nieuws

De secretaresses van burgemeester Aboutaleb; twee zielen, één handelwijze

Samenwerken

Lisette de Bruin en Janneke Benschop zijn de secretaresses van de burgemeester van Rotterdam, Ahmed Aboutaleb. Een baan die er meer dan welke andere om vraagt dat de twee op elkaar zijn ingespeeld. “Zonder eenduidige werkwijze, nauwe samenwerking en vertrouwen in elkaar zou het niet werken.”

De secretaresses van burgemeester Aboutaleb; twee zielen, één handelwijze
Lisette de Bruin (links) en Janneke Benschop, met op de achtergrond burgemeester Ahmed Aboutaleb van Rotterdam | Fotograaf Roel Dijkstra

Wie over de Rotterdamse Coolsingel loopt, ziet het stadhuis onmiddellijk liggen. Het monumentale pand valt nogal op tussen alle moderne gebouwen. Eenmaal binnen waan je je in lang vervlogen tijden en kijk je je ogen uit: statige trappen, prachtige sculpturen, glas-in-loodramen, de wonderschone koepel en kroonluchters die je tegemoet glinsteren. Het is de omgeving waarin Lisette de Bruin en Janneke Benschop hun werk doen.

Belangrijkste taak is agendabeheer

Alweer elf jaar lang vervullen zij gezamenlijk de baan van secretaresse van de Rotterdamse burgemeester. Eerst van Ivo Opstelten, nu van Ahmed Aboutaleb. Hun allerbelangrijkste taak is het agendabeheer, zeggen de twee zonder aarzelen. “We ontzorgen de burgemeester en zorgen ervoor dat hij zijn werkzaamheden onder de juiste omstandigheden kan uitvoeren.”

De burgemeester wordt daarbij bedolven onder uitnodigingen. Die filteren Janneke en Lisette meteen uit. “We weten precies waarop we direct ja en nee kunnen zeggen, welke zaken we met de burgemeester zelf bespreken, en welke we in een wekelijks overleg aan zijn adviseurs voorleggen. Zij adviseren welke opening of keynotespeech de burgemeester bijwoont en welke niet.” Want Ahmed Aboutaleb werkt zeven dagen per week. “Ook in de avonden en in het weekend gaan zijn afspraken gewoon door. Altijd. We zouden wel drie weken in een week kunnen plannen voor hem.”

Afgezien van alle post, mail, uitnodigingen, agendaverzoeken en telefoontjes, weten de secretaresses ’s ochtends nooit wat er die dag allemaal zal gebeuren – en dat is veel in Rotterdam. En al die zaken organiseren de twee secretaresses, ieder vier dagen per week, negen uur per dag. Op de dagen dat een van beiden er onverhoopt niet is, worden ze vervangen door vaste invaller Adelheid.

Elke dag een loodgieterstas vol documenten

Elke dag weer krijgt de burgemeester een loodgieterstas vol met stukken van ze mee. Janneke: “De volgende ochtend krijgen wij die terug, met de aantekening wat ermee moet gebeuren. Per document schrijven wij erop welke acties erop moeten worden genomen. Dat betekent dat wij ook alles moeten lezen wat er binnenkomt, weliswaar niet woord voor woord, maar we moeten wel de grote lijnen kennen. Het is ook belangrijk dat als iemand belt, wij weten: dat en dat speelt er, want daar heb ik net de notitie van gezien, dus daar moet die en die bij betrokken worden. Wij leggen dus ook veel verbindingen en koppelen mensen aan dossiers.”

Daarnaast bereiden Janneke en Lisette alle bescheiden van de burgemeester voor de volgende dag voor. “In de elektronische dagmap staan alle stukken die de burgemeester nodig heeft”, vertelt Lisette. “Bij een grote vergadering zijn dat er tientallen. Elke vergadering wordt door een secretaris op inhoud voorbereid. Die maakt ook een samenvatting van een A4’tje op basis waarvan de burgemeester die vergadering kan leiden. Op het moment dat de vergadering in de agenda komt, zetten wij dat ter inhoudelijke voorbereiding uit. En als we de voorbereiding niet voldoende vinden, vragen we om een nieuwe.”

Allebei van alle zaken op de hoogte

Bij hun werkzaamheden hebben Lisette en Janneke geen vaste taakverdeling. Ze voeren allebei alle taken uit. Dat houdt ook in dat ze continu hardop denken. “Als Lisette aan de telefoon is, luister ik altijd met een half oor mee om te horen waarover het gaat. Als iemand terugbelt, kan hij immers ook mij aan de lijn krijgen”, legt Janneke uit. “Bovendien verwacht de burgemeester dat we allebei altijd van alle zaken op de hoogte zijn. We roepen ook heel vaak naar elkaar: ‘Waar ging dat over?’ De dossiers moeten volledig zijn.”

We hoeven niet alles te weten, als we maar weten wiens hulp we kunnen inroepen.

Op dinsdag, de dag dat Janneke er niet is, opent Lisette ’s ochtends dan ook meteen een mail waarin ze alle zaken van die dag bijhoudt. Janneke: “Woensdagochtend lees ik eerst die mail, nog voor ik mijn jas heb uitgetrokken. Zodat ik, als de burgemeester binnenkomt en iets vraagt, weet wat er aan de hand is. Een eenduidige werkwijze, nauwe samenwerking en vertrouwen in elkaar zijn essentieel. Anders werkt het niet.”

Binnen het stadhuis is iedereen daaraan gewend. “Wij vragen om voorbereiding”, stelt Lisette. Dat heeft tot gevolg dat als Janneke om een stuk vraagt, het veelal gebeurt dat Lisette het vervolgens ontvangt. En vice versa. “Ze zien ons echt als één. Je zou je bijna kunnen afvragen of ze weten wie wie is.”

Bijzonder werk door de samenwerking en hectiek

Die samenwerking en hectiek maken hun werk ook zo bijzonder en zorgen ervoor dat ze het allebei na al die jaren nog ontzettend naar hun zin hebben. De dagen van Janneke en Lisette zijn namelijk nooit saai, er gebeurt altijd wel wat en alles verandert continu. Lisette: “Er is maar één ding zeker en dat is dat alles steeds verandert. De verandering en actualiteit zijn ook wat ons vak zo leuk maken. Als er iets belangrijks gebeurt op je vrije dag, is dat heel vervelend. Daar wil je gewoon bij zijn.”

En dan hebben ze gedurende de dag ook nog eens met heel veel verschillende mensen te maken. Lisette somt op: “Van onze eigen diensten, de provincie, de rijksoverheid. Maar ook veel burgers bellen met een vraag of een opmerking; ons nummer staat gewoon op de website. Dat is het leuke van deze plek: ze bellen over de meest uiteenlopende zaken – en de Rotterdammers zijn vrij direct. Als de callcentermedewerker er niet uitkomt, zeggen ze rustig: geef me dan de burgemeester maar. Gelukkig voor Janneke en Lisette heeft Ahmed Aboutaleb ook zijn eigen telefoonlijn. “Als die telefoon gaat, weten we: het is de burgemeester.”

Gezond verstand en continu sparren

Een groot voordeel van met z’n tweeën werken, vinden de secretaresses dat ze continu kunnen sparren. “Als we tegen moeilijkheden aan lopen, overleggen we hoe we die gaan oplossen”, vertelt Janneke. “Daarbij zijn er geen regeltjes, we gebruiken ons gezond verstand. Gelukkig hoeven we niet alles zelf te weten, als we maar weten wiens hulp we kunnen inroepen. We bellen regelmatig een van de directeuren: dit en dit is het probleem, help. Zij weten precies wie er over welk onderwerp gaat. Er zijn heel veel experts op heel veel verschillende onderwerpen, en de organisatie is met 12.000 medewerkers zo groot dat wij dat onmogelijk kunnen bijhouden.”

Ze zien ons echt als één. Je zou je bijna kunnen afvragen of ze weten wie wie is.

Janneke en Lisette kunnen altijd een beroep doen op de directeuren. Lisette: “Ze weten dat als wij hen bellen, het echt nodig is. En ondanks dat we een niet-herkenbaar nummer hebben, bellen ze altijd meteen terug. Dan zeggen ze: we zagen een niet-herkenbaar nummer, was jij dat?”

“Wij kennen de poppetjes”

En waar de komst van een nieuwe burgemeester in principe geen consequenties heeft voor de secretaresses – “Het zou niet handig zijn als een nieuwe burgemeester zijn eigen secretaresses zou meenemen, die kennen de poppetjes nog niet. Wij wel” – brengen de gemeenteraadsverkiezingen wel veranderingen met zich mee. Zoals ook dit keer weer het geval zal zijn, zodra het nieuwe college is gevormd. Janneke: “Een nieuw college heeft zijn eigen collegeprogramma, met nieuwe speerpunten, waarbij de prioriteiten veranderen. Het ligt nog helemaal open waar de focus op zal komen te liggen.”

Lisette vult aan: “Het maakt ook niet uit wat het is, dat de komst van een nieuw college alles verandert, is een feit. Dat maakt het voor ons ook leuk, want daar hangen andere afdelingen aan, waardoor we weer met andere mensen te maken krijgen.”

Goed in improviseren

Ook mooi vinden de secretaresses het om burgemeester Ahmed Aboutaleb buiten de deur aan het werk te zien. Lisette vertelt over een bijeenkomst bij haar in de straat onlangs, waar hij was en die zij had voorbereid. “Ik ben even gaan kijken en dan gaat je werk echt leven. Op basis van de voorbereiding wist ik precies wat hij op welk moment zou gaan doen. En wat hij zou gaan zeggen. Toen hij op een zeker moment van de speech afweek, hoorde ik dat meteen. De burgemeester is heel goed in improviseren.” Net zoals zijn beide steun en toeverlaten dat zijn.

Meer inspirerende interviews op Management Support

Lees ook de interviews met deze inspirerende ondersteuners:

Trainingen voor ondersteuners bij de overheid

Reageer op dit artikel