nieuws

Scrum: dit kun jij ermee

Samenwerken

Scrum is een managementmethodiek waar elke zichzelf respecterende organisatie van een beetje omvang al eens naar heeft gekeken. Zeker wie als projectassistent ondersteunt, heeft het wel voorbij horen komen. Wat is Scrum precies, hoe werkt het en wat kun jij er als managementondersteuner mee?

Scrum: dit kun jij ermee

Scrum is een planmatige methode gebaseerd op Agile

Kort samengevat is Scrum een methodiek die gericht is op het optimaal organiseren van het werk van kenniswerkers. Het is afkomstig uit Japan en sinds de jaren ’80 bezig aan een opmars in allerlei organisaties: zowel het bedrijfsleven als de overheid werkt er mee. De filosofie die er aan ten grondslag ligt, heet Agile. Meestal gebruiken teams die met Scrum werken specifieke software om de samenwerking en teamcommunicatie te verbeteren en het werkproces goed in kaart te brengen. Dat laatste staat centraal: het is een sterk planmatige methode, met een cyclus van plannen – uitvoeren – onderzoeken – aanpassen waar dat nodig is. Voor Scrum zijn de mensen in het team de belangrijkste initiatiefnemers van die eventuele verbeteringen en veranderingen in het werkproces.

Scrum in de praktijk

Linda van Gink-Lockhorst werkte bij haar vorige werkgever een jaar lang met Scrum en heeft daar veel van geleerd. “Ik ben erg praktisch ingesteld, dus vooral de manier van denken sprak me erg aan. Dat gebruik ik nu nog in mijn werk, ook al heet het hier geen Scrum. To the point zijn, vaak even heel kort overleg hebben: daar heb je altijd profijt van.”
Scrum kan wennen zijn, weet ze: “Je moet groeien in de methodiek en het de tijd geven. Zien je collega’s het als een hype, dan kan dat lastig zijn, maar je hebt er als team veel aan. Iedereen weet wat er speelt. Als secretaresse hoor je zo ook taken voorbij komen die wel bij jou passen. Ik was door Scrum veel meer betrokken bij de inhoud van projecten. Daardoor kon ik kansen pakken en interessante taken naar me toe trekken.”
Linda en haar collega ondersteunden om beurten een project als secretaresse, terwijl de ander ‘gewoon’ teamlid was. “Dat wij maar eens per week samen kwamen in plaats van dagelijks, beviel niet goed. Acties hoopten zich op en we waren alsnog in de loop van de week bezig met de voortgang te achterhalen. Dagelijks kort overleg is noodzakelijk. Die tijdsinvestering haal je er zeker uit.”

Scrum draait om sprintjes

Scrum is een vrij snelle methodiek, gebaseerd op wat men ‘sprintjes’ noemt van twee weken. In zo’n periode kijkt een team elke dag wat niet goed gaat en doen ze meteen aanpassingen. Teamleden komen elke dag samen voor een kort overleg. De methodiek is vrij strak omschreven en kent een opzet met verschillende stappen en rollen.

Vaak deelt men informatie op een sterk visuele manier, bijvoorbeeld op zogenaamde scrumborden, of via schema’s en mindmaps op grote vellen. Scrum wordt veel gebruikt in de softwareontwikkeling. Dat is een duidelijk proces waarin een team iets maakt, test en verbetert. Maar ook voor een evenement of ander project is het bruikbaar.

In een Scrum-proces bestaan drie rollen: de producteigenaar, het teamlid en de Scrum Master. De producteigenaar is degene die iets wil met het resultaat van een project. Hij of zij bepaalt of het team goed bezig is en of het resultaat nog steeds goed aansluit bij de wensen en eisen.

Scrum-team en Scrum Master

De teamleden van een Scrum-team werken toe naar het resultaat: zij trekken de sprintjes, overleggen, stemmen onderling af en verbeteren het product of het proces voortdurend. De Scrum Master als laatste is degene die zorgt dat het Scrum-team zo optimaal mogelijk kan werken. Dat varieert van barrières wegnemen, faciliteiten regelen, overleggen met andere organisatieonderdelen tot het motiveren van het team of het in de gaten houden van openstaande acties. In dat opzicht heeft een Scrum Master al wel iets weg van een secretaresse: op de keper beschouwd optimaliseert de Scrum Master de productiviteit van het team. Daarnaast doet hij of zij méér. Denk daarbij aan het bewaken van de opzet van een Scrum-proces, het samenwerken met andere Scrum Masters, kritisch evalueren van de voortgang van het team en het coachen van teamleden die vastlopen. Ben je projectondersteuner en wil je deze rol verdiepen, dan is Scrum Master dus een logische volgende stap.

Voor- en nadelen van Scrum

Het gebruik van Scrum kan heel nuttig zijn voor een organisatie die serieus werk wil maken van verbeteringen in een werkproces of productieproces. Mits je het goed inzet, kan het winst opleveren, in zowel tijd, geld als energie.

De belangrijkste voordelen van Scrum:

  • Het is overzichtelijk en beheersbaar. Er wordt duidelijk vastgelegd hoe iets wordt aangepakt, wat de voortgang is en wiens verantwoordelijkheid dat is.
  • Een team schakelt snel. Je ziet dan ook al snel verandering en – als het even kan – verbetering.
  • Een Scrum-team is vaak divers van samenstelling; zo betrek je de hele organisatie.

Er zijn ook nadelen:

  • Het risico om in een sleur te komen. Elke dag overleg, steeds bepaalde processen volgen; dat kan mensen afstompen.
  • De beperkte ruimte voor creativiteit. Omdat Scrum zo strikt vastligt, is er weinig ruimte om ‘out of the box’ te denken als het gaat om snelheid, opzet of methodes. Het is dan ook niet geschikt voor creatieve processen.
  • De grote nadruk op het groepsaspect. Dat vraagt veel van je vermogen tot samenwerken, feedback geven en ruimte laten voor anders denken of een andere mening.

Verdieping

Werk je ook in projecten, of wil je dat graag gaan doen? In de training Power Projectassistent krijg je in één dag tips, tricks en tools om een project optimaal te organiseren, assisteren en realiseren. De driedaagse training Projectmanagement gaat dieper op de materie in en daar leer je alle ins en outs van projecten.

Reageer op dit artikel