Naam: Paulien van Etten
Functie: Managementassistent teams Onderhoud
Organisatie: Hoogheemraadschap van Rijnland

Toen bleek dat Paulien van Etten té specialistisch was opgeleid met haar bibliotheekopleiding, was omscholing de beste keuze. Ze deed bij Schoevers de opleiding tot secretaresse én een middenstandopleiding. Na allerlei functies – verrassend vaak in het bibliotheek- en archiefwerk – werd ze projectsecretaresse bij een ingenieursbureau. Ze zat twee jaar in de directiekeet op een bouwplaats. Een vrij eenzaam bestaan als enige administratieve kracht tussen de bouwvakkers van het aannemersbedrijf. Het was behelpen, maar het deed ook iets met haar creatieve vermogen: “Ik moest zelf oplossingen verzinnen om problemen op te lossen. Ik had daar verder niks. En het was heerlijk om een eigen toko te hebben.”

Toen het project na twee jaar klaar was, kreeg ze binnen een week een telefoontje van het Hoogheemraadschap: of ze geïnteresseerd was in de functie van managementassistent? Als het klikte met de teamleider, was ze binnen. Ze is daar nu tien jaar managementassistent, ondersteunt de staf Onderhoud en de teams Onderhoud, en blijft leergierig.

“Futureproof zijn heeft voor mij alles te maken met nieuwsgierig zijn en inhoud geven aan mijn taken, niet uitsluitend uitvoeren. Ik zit graag in de voorhoede als er iets nieuws gebeurt. Zo ben ik nu bijvoorbeeld keyuser van Office 365. Binnenkort stappen we met de gehele organisatie over. Volgend jaar werken we allemaal in de cloud. Daarnaast zit ik in de projectgroep informatiebeveiliging en privacy en bij de adviesgroep veilig werken. Dan kan ik het laten bij alleen notuleren, maar ik wil óók weten waar het inhoudelijk over gaat.

[intermezzo:1]

“Daarom volg ik trainingen en workshops over uiteenlopende onderwerpen. Ik kijk goed naar wat ik nog mis aan vaardigheden en kennis. Wanneer ik Management Support lees en een nieuwe term zie, verdiep ik me erin. Artificial intelligence bijvoorbeeld, en ik heb alles rond de AVG gevolgd. Ik neem mijn signaalfunctie serieus, stuur stukken door. Daarna mobiliseer ik collega’s door bijvoorbeeld een interne AVG-training te regelen voor alle ondersteuners.

“Voor de staf bestaat het werk hoofdzakelijk uit notuleren en klein agendawerk, maar dat vind ik uitholling van mijn functie. Het is ook ondankbaar werk: ik blijf schuiven. Ik wil juist de creatieve dingen oppakken: locaties en benodigdheden regelen voor teamuitjes en heisessies en het programma regelen met uitbreeksessies.

“Ook spring ik graag in bij klussen van andere collega’s, bijvoorbeeld archiefklussen. Dan neem ik initiatief vanuit verantwoordelijkheidsgevoel. Zijn mijn collega’s blij mee en ik ook want het is een uitdaging; dan kom ik in mijn oude vak van bibliotheek en archief terecht. Laat mij maar puinruimen. Als ik me ergens in kan vastbijten, laat ik niet los tot ik het heb opgelost. Dan ben ik in mijn element.

“Toekomstbestendig zijn is voor mij: blijven leren. Nieuwsgierig zijn en uitzoeken wat je kunt betekenen op een ander gebied. Verder kijken dan je eigen taken. Ik leer veel van de momenten dat ik een stagiair of nieuwe collega begeleid die vraagt: waarom doe je het zo? Daar leer ik van, want het kán ook anders. Blijven hangen in ‘dat heb ik altijd zo gedaan’ is niet goed. Ik heb die prikkel nodig.”

Lees verder:

Futureproof, hoe word je dat? “Het begint met vier hoofdvragen.”

Teamleiders Els en Michelle: “Reactief werken op instructieniveau is niet meer genoeg.”

Waarom HR een vak voor de toekomst is (en hoe jij erin kunt groeien).