Soms is het verleidelijk om je mening te laten doorsijpelen in de formulering. Zeker als je verslaglegger bent, dat wil zeggen dat je vergadert én notuleert, is de kans reëel dat de formulering ‘gekleurd’ is. Houd je verslag objectief door aan de volgende punten aandacht te besteden:

Vermijd een al te letterlijke vertaling. Je kunt ook beter geen letterlijke zinnen van de sprekers overnemen. Dit is namelijk spreektaal en die moet je juist omzetten naar schrijftaal.
Formuleer positief. Dit betekent dat je alleen vertelt wat iemand belooft voortaan te zullen doen.
Vermijd negatieve formuleringen. Een verslag is niet bedoeld om olie op het vuur te gooien.
Vermijd suggestieve opmerkingen. Een verslag is een neutrale, zakelijke weergave van het besprokene. Zorg ervoor dat je geen interpretaties opneemt in het verslag. Het zijn namelijk jouw interpretaties! Een verslag is gebaseerd op feiten en niet op jouw waarnemingen.

Dus niet: “De OR vindt dat de directie maar kletst en voorbarige conclusies trekt.”
Maar: “De OR is het niet eens met de directie.”

Dus niet: “De voorzitter heeft nagelaten de stafleden goed in te lichten over veranderingen in de hoogte van de targets die gehaald moeten worden. Hij zal hier beter op letten.”
Maar: “De voorzitter zorgt ervoor dat de stafleden voortaan op de hoogte zijn van de veranderingen in de hoogte van de targets die gehaald moeten worden.”

Dus niet: “Geërgerd geeft de voorzitter aan dat hij er de volgende keer op terugkomt.”
Maar: “Afgesproken wordt dat de voorzitter er in de volgende vergadering op terugkomt.”

Serie over notulen uitwerken

Notulen uitwerken, hoe doe je dat op de beste manier? Lees al onze tips in deze zesdelige serie.

Kies je moment, locatie en tools
Tips voor een overzichtelijk verslag
Zorg dat de notulen volledig zijn
Zo houd je de notulen beknopt
Tips voor een objectief verslag (dit artikel)
Zo stel je een exact verslag samen

Meer weten?
Meld je aan voor de eendaagse training ‘Notuleren als een pro’ en krijg het boek Notuleren, zo doe je dat! er gratis bij.