Een executive assistant bij een groot datacenterbedrijf mailde: “Ik lees in Management Support regelmatig dat je de sparringpartner moet worden van je manager om de connectie te houden. Maar mijn manager wordt omringd door een chief of staff, een project- en programmamanager, en allerlei andere staffuncties. Hij waardeert mijn bijdrage als ontzorger, maar heeft mij echt niet nodig als sparringpartner. Hoe kan ik dan toch meer toegevoegde waarde bieden en op welk gebied kan ik mij verder ontwikkelen?”

Een oproep in de LinkedIn-groep van Management Support leverde veel reacties op. Van ondersteuners die het probleem herkennen en ook graag advies willen, en van lezers die met wijze raad kwamen:

Plan extra tijd in

“Als managementassistent heb je vaak een wekelijks overleg met je manager, vaak aan het begin van de week. Je houdt ook zijn agenda in de gaten en weet precies wanneer hij/zij tijd heeft. Plan voor dat overleg iets meer tijd in dan nodig. De tijd die overblijft, kun je gebruiken om met je manager te sparren.

“Vrijdag einde middag is ook een goed moment om de week door te nemen, ter voorbereiding van de week erop. Geef aan dat je een paar zaken hebt die effectiever kunnen en dat je die wilt bespreken. Vaak reageert je manager dan enthousiast, omdat dit precies is waar hij/zij naar op zoek is.”

Marita Chumbes, zelfstandig projectcoördinator

Signaleer een behoefte

“Interessante casus! Zet jezelf aan tafel tussen deze collega’s en ga de dialoog aan. Zijn ze op de hoogte van jouw wensen? Waarin of hoe wil je jezelf ontwikkelen? In de breedte, in de diepte, of zoek je een andere rol dan ‘alleen’ die van uitvoerende? Vallen er ergens gaten in het bedrijf, wat signaleer jij? Het is soms makkelijker gezegd dan gedaan, maar succes!”

Martine Schölzel, managementassistent Driscoll’s

Zit jij ergens mee op werk en wil je advies? Mail naar redactie.managementsupport@vakmedianet.nl en we leggen jouw situatie voor aan onze lezers. Anoniem meedoen mag.

Bedenk wat je wilt zeggen

“Vraag gewoon: mag ik 5 minuten om even een-op-een met je te praten? Misschien heb ik maar 3 minuten nodig, maar ik wil je graag even spreken. Nee heb je, ja kun je krijgen en vragen staat vrij. Bereid je wel goed voor op wat je wilt zeggen en hoe je dat doet in een paar minuten.”

Kiki Scheepens, directeur-eigenaar organisatiebureau KVPS

Het kan aan de manager liggen

“In mijn ervaring heeft dit te maken met hoe je door jouw leidinggevende wordt gezien. Zelf geef ik gevraagd en ongevraagd ‘advies’ over hoe ik dingen zie. Ik wacht daarvoor wel het goede moment af. Vaak wordt hier positief op gereageerd: ‘Goh, zo had ik dat nog niet bekeken.’ Wellicht heb ik ook geluk gehad met mijn leidinggevenden.”

Yvon Sleven, directieassistent-officemanager bij Arkem Chemicals

Verdiep je in zijn business

“Verdiep je in de content. Dit doe je onder meer door aan te sluiten bij zijn teamoverleg; de businessprioriteiten te kennen en begrijpen, welke impact hebben die in zijn agenda of voor het team; door een analyse te maken van zijn agenda; door koffiemomenten te plannen met collega’s die meer vertellen over hun taken en verantwoordelijkheden. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar het moet ook wel herkend en gewaardeerd worden door je manager. Succes ermee!”

Kristel Bogers-van Dijk, MSO team lead bij ASML

Durf advocaat van de duivel te spelen

“Belangrijk is hoe jouw manager jou ziet. Ben je enkel de ondersteuner die hem in praktische zin ontzorgt, of luisteren jullie naar elkaar? Spreek vooral verwachtingen naar elkaar uit. Voor mij geldt: ik kan vaak geen klip-en-klare antwoorden geven, daarvoor zijn collega-directeuren, controllers of mensen met een technische achtergrond. De kunst als sparringpartner is om te luisteren en de juiste vragen te stellen. Hierdoor komen bij ons tijdens het gesprek automatisch al antwoorden. Durf gerust ook advocaat van de duivel te spelen. Werk- en levenservaring en vertrouwen zijn hiervoor erg belangrijk. Cruciaal om te leren, luisteren en vragen stellen. Veel succes!”

Alie Douwsma, directiesecretaresse VolkerWessels Noord

[intermezzo:1]

Ga voor een persoonlijk ontwikkelingsplan

“Presenteer jouw input en successen, die bevestigen dat jij een diamond in the rough bent en ze met jou nog succesvoller kunnen worden. Toon je kernkwaliteiten en wees op de hoogte van de route van jouw bedrijf en daarmee de toekomst. Na een positief gesprek maak je een vervolgafspraak en laat je zwart op wit een plan van aanpak vastleggen voor jouw ontwikkeling. Dat biedt zekerheid voor jou en levert het bedrijf een goede doorstromer in de zogenoemde kweekvijver op.”

Lydia de Leng van der Poel, klantbeheerder B / administratief medewerker Gemeente Lelystad

Zoek mogelijkheden en denk actief mee

“Zoek in de gesprekken die je voert naar mogelijkheden. Durf die naar je toe te trekken als je ze ziet. In de organisatie waar ik werk, zijn ook veel ondersteunende diensten, maar door het gesprek aan te gaan, zelf actief mee te denken en collega’s te benaderen, kan ik toch belangrijke toevoegingen vinden voor mezelf en mijn managers. Het is vooral durven en ‘brutaal’ zijn door jezelf aan te bieden, met ideeën te komen (ook ongevraagd), initiatief te tonen. En ga in gesprek met collega’s die doen waarin jij je wilt ontwikkelen.”

Linda Wichink Kruit, zelfstandig PA/officemanager

Probeer een paar coaches uit

“Mijn advies is om in je netwerk na te gaan of iemand een positieve coachervaring heeft en/of selecteer er een paar van het internet waar je een goed gevoel bij hebt. Coachtrajecten kunnen intensief zijn en van betekenis in je leven. Het is van belang dat je een klik hebt met de coach en jij je kunt vinden in zijn of haar aanpak. Selecteer drie coaches voor een intakegesprek en ga wandelen in de natuur waar jij je prettig voelt. Bereid je vooraf een beetje voor op de vraag wat de aanleiding is hiervan en wat je wilt ontwikkelen. Een beetje is voldoende, een goede coach haalt de rest naar boven. Nadien maak je een kort verslagje voor jezelf waarin je met onderbouwing opschrijft in welke mate je een klik ervaart en of de aanpak je bevalt. Laat het een paar dagen bezinken en maak een keuze.”

Jeroen Brussé, oprichter training- en adviesbureau Woosah

Meer de diepte in?

Het opleidingsplatform van Management Support biedt trainingen als Managementassistent als sparringpartner.

Bekijk ook onze gratis whitepapers, zoals De invloedrijke ondersteuner.

Doe de gratis competentiescan en ontdek in 10 minuten wat jouw kwaliteiten en verbeterpunten zijn.