nieuws

Tips om een droomsecretariaat te realiseren: ‘Start eens met een half A4’tje’

Samenwerken

Tips om een droomsecretariaat te realiseren: ‘Start eens met een half A4’tje’

Wil jij een droomsecretariaat? Inhoudelijk verandert er veel en groeit het secretariaat mee met de veranderende businessprocessen. Wil jij een actieve rol vervullen bij de herontwikkeling van het secretariaat én bij een succesvolle implementatie?

Lees hieronder enkele tips van trainer Marianne Smits, van de nieuwe training Verkoop jezelf en je secretariaat en de masterclass Succesvolle vernieuwing van het secretariaat.

Waarom succesvolle vernieuwing? Waarom is het essentieel dat het secretariaat mee verandert?

“Dat is sowieso ontzettend belangrijk. Je kunt niet stil blijven staan, want je omgeving verandert constant. Kijk maar naar alle technologie. Vroeger nam men op het secretariaat heel veel telefoontjes aan. Dat is verleden tijd, want iedereen neemt zijn eigen (mobiele) telefoon op. Je zult je moeten aanpassen aan veranderende en nieuwe wensen.

Net als met taxi’s: het hele fenomeen taxichauffeur kan over een aantal jaar verdwijnen; niet alleen door Uber, maar ook door zelfrijdende auto’s. Organisaties móéten zich aanpassen, ook de interne processen. Hoe kun jij op het secretariaat, een ondersteunende afdeling, de processen in de organisatie beter regelen? Neem hierin het voortouw en vraag je af hoe en welke dienstverlening je wilt aanbieden aan je (interne) klanten. Anders heb je in de toekomst geen toegevoegde waarde meer.”

Jouw secretariaat nóg optimaler en efficiënter

 Jouw secretariaat nóg optimaler en efficiënter

Hoe weet je wat er moet veranderen?

“Kijk eens rond online. Op YouTube kun je inspiratie opdoen, en ook in LinkedIngroepen. Lees interviews en verhalen over organisaties en hun secretariaten. Maak een inspiratiedocument met linkjes naar alles wat je online gevonden hebt.

En ga met elkaar in gesprek. Wat vinden jullie belangrijk voor jullie klanten? Brainstorm over het toekomstbeeld. Durf twee tot drie jaar vooruit te kijken. Je mag ambitieus zijn: geef je visie. Bedenk eerst zelf wat je toegevoegde waarde is voor nu en over drie jaar.

Daarna kun je je (interne) klanten vragen stellen. Hoe doen we het nu? Welke wensen hebben jullie voor toekomst? Omdat je een eigen visie hebt ontwikkeld, kun je de vragen aan de klanten ook sterker formuleren en sturen.”

Hoe ontwikkel je een visie?

“Start eens met een half A4’tje over je ‘droomsecretariaat’. Daar staan vaak heel goede ideeën in. Neem de steekwoorden eruit en dan zie je dat heel veel visies overeenkomen! Je hoeft je dan al geen zorgen te maken over draagkracht, want je zit op hetzelfde level.

Stel gezamenlijk het genoemde inspiratiedocument samen. Laat je inspireren door andere secretariaten. Hoe hebben zij het aangepakt? Hoe ziet hun toekomst eruit? Welke ambities hebben wij? Vaak is er een discussie over werken op kantoor of in een virtuele omgeving. Hoe bied je je diensten dan aan? Welke competenties hebben we nodig? Wie heeft welke competenties? Zo ga je meer gebruikmaken van elkaars talenten en competenties. In veel gevallen doet iedereen vaak alles. Maar hoe zou het gaan als iedereen zijn talent kan inzetten? Zou dat kunnen lukken, en in welke vorm? Hoe wil je ingezet worden?

Zorg daarbij dat je een oneliner hebt, een boodschap. Apple heeft bijvoorbeeld als missie: ‘Wij willen werken makkelijk maken.’ Voor een secretariaat zou het kunnen zijn: ‘Wij willen het beste secretariaat van de organisatie worden’. Of: ‘Wij willen optimaal ontzorgen’.

Op deze manier kun je samen brainstormen, je droom opschrijven, de gemeenschappelijkheid eruit halen en bedenken welke producten of diensten je wilt en kunt bieden.”

Wat bepaalt het succes van de vernieuwing?

“Uiteindelijk is de belangrijkste factor: weet wat de klant wil! Dat is het meest wezenlijke. Je kunt doen wat je deed, maar als daar geen vraag meer naar is, dan heb je geen toegevoegde waarde. De klant staat centraal!”

Wat is jouw wens voor de toekomst?

“Mijn wens is dat assistants en secretaresses met zelfontplooiing bezig zijn en dat ze zelf aan de slag gaan met optimale ondersteuning. Wacht niet tot het gevraagd wordt, maar kom er zelf mee. Dat is ook een stuk profilering.”

MS Event 2019: Agile assistants hebben de toekomstManagement Support Event 2019

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst.

Workshops tijdens het event

Reageer op dit artikel