Tegenwoordig is er sprake van een overkill aan informatie: mensen moeten heel veel informatie doornemen. Als je een verslag vol vanzelfsprekendheden, details en uitweidingen schrijft, zadel je mensen op met veel overbodige informatie. Dit is niet nodig.

Ik hanteer graag het motto ‘Kiss’: keep it short and simple. Houd je verslag beknopt door op de volgende punten te letten:

Vermijd vanzelfsprekendheden als ‘na afronding van punt 2 besluit de vergadering over te gaan tot behandeling van punt 3’. Ook procesinformatie als ‘de voorzitter stelt voor een kleine ronde te houden zodat eenieder zijn zegje kan doen en dat we daarna over het voorstel beslissen’ laat je in het verslag achterwege.
Vermijd overbodige werkwoorden. Werkwoorden zoals ‘worden’ en ‘zullen’ maken een zin onnodig lang. Ze vertragen het leesgemak en ze zijn overbodig.
Richt je op de actie of de afspraak, verwerk de vraag in het antwoord.
Vermijd voorzetseluitdrukkingen als m.i.v., m.b.t. of t.a.v. Je kunt ze eenvoudig vervangen door een enkel voorzetsel: ‘vanaf’, ‘over’ of ‘voor’. Soms kun je ze ook weglaten.

Serie over notulen uitwerken

Notulen uitwerken, hoe doe je dat op de beste manier? Lees al onze tips in deze zesdelige serie.

Kies je moment, locatie en tools
Tips voor een overzichtelijk verslag
Zorg dat de notulen volledig zijn
Zo houd je de notulen beknopt (dit artikel)
Tips voor een objectief verslag
Zo stel je een exact verslag samen

Meer weten?
Meld je aan voor de eendaagse training ‘Notuleren als een pro’ en krijg het boek Notuleren, zo doe je dat! er gratis bij.