Maarten Fijnaut geeft de training Zelfsturend secretariaat en legt uit waarom zelfsturing op het secretariaat noodzakelijk is.

De hype ‘zelfsturing’ lijkt op z’n retour. Bij veel organisaties merk ik dat men kiest voor sneller en effectiever schakelen. Daar krijgt (en neemt) de manager weer meer ruimte. Maar soms is het de vraag of management überhaupt kán sturen. Zoals op een secretariaat bijvoorbeeld. In mijn optiek is zelfsturing daar niet echt een ‘optie’. Sterker nog, het is bittere noodzaak!

Niet doen wat je wordt gevraagd maar zelfsturend je beroep uitoefenen

Verandering maakt zelfsturing nodig

Het vak secretaresse gaat de komende jaren enorm veranderen. Net zoals het de afgelopen jaren heeft gedaan. Tijden veranderen razendsnel en technologie en robotisering zijn niet alleen de toekomst, we leven er vandaag de dag al mee. Ik spreek regelmatig managers die niet langer hun mails of gespreksverslagen door secretaressen laten uitvoeren, maar de dicteerfunctie op hun telefoon gebruiken. De toekomstige manager wil meer ‘in control’ zijn en heeft minder behoefte aan een PA. Juist daarom is het belangrijk om kritisch te kijken naar de eigen ontwikkeling en te zorgen dat je onmisbaar wordt. Dat doe je door meer het heft in eigen handen te nemen en te laten zien dat je van onschatbare waarde bent. Niet door te doen wat wordt gevraagd, maar door zelfsturend je beroep uit te oefenen.

[intermezzo:1]

Balans vinden door verantwoordelijkheid te nemen

De grootste uitdaging van secretaressen hierbij is het vinden van de juiste balans. Die balans tussen reactief handelen (ad-hocverzoeken uitvoeren, vragen beantwoorden en brandjes blussen) en proactief handelen (initiatief nemen, problemen voorkomen en vooruit denken). Geen gemakkelijke balans, vaak omdat het reactieve werk alle aandacht vraagt. Urgente zaken krijgen nu eenmaal de prioriteit, zeker wanneer de ‘baas’ aangeeft dat het belangrijk is. Het gaat er dus om dat je verantwoordelijkheid neemt over die balans en dat je zorgt dat je zelf aan het stuur zit. Je laat je niet leiden, maar leidt zelf. Dat betekent dat je goed moet weten welke kaders er zijn, welke verwachtingen er leven en dat je duidelijk communiceert wat jij kunt en gaat leveren. Zelfsturing in optima forma dus.

Neem je verantwoordelijkheid dan ben je van toegevoegde waarde

Zelfsturing gaat hierbij over eigen verantwoordelijkheid nemen. Zelf in control zijn over gedrag en resultaten. Als managementassistent is dit best een uitdaging, juist omdat je vaak reageert op het initiatief van de ander. Het is dus zeer waardevol om assertief op te treden en eigen verantwoordelijkheid te nemen. Alleen dan kun je van toegevoegde waarde zijn. Je reserveert tijd voor ad-hocklussen (die zullen altijd blijven en zijn moeilijk te automatiseren) en je neemt de verantwoordelijkheid om ook te investeren in de toekomst. Zo zorg je ervoor dat jouw opdrachtgever en jijzelf meer in flow kunnen werken. Die zelfstandigheid bereiken kan alleen maar als je jouw collega’s meer gaat zien als een team waarmee je samenwerkt. Afstemmen, het belang van alle partijen voor ogen houden en duidelijke afspraken zijn hierbij van essentieel belang.

Werken aan jouw rol als sparringpartner

Jouw opdrachtgever is niet gebaat bij iemand die ‘ja en amen’ zegt. De manager van nu (en van de toekomst) wil een stevige gesprekspartner. Iemand die meedenkt en met een concreet voorstel komt in plaats van iemand die ‘opdrachten uitvoert’. Een ondersteuner die met recht ondersteunt en een besluit of keuze degelijk kan formuleren. Gelukkig zie ik bij veel teams van secretaressen dat het roer om is. Daar neemt een team blijvend meer ruimte in en neemt zelfstandig meer verantwoordelijkheid.

Auteur: Maarten Fijnaut | AVK

Verdieping

In de training Zelfsturend Secretariaat ga je precies daarmee aan de slag. Je werkt aan het verbeteren van jouw techniek om goed samen te werken, verantwoordelijkheid te nemen en pro-actief te handelen. Je leert hoe je de juiste kaders stelt en op welke wijze je als stevige gesprekspartner binnen en buiten het team het gesprek aan kunt gaan. Het resultaat is dat je meer resultaat oplevert, terwijl het werkplezier toeneemt.