nieuws

Dilemma’s bij samenwerking

Samenwerken

Iedereen die samenwerkt heeft regelmatig te maken met dilemma’s. Zeker in jouw functie als assistent. Hoe ga jij hiermee om? Twijfel je of je ergens iets van moet zeggen of juist niet? Trainer Gunilla Blijsie schetst enkele dilemma’s bij samenwerken en geeft tips.

Dilemma’s bij samenwerking

Gunilla: “We zijn te veel geneigd om alles op het individu te gooien als een samenwerking stroef loopt. Bijvoorbeeld: ‘Dat komt omdat Monique zich niet aan haar afspraken houdt’ of ‘Patrick is nou eenmaal een chaoot’.

Maar hoe komt dat dan? Wat is de achtergrond van jullie samenwerking? Let op de kwaliteit van jullie interactie, mogelijk is Patrick een chaoot omdat jij jezelf beter gestructureerd vindt.

Wiel van krachtig samenwerkenOm jullie samenwerking te onderzoeken, is het wiel van krachtig samenwerken behulpzaam.

Stel elkaar vragen als:

• Hebben we ons doel helder?
• Begrijpen we elkaar? Hoe spreken we met elkaar?
• Kunnen we het werk verdelen en hoe zijn we aan de slag?
• Worden onze kwaliteiten benut en hebben we plezier in het samenwerken?

Vier voorwaarden voor krachtige samenwerking

Vertrouwen vormt de basis van een goede samenwerking. In een vertrouwensrelatie gaan mensen positief met elkaar om en vergeven ze het elkaar gemakkelijker als ze eens een steekje laten vallen. Dit zijn de vier voorwaarden voor een krachtige samenwerking:

1) gemeenschappelijk doel en vertrouwen hebben
2) professionele dialoog om vernieuwende inzichten te krijgen
3) aan de slag, werk verdelen
4) erkennen van emoties en kwaliteiten en gelijkwaardige verbinding maken

Lees alles over de vier voorwaarden voor samenwerking in ons artikel.

Dilemma’s bij samenwerking

Bij samenwerken kom je voor dilemma’s te staan. Herken je ze?

1) Welk doel kies je?

Kies je voor het kleinere belang (voor jezelf of je team) of het hogere doel (organisatiebelang)?

Het kan voor het voortbestaan van je eigen afdeling beter zijn om een proces te behouden maar in zijn geheel beter voor de organisatie om het ergens anders te beleggen. Als bijvoorbeeld klachtafhandeling eerst bij het secretariaat lag en nu naar het call center wordt verplaatst. Deze taakverarming voor het secretariaat kan beter zijn voor de totale organisatie. De uitdaging is hoe jullie hier mee omgaan.

Tip: verwoord regelmatig het gemeenschappelijke doel waar jullie voor gaan, zo blijven jullie scherp en op de actualiteit gericht.

2) Foutje bedankt! Geef je je fout ruiterlijk toe of juist niet?

Stel, je hebt te vroeg werk verdeeld bij je collega’s. Je was in de veronderstelling dat je al akkoord had van je opdrachtgever, maar nu blijkt dat er nog geen formeel akkoord was. Vervolgens moet je op je schreden terugkeren. Hoe zorg je er dan voor dat je collega’s je de volgende keer blijven vertrouwen?

Ga bij jezelf na: Hoe reageer je? Voel je je schuldig om deze inschattingsfout? En ga je op je knieën je excuus aanbieden? Het mogelijke effect hiervan is slachtoffergedrag, en dat wil je niet, je wilt een gelijkwaardige verbinding houden.

Of geef je direct je opdrachtgever de schuld? En laat je dat aan iedereen weten? Het effect hiervan is dat je jezelf dominant opstelt. Alleen een dappere collega gaat met jou hierover in gesprek. De rest denkt het zijne.

Tip: Ga de professionele dialoog aan. Poets de situatie niet weg, maar stel jezelf niet op als slachtoffer. Leg niet te snel de schuld bij jezelf of de ander neer. Ga met elkaar de dialoog aan om het te voorkomen. Kijk naar het team, en stel elkaar de vraag: gebeurt dit vaker? Hoe kunnen we dit gezamenlijk voorkomen? Zoom uit. Het hoeft namelijk niet jouw persoonlijke fout te zijn.

3) Aan de slag! Samenwerken is balanceren in geven en nemen

Als puntje bij paaltje komt: wie gaat wat doen? Veel secretaresses zeggen: als ik het niet doe, doet niemand het… Je dilemma is: hoeveel geef ik in deze samenwerking? En hoeveel geeft de ander?

Samenwerken is geven en nemen om het gezamenlijke doel te halen. Het is als een emotionele bankrekening die af en toe in onbalans mag zijn. Immers, de ene keer doe jij iets meer in de samenwerking, en geniet de ander van jouw inspanning. En de andere keer hoef jij iets minder te doen, en is de ander aan de slag. Lukt je dat? Even niks doen? En blij zijn met wat de ander doet? Of ben je pas blij als je het zelf hebt gedaan?

Tip: Geef samenwerking een kans. Denk niet bij alles dat je het beter kan. Stel af en toe een hulpvraag: ‘Ik heb drie taken liggen, ik kan er een zelf doen, wie kan mij dit keer helpen?’ Laat je verrassen om hoe de ander een taak oppakt. En wees blij dat je niet alles zelf hoeft te doen. Collega’s vinden het leuk om te helpen als jij er blij mee bent. Als je als een zure pruim te kritisch bent, is er bij voorbaat al niemand die jou wil helpen. En als je toch verbetering ziet, ga dan in professionele dialoog en neem daar de tijd voor.

4) ‘Alleen ga ik sneller, samen komen we verder’ – Hoe zeg ik wat ik graag wil?

Denk hierbij aan de Voice of Holland wanneer de kandidaten voor een battle de tekst van een liedje verdelen: als zij zich niet uitspreken wat ze willen zingen, gaat een kans voorbij om hun mooiste stemgeluid te laten horen. Mooi om te zien hoe de zangers elkaar enthousiasmeren om het beste van zichzelf te geven tijdens de battle. Soms met overweldigend resultaat.

Hoe leuk is het om bij samenwerking tegen elkaar te zeggen: ‘O daar ben jij goed in! Dan doe jij dat, en dan doe ik dit. Oké?’

Tip: zet elkaars kwaliteiten in in de samenwerking, en zeg dan ook wat jij graag wilt doen, welke taken je op je wilt nemen. Fixeer elkaar echter niet tot in het einde der tijden met een kwaliteit; Maartje doet altijd de boekhouding, zij is de enige die dat kan! Vleiend voor Maartje, maar geef aan als je eens iets anders wilt doen.

Versterk jouw samenwerking

Wil jij ook beter samenwerken met je collega’s en manager? Tijdens de Management Support Break komen drie onmisbare competenties voor de toekomst aan bod, waaronder samenwerken.

Naast de Break kun je ook de eendaagse training Versterk je samenwerking volgen. Hierin leer je alles over je eigen rol binnen een samenwerking, het omgaan met lastige situaties en zaken bespreekbaar maken.

Reageer op dit artikel