nieuws

10 tips voor een flexibeler secretariaat

Samenwerken

10 tips voor een flexibeler secretariaat

Besteed jij voldoende aandacht aan omdenken, feedback en vernieuwing? Trainer Karen Visser geeft tien tips voor een flexibel secretariaat.

1. Ga meer standaardiseren

Dat lijkt het tegenovergestelde van flexibel zijn, maar juist met standaard producten/diensten/processen houd je tijd over voor wat écht maatwerk moet zijn.

2. Verdiep je in wat je interne klanten nodig hebben

Niemand kan gedachten lezen; als jij niet weet wat ze nodig hebben en zij niet wat jij kunt leveren, blijf je werken op aannames.

3. Definieer wat flexibiliteit betekent

Gaat het om ruimere werktijden? Of deadlines? Flexibiliteit betekent niet dat niemand zich aan afspraken hoeft te houden en iedereen maar met vragen en opdrachten kan komen als het hén uitkomt. Wees geen deurmat!

In plaats van snel nee te verkopen, is het slimmer om vragen en verzoeken eerst te onderzoeken

4. Flexibiliteit moet van twee kanten komen

Bespreek met je interne klanten wat je van hen verwacht; bijvoorbeeld begrip als er een spoedklus tussendoor komt waardoor hun vraag of opdracht iets gaat verschuiven in de tijd.

5. Verdiep je in het omdenken

In plaats van snel nee te verkopen, of te denken: dat kan ik toch niet, is het slimmer om vragen en verzoeken eerst te onderzoeken. Wat als je het wel kunt? Wat als dit heel erg leuk blijkt te zijn?

6. Bespreek bij het aannemen van nieuwe collega’s wat je onder flexibiliteit verstaat

Mensen roepen snel dat ze flexibel zijn, maar wat betekent het echt concreet, in jullie organisatie en voor jullie interne klanten? Wees duidelijk en pragmatisch, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

7. Wees flexibel in je communicatiekanalen

Sommige interne klanten zullen het liefst bellen, anderen willen mailen, chatten of zelfs langskomen. Bied de ruimte voor verschillende opties, maar geef wel feedback als het kanaal jou te veel stoort, of het om een andere reden niet blijkt te werken op deze manier.

Word management- ondersteuner van de toekomst!

Word management- ondersteuner van de toekomst!

8. Vertaal flexibiliteit ook naar je locatie

Iedereen heeft rust nodig, wil je de diepte kunnen ingaan met je werk. Dat geldt voor notulen uitwerken, maar ook voor andere zaken die concentratie vergen. Voed je interne klant op: er zit geen Bison Kit aan jouw bureaustoel, je zit soms elders – maar bied wel een optie om in zo’n geval vragen kwijt te kunnen.

9. Vraag je interne klanten regelmatig om feedback over je dienstverlening

Wat vinden ze goed gaan en waar zien ze verbetermogelijkheden? Wat moet je niet meer doen en wat voegt de meeste waarde toe aan je ondersteuning? Op basis van die informatie kun je keuzes maken en stappen zetten.

10. Sta open voor nieuwe dingen

Accepteer dat het secretariaat in de 21ste eeuw verandering als enige constante factor heeft. Of het nu gaat om de persoon die jij ondersteunt, je takenpakket of de manier waarop je met je interne klant communiceert – alles blijft veranderen. Dus veer jij mee.

Over Karen VisserKaren Visser

Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken helpt zij professionals om meer grip te krijgen op hun werk.

Ook meer grip op je werk? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel