checklist

Werk overdragen

Samenwerken

Sommigen moeten dagelijks werk overdragen, misschien ga je binnenkort op vakantie of vertrek je van je huidige werkplek. Hierbij is het goed om je werk duidelijk over te dragen, zodat je collega het werk goed kan uitvoeren.

Werk overdragen

Vol vertrouwen je werk overdragen

Niet alleen jij, ook je collega’s en de organisatie waar je werkt hebben baat bij een goede werkoverdracht. Dat biedt de zekerheid dat het werk doorgaat tijdens jouw afwezigheid en dat de kwaliteit behouden blijft.

Wat bedoelt mijn collega nou precies?, is een veel gehoorde klacht. Heeft jouw schriftelijke overdracht meer weg van een fraai stukje proza? Of ben je zo kort van stof dat er geen samenhang te ontdekken valt in de moeilijk leesbare trefwoorden op een kattenbelletje? Wees je altijd bewust van de kennis en kwaliteiten van de collega die het werk moet overnemen. Zorg er om te beginnen voor dat je opdracht niet te hoog gegrepen is.

Leer samenwerken in Outlook!

Leer samenwerken in Outlook!

Kijk eens naar je huidige werkwijze of bespreek met je collega’s wat altijd goed gaat. Wat levert wel eens irritatie op? Is er wel eens een fout gemaakt en wat was toen de oorzaak? Je werkwijze evalueren levert je een bron van inspiratie op. Bovendien leg je meteen een basis voor nieuwe afspraken.

Punten om langs te gaan bij werkoverdracht:

Gebruik de volgende punten om je werk dat je wil overdragen te checken. Staat alles duidelijk voor de collega die je werk overneemt?

1. Wat wil je precies bereiken?

Pas de inhoud van je overdracht daaraan aan. Wil je je collega alleen achtergrondinformatie geven of draag je een taak volledig over en gaat het om een instructie?

2. Welke onderwerpen komen altijd terug?

Kun je daar een formulier voor maken zodat je alleen iets hoeft aan te kruisen? Of gaat het om een aantal standaardrubrieken die minimaal ingevuld moeten zijn zoals dossiernummer, naam cliënt, situatieschets, en te ondernemen actie. Is voldoende duidelijk wat de hoogste prioriteit heeft? Wees zo concreet mogelijk, dan kan de collega goed controleren of de opdracht volledig is uitgevoerd.

3. Is het gezellig of functioneel om bericht te krijgen over het verdere verloop van de overgedragen werkzaamheden?

Biedt een bevestiging zekerheid dat de boodschap is overgekomen zoals die bedoeld is?

4. Gebruik een schrift of schrijfblok, geen losse papiertjes.

Misschien is de elektronische agenda of takenlijst handig. Als je herinneringen invoert, help je iemand een nieuwe routine op te bouwen.

5. Wacht niet tot het laatste moment om de overdracht op papier te zetten.

Dan is de kans groot dat je iets vergeet. Houd je overdrachtsformulier tijdens het werk bij de hand en maak direct notities zodra dat van toepassing is. Maak afspraken voor een sluitende overdracht.

6. Hoe wordt de opzet?

Stel een minimale standaard op. Dit zorgt voor een beter gestructureerd document en zo is het voor iemand anders ook makkelijker te lezen en te begrijpen.

7. Welk hulpmiddel kiezen we?

Gebruik allemaal altijd hetzelfde middel. Of zorg ervoor dat je vaste afspraken hebt om hulpmiddelen te gebruiken bij een bepaalde opdracht of taak. Sommige tools zijn handiger dan andere voor bepaalde werkzaamheden.

8. Wat is functioneel?

Kijk naar de nuttige taken die overgedragen moeten worden. Een taak die ook wel een week later af mag zijn zou jij later nog kunnen doen.

Trainingen voor een betere samenwerking:

Lees meer over samenwerken: 

Reageer op dit artikel