie aankomen in de agenda en met het Kamerlid bespreek wie hij of zij nog wil spreken voor die tijd. Daar moet je wel scherp in zijn.”

Tijdens de online Workshopdagen in augustus volg je trainingen zoals ‘Agendabeheer in Outlook’. Bekijk het programma met maar liefst 50 workshops en meld je aan!

Tweede Kamerleden hebben het natuurlijk heel druk. Heb jij manieren om zo efficiënt mogelijk met ze te sparren?

“Gedurende een samenwerking leer je wat de beste manieren zijn om zaken met elkaar te bespreken. Mensen en dus ook Tweede Kamerleden zijn verschillend. Ik werk momenteel als persoonlijk medewerker van Lisa Westerveld en Tom van den Nieuwenhuijzen en met ieder werk ik net wat anders samen. En bij andere persoonlijk medewerkers zie ik weer dat zij ook andere methoden hebben dan ik.”

Hoe verschilt jouw samenwerking met Lisa van die met Tom?

“Dat zijn subtiele verschillen. Ik werk voor beiden met plezier, het zijn allebei gedreven mensen en dat geeft mij ook energie. In Toms geval vind ik het leuk dat ik hem vanaf zijn eerste dag ondersteun en hem met zijn opgedane ervaring op weg kan helpen. Inmiddels is hij al goed ingewerkt. En daarnaast zijn het ook gewoon heel prettige mensen.”

Ben jij willekeurig aan Lisa en Tom gekoppeld of wordt er gezocht naar een match tussen persoonlijk medewerker en Kamerlid?

“Ik heb toen ik begon wel aangegeven dat ik ervaring heb in het onderwijs en dat het misschien een goed idee zou zijn om mij te koppelen aan het Kamerlid met die portefeuille. Dat is Lisa, dus zo is het ook gegaan. Met Tom is het toevalliger gegaan. Hij is pas sinds mei Tweede Kamerlid en is de opvolger van Isabelle Diks, die ik hiervoor ondersteunde.

“Ik ben heel blij met de portefeuilles van beiden. Tom heeft bijvoorbeeld ontwikkelingssamenwerking in zijn portefeuille en zijn voorganger zette zich al erg in tegen meisjesbesnijdenis. Vorig jaar heb ik organisatorisch een bijdrage geleverd aan een avond over dit thema. Ik was dus ook aanwezig en raakte behoorlijk geshockeerd over hoe dit in zijn werk gaat. Niet alleen de besnijdenis op zich, maar ook het feit dat een meisje door iemand die ze vertrouwt aan deze praktijken wordt overgeleverd; wat moet dat wel niet doen met je vertrouwen? Het is voor mij een grote plus dat ik via mijn werk meer te horen krijg over dit soort onrecht en ben trots dat GroenLinks zich inzet om het op de politieke agenda te krijgen.”

Zou je de samenwerking met Lisa en Tom als hiërarchisch omschrijven of is het meer teamwork?

“Ik ervaar geen hiërarchie, het is echt teamwork, met zowel Lisa als Tom. Tweede Kamerleden hebben een team om zich heen met een persoonlijk medewerker, een persvoorlichter en beleidsmedewerkers. Eens per week hebben we overleg, ieder heeft zijn eigen rol. De Kamerleden zijn natuurlijk wel leading, maar er is genoeg ruimte voor eigen inbreng. Ik heb weleens iets op het journaal gezien dat ik doorgaf aan een beleidsmedewerker, waarna een Kamerlid er dezelfde middag nog vragen over stelde. Dat vond ik wel heel leuk.”

Hoe ziet jouw werkplek eruit? Zit je met andere persoonlijk medewerkers of vorm jij een eilandje?

“Ik maak deel uit van een team van acht persoonlijk medewerkers, allemaal vrouwen. Wij zitten in het voormalige ministerie van Koloniën, een mooi oud gedeelte van de Tweede Kamer. Onze leeftijden liggen dicht bij elkaar, het is een fijne, vrolijke groep mensen. We kunnen ook een beroep op elkaar doen als iemand ziek of om andere reden afwezig is. Ik was als zzp’er altijd de enige in mijn functie, het is heel leuk om nu collega’s te hebben met wie ik kan afstemmen, omdat ze dezelfde taken hebben als ik.”

Zie jij jezelf nog carrièrestappen maken of zit je goed op je plek?

“Het ligt niet voor de hand dat je als persoonlijk medewerker een andere functie gaat bekleden, maar als je dat zou willen, dan is daar wel over te praten. Ik heb veel plezier in mijn werk, dus ik ben daar niet mee bezig. Ik ben natuurlijk ook geen 20 meer. Zolang sommige dingen nieuw voelen, zit ik goed, en dat gevoel heb ik nog steeds. Het voelt nog steeds nieuw en bijzonder om in deze omgeving te werken.”

Meer weten?

Tijdens de online Workshopdagen kun je onder andere de workshop ‘Agendabeheer in Outlook’ volgen. Bekijk deze en 49 andere workshops!

Lees ook:

Olga Geurts en Marlene Weenink zijn verslaglegger voor de Tweede Kamer. Hoe kwamen zij door de strenge sollicitatieprocedure? En hoe is het om verslaglegger voor de Tweede Kamer te zijn?

Hoe organiseer je een evenement met allerlei verschillende stakeholders én de koning als eregast? “Alles moest naadloos op elkaar aansluiten”, vertelt Jolanda Maasakkers.

Een overvolle agenda up-to-date houden vergt organisatietalent. Met deze negen tips voor agendabeheer doe je aan gezond en effectief agendabeheer.