Als het notuleren tijdens de vergadering voorbij is en je hebt alle benodigde informatie binnen handbereik, dan kun je beginnen met het uitwerken van de notulen. Soms heb je misschien de neiging deze schrijftaak uit te stellen. Dan kunnen er dagen overheen gaan voordat je begint met de uitwerking van je notulen. Dat is begrijpelijk, maar niet verstandig.

Als je aantekeningen voor een uitgebreid of beknopt verslag hebt gemaakt, probeer dan binnen drie dagen te beginnen met de uitwerking van de notulen. Je kunt dan namelijk nog een beroep doen op je geheugen. Als je pas na ruim een week de notulen gaat uitwerken, is je geheugen al behoorlijk belast door allerlei andere informatie die je dagelijks moet opslaan.

[intermezzo:1]

Mocht je er door omstandigheden toch niet in slagen om binnen drie dagen na de vergadering de notulen uit te werken, verdeel dan de uitwerking in twee fasen. De eerste fase realiseer je zo kort mogelijk na de vergadering: je werkt dan de notulen uit in telegramstijl. je let daarbij niet op formuleer- en spellingkwesties; je zorgt er alleen voor dat er een uitgebreide opzet ligt die inhoudelijk correct is. In de tweede fase, die nu gerust een week later kan volgen, maak je de eindversie.

Notulen uitwerken in rustige omgeving

Een omgeving waarin je geregeld wordt gestoord, is niet bevorderlijk voor de concentratie. Zeker als het een lastige vergadering is geweest moet je je goed kunnen concentreren. Werk de notulen dus in een rustige omgeving uit. Isoleer je van je collega’s: ga in een aparte ruimte zitten, schakel je telefoon door, of vraag gewoon of je even niet gestoord kunt worden. Natuurlijk, dit is makkelijker gezegd dan gedaan met alle kantoortuinen, maar vraag je collega’s om medewerking, het werkt echt.

Gebruik je een aandachtspuntenlijst, loop dan de formulering dezelfde dag nog even door. Pas hem eventueel aan en verstuur de lijst. Het is immers een werkdocument voor de deelnemers en zij willen (en kunnen) geen week wachten op de lijst.

Notulen uitwerken met spraakherkenning

Het is natuurlijk ook mogelijk om spraakherkenningssoftware te gebruiken bij het uitwerken van je notulen. Als je RSI-klachten hebt, is spraakherkenningssoftware ideaal. Je spreekt je aantekeningen in op de computer en de software zet de tekst in een tekstverwerkingsprogramma. Er zijn verschillende spraakherkenningsprogramma’s op de markt. Dragon NaturallySpeaking wordt veel gebruikt. Je kunt een vergadering opnemen, de tekst afluisteren en daarna met spraakherkenningssoftware een samenvatting (het verslag) inspreken.

[intermezzo:2]

Hoe werkt de spraakherkenning? Voordat je begint, moet het programma eerst aan je stem wennen. Je moet gedurende tien minuten een tekst voorlezen, zodat de computer je stem herkent. Als je je aantekeningen in de computer wilt zetten, open je een Word-document. Daarna open je het spraakherkenningsprogramma, er verschijnt een extra werkbalk. Aan de hand van eenvoudige commando’s lees je de tekst voor. De tekst wordt automatisch ingevoerd in de computer. Let er wel op dat je goed nadenkt over wát je wilt dicteren en hoe je de zinnen wilt formuleren. Het is handig om je aantekeningen eerst goed door te nemen of goed te luisteren voordat je met de opname begint. Je moet ook aangeven waar je de leestekens en hoofdletters wilt hebben.

Correcties kun je aanbrengen met de muis, maar je kunt de muis ook met je stem besturen. Lastige woorden slaat het programma op in een bestand. Als je de hiervoor beschreven werkwijze eenmaal in de vingers hebt, is het ideaal omdat je productiviteit toeneemt. Zeker als je veel notuleert en je geen aandachtspuntenlijst kunt gebruiken. Als je een draadloze headset met microfoon opzet, kun je zelfs rondlopen tijdens de opname. Je kunt ook de gratis app Dragon Remote Microphone gebruiken en dan maak je van je smartphone een draadloze microfoon die via een wifinetwerk werkt. Je hoeft niet in een aparte kamer te zitten vanwege het omgevingsgeluid van anderen of juist om anderen niet te storen met jouw werk. Ook fluisterend neemt de computer de opdrachten van je aan!

Bewaar je originele aantekeningen

Als je met de laptop notuleert, kopieer je je aantekeningen naar het template van de organisatie. Daarin werk je je aantekeningen uit. Kopieer je aantekeningen, want dan heb je altijd de originele aantekening nog. Je moet namelijk de aantekeningen bewaren totdat de notulen in de volgende vergadering zijn goedgekeurd. Neem je (eventueel geprinte) aantekeningen altijd mee naar de vergadering. Als er onduidelijkheden zijn bij de goedkeuring van het verslag, kunnen je aantekeningen wellicht meer informatie geven – en zo uitkomst bieden.

Serie over notulen uitwerken

Notulen uitwerken, hoe doe je dat op de beste manier? Lees al onze tips in deze zesdelige serie.

Kies je moment, locatie en tools (dit artikel)
Tips voor een overzichtelijk verslag
Zorg dat de notulen volledig zijn
Zo houd je de notulen beknopt
Tips voor een objectief verslag
Zo stel je een exact verslag samen

Meer weten?
Meld je aan voor de eendaagse training ‘Notuleren als een pro’ en krijg het boek Notuleren, zo doe je dat! er gratis bij.