artikel

7 tips voor de voorbereiding van een event

Samenwerken

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zéker bij het voorbereiden van een event. Want wat voor event je ook organiseert; je wilt je gasten een leuke dag bezorgen én een positieve indruk maken.

7 tips voor de voorbereiding van een event

Deze 7 tips helpen je bij een goede voorbereiding:

1. Bepaal het doel en de doelgroep

Om te beginnen bepaal je het doel en de doelgroep voor wie je het event organiseert. Hierbij kun je jezelf een aantal vragen stellen:

  • Waarom wil je het event organiseren?
  • Wat is je doelstelling en wanneer is het event voor jou succesvol?
  • Wie wil je bereiken?
  • Wil je je zakelijke relaties bijvoorbeeld bedanken voor de samenwerking en ze door middel van een event aan je binden? Of wil je medewerkers van je bedrijf beter laten samenwerken door een event met teambuildingsactiviteiten te organiseren?

Door dit al in het beginstadium te bepalen, wordt het makkelijker bij de vervolgstappen in te spelen op behoeften en voorkeuren. Vind je het lastig om dit te bedenken? Dan kan het helpen om eerst een doelgroeponderzoek te doen en belangrijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht en interesses in kaart te brengen.

2. Datum

Om een goede datum voor je event te prikken kijk je niet alleen naar de agenda van jezelf, de sprekers en de beschikbaarheid van de locatie, maar bedenk je ook wanneer het jouw doelgroep het beste uitkomt. Door rekening te houden met de volgende factoren vergroot je de kans op een goede opkomst:

  • Schoolvakanties en feestdagen
  • Stakingen
  • Het seizoen (vanwege het weer)
  • Gelijktijdige grote events in de omgeving (vanwege de opkomst maar ook de beschikbaarheid van accommodaties voor gasten die willen overnachten)

3. Verdiep je in de locatie

De keuze van de eventlocatie kan erg bepalend voor het succes van je event zijn. Ga daarom tijdig op zoek, lees reviews van andere eventorganisatoren of beter nog: plan een afspraak voor een rondleiding op de locatie. Zo kun je de sfeer alvast proeven, de bereikbaarheid zelf ervaren en de mogelijkheden van de locatie met eigen ogen zien.

Daarnaast kun je direct kennismaken met de medewerkers die jou in het volledige traject van deskundig advies zullen voorzien.

4. Maak het verschil met de catering

De catering is vaak hét onderwerp van het gesprek tijdens en na afloop van een event. Het is daarom goed om hier veel aandacht aan te besteden. Bedenk vooraf welke pauze- en eetmomenten er zijn en hoe je deze in wilt vullen. Wil je meerdere ‘kleine’ eetmomenten verspreid over de duur van het event? Of liever een groots diner? En hoe moeten de hapjes en drankjes geserveerd worden?

Bij een informeel event kies je misschien eerder voor een festivalsetting met streetfood en statafels, maar bij een formeel event is een buffet of meergangendiner aan gedekte tafels meer geschikt. Daarnaast is het goed om na te denken over dieetwensen. Wordt er veel vegetarisch gegeten of is lokaal en biologisch een voorwaarde?

Door dat soort details ruim van tevoren te bespreken kan de locatie haar inkopen en het menu hier op afstemmen. Hierdoor wordt verspilling voorkomen én het zorgt ervoor dat jouw gasten – ongeacht hun dieetwensen – onbezorgd kunnen genieten van de culinaire invulling van het evenement.

5. Invulling

Zorg bij de invulling van het programma dat je je gasten inspireert en verrast. Denk goed na over de keuze van sprekers, de opstelling en inrichting van de zaal. Een programma met voldoende interactie, pauzes en afwisseling zorgt dat deelnemers de aandacht er makkelijker bij kunnen houden. Indien de gekozen locatie ook over een buitenterrein beschikt – en de weersomstandigheden het toelaten – kun je buiten bij binnen betrekken.

Bij Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten kun je een presentatie bijvoorbeeld in een van de conferentiezalen plaats laten vinden en dit afwisselen met workshops in een van de subzalen, een activiteit in de bostuin en een barbecue op het terras.

6. De uitnodiging: goede timing en een persoonlijke touch

Zodra je de datum hebt gepland en de locatie hebt vastgelegd kun je de uitnodigingen gaan versturen. Eventueel stuur je eerst een nieuwsgierig makende ‘save the date’ en kort daaropvolgend – maar uiterlijk vier weken voorafgaand aan het event – verstuur je de officiële uitnodiging.

Door de uitnodiging met een persoonlijke aanhef én afzender te versturen zal de ontvanger eerder geneigd zijn de uitnodiging te lezen en sneller enthousiast worden. Regelmatige updates en ‘teasers’ brengen je evenement, en dus ook jouw bedrijf, steeds weer bij je potentiële gasten onder de aandacht.

7. Gebruik social media

Social media zijn een uitstekend middel om meer aandacht voor je event te vragen en bij je doelgroep onder de aandacht te blijven. Maak bijvoorbeeld een evenement op Facebook aan waarin je voor, tijdens en ná het evenement updates plaatst.

Creëer een eigen hashtag, zodat gasten mee kunnen twitteren of zorg voor een live-stream via Instagram. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Dit artikel is gesponsord door Kontakt der Kontinenten.

 

Reageer op dit artikel