vraag & antwoord

Hoe deel ik kennis zonder betweterig over te komen? De antwoorden

Professionele ontwikkeling

Hoe deel ik kennis zonder betweterig over te komen? De antwoorden

Voor onze rubriek Werkdilemma bracht Jacqueline van de Looy de vraag in: hoe deel ik kennis zonder betweterig over te komen? Er waren veel reacties. “Benut overlegmomenten als secretariaat ook om elkaar te inspireren, van elkaar te blijven leren en hier afspraken over te maken”, is een van de adviezen die Management Support-trainer Jocelyn Rebbens gaf.

“Van fouten leer je, maar het is zonde om het wiel opnieuw uit te vinden”, schreef Jacqueline. “Soms zie ik een collega iets doen waarvan ik denk: daar is een efficiëntere manier voor. Dat kan gaan over een simpele technische verhandeling op de computer, een manier van communiceren, een woordkeuze daarin of over een volgorde van handelingen. Dan vind ik het weleens lastig hoe dat dusdanig aan te zwengelen dat die collega niet denkt: heb je haar weer, zucht.”

Breng het zo luchtig mogelijk

Kennisdelen zonder betweterig over te komen is lastig. Het is een kwestie van goede woordkeuze, timing en de juiste toon. Het beste is in ieder geval in een gesprekje je kennis door te geven. Even naar die persoon toe lopen of via de telefoon. Niet schriftelijk/per e-mail omdat dit vaak verkeerd, lees: betweterig, wordt opgevat en daardoor totaal verkeerd kan vallen en ergernis kan oproepen.
Nooit je advies beginnen met ‘Dat moet je zo niet doen’ of ‘Dat is totaal niet efficiënt, dat kan/moet anders’. Beter is om het te verwoorden uit jezelf gericht, bijvoorbeeld: ‘Wat ik vaak doe als ik zo’n tabel maak, is… Dit hoeft voor jou niet te werken, maar je kan het altijd proberen. Misschien is het ook iets voor jou, kijk maar even’, of ‘Laatst zag ik een artikel over hoe je pdf-bestanden kan samenvoegen, die methode die daarin werd omschreven ga ik morgen eens testen. Misschien ook iets voor jou? Ik Google het even en mail het je door. Kan je altijd kijken of je er iets aan hebt.’

Vrijblijvend

Laat je kennis op een luchtige manier zien en dring die niet op. Probeer een positieve of creatieve draai aan te geven aan de manier waarop je het brengt.
Als het een issue betreft waar meerdere mensen mee te maken hebben, dan kan je ook proberen er een presentatie met tips over te maken en bijvoorbeeld tijdens een lunch of werkoverleg die presentatie te geven. Op die manier focus je niet op één persoon die zich aangesproken voelt en zich mogelijk op de tenen getrapt voelt, maar dan trek je het in het algemene belang. Dan accepteren mensen het meestal ook makkelijker en vatten het minder persoonlijk op.

Wat is jouw grootste werkdilemma?

Heb jij ook een werkdilemma waar je niet uitkomt en waar je graag advies over wilt horen van andere lezers van Management Support, of van een van onze trainers/coaches? Aarzel niet en stuur je vraag in: redactie.managementsupport@ vakmedianet.nl

Indien gewenst publiceren we je werkdilemma anoniem. De redactie behoudt zich het recht voor reacties indien nodig in te korten en/of te redigeren.

Of een boekje aanschaffen over een bepaald onderwerp. Als er bijvoorbeeld niet optimaal met Excel of PowerPoint wordt gewerkt, of als er veel spellingfouten worden gemaakt, schaf dan een kort en bondig boekje hierover via kantoor aan en stuur een mailtje rond naar iedereen dat er een boek aan de bibliotheek/vakliteratuur is toegevoegd met daarbij het onderwerp vermeld. Daar kan iedereen dan gebruik van maken. Op deze manier is het vrijblijvend en zijn mensen eerder bereid het boekje eens door te bladeren. Management Support heeft bijvoorbeeld veel handige boekjes met praktische tips over uiteenlopende onderwerpen.

Dus altijd proberen je feedback zo luchtig mogelijk te brengen. Hoe meer je iets opdringt, des te meer de hakken in het zand gaan meestal.

Gwyneth Holla, managementassistent FT-advocaten

Vraag of je collega prijsstelt op een tip

Ik zou eerst aan mijn collega vriendelijk vragen of ze prijs stelt op een tip. Je weet dan meteen of zij jouw kennis op prijs stelt. Zo kom je niet betweterig over maar geef je wel aan dat je iets wilt delen. Het gaat om de manier waarop je het zegt, en vooral ook hoe de onderlinge verhouding is. Zeg vooral niet dat je een beter idee of oplossing hebt.

Antonette Visser, secretaresse bij De Wert accountants & belastingadviseurs

Meer wegen naar Rome

Zeker als je al enige tijd bij je organisatie werkzaam bent en weet hoe processen en de ‘hazen’ lopen, dan kun je de neiging hebben alles op te merken, te signaleren en er ook nog eens iets van te vinden. Ik heb me er ooit ook aan gebrand. Met alle goede bedoelingen van dien, het ‘betweterige stempeltje’ loert… Een aantal suggesties.

Allereerst is het leuk en leerzaam om nieuwe collega’s op een praktische manier in te werken, met een handig Q&A-lijstje over de processen, systemen, organisatie en gebruiken. Maak ten tweede de afspraak dat je een “100-dagen-frisse-blik-evaluatie” houdt. Om te horen waarover je nieuwe collega zich verwondert en om van beide kanten uit te wisselen wat er goed gaat of wat er nog beter/anders kan. Dan kun je ook je feedback kwijt. Ten derde is het efficiënt om de overlegmomenten als secretariaat onderling ook te benutten om elkaar te inspireren, van elkaar te blijven leren en hier afspraken over te maken. Een vast agendapunt kan zijn: rondje tops en tips (complimenten en suggesties ter efficiency of vernieuwing). Dit mag ook over kleine dingen gaan.

Ten vierde kun je afspraken maken over het verzamelen van korte vragen gedurende de dag, zodat je niet voor elke vraag en antwoord afgeleid wordt. Ten vijfde: creëer met elkaar als secretariaat onderling een veilige cultuur voor een open dialoog en het aanspreken op gedrag, met de intentie samen sterker te worden. Ten zesde: er leiden meer wegen naar Rome! Verwacht niet dat elke collega hetzelfde werkt en het op jouw manier doet… Je zou weleens verbaasd kunnen zijn wat je nog ontdekt en zelf leert!

Jocelyn Rebbens, eigenaar van ReBBels en trainer bij Management Support

Liever coachen dan corrigeren

Dat is zeker een lastig dilemma. Over het algemeen weeg ik het risico op fouten af tegen de gevolgen. Zijn de gevolgen mogelijk groot, zoals bij communicatie naar een grote groep personen, dan zal ik zeker ingrijpen en aangeven hoe het anders kan. Ik geef aan dat je communicatie-uitingen vanuit het perspectief van de ontvanger moet zien en niet vanuit de zender. Zo kom je vaak een heel eind met de juiste bewoordingen en voelt de zender zich niet aangevallen.

Gaat het om een efficiëntieslag, dan probeer ik de collega ertoe te bewegen zelf over het proces na te denken om te kijken of dit de meeste efficiënte manier is. Zo wordt de werkwijze meer eigen dan wanneer ik opleg hoe iemand moet werken. Verder probeer ik collega’s aan het denken te zetten over bepaalde keuzes. Samengevat zie ik het meer als coachen dan als corrigeren.

Mirella de Meij, officemanager Peak-IT

Reageer op dit artikel