Houd jij altijd het overzicht en zorg je dat de werkweek van onze MT-leden soepel verloopt? Kun jij schakelen in een dynamische en soms hectische omgeving en voel je je thuis in een bestuurlijke context? Dan zoekt het Interprovinciaal Overleg (IPO) jou!

Dit zijn wij
Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema’s. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en, jawel, liefde voor de inhoud.

Over het team
Je wordt onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, binnen het team van zes managementondersteuners. Samen zorgen jullie ervoor dat het MT optimaal wordt ondersteund.

Jouw rol en impact als managementondersteuner
Als managementondersteuner ondersteun je één of meerdere MT-leden in Utrecht en zorg je ervoor dat hun werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig verlopen, ook in hectische periodes. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Beheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoogambtelijke en politieke contacten.
Praktisch voorbereiden, bewaken en afronden van overleggen, zoals vergaderruimtes regelen, catering en eventuele hotelovernachtingen.
Evenementen plannen en organiseren (soms zelfstandig, soms samen met de programmaondersteuner).
Zorgen dat besluitvormingsstukken op tijd gereed zijn door ze op te vragen, te beheren en klaar te zetten.
Verzamelen en opstellen van documenten, opvolgen van acties en besluiten, en tijdig signaleren van knelpunten.
Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoek.
Ondersteunen van MT-lid en team bij personeelszaken en bijzondere momenten, zoals de komst en het vertrek van collega’s, jubilea en andere leuke of belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling.
Waar nodig notuleren van overleggen ter ondersteuning van het team en de manager.

Je deelt kennis, denkt mee over verbeteringen en helpt werkprocessen, sjablonen en procedures efficiënter en uniformer te maken. Zie jij een kans voor verbetering? Dan krijg je alle ruimte om voorstellen te doen en zo bij te dragen aan de professionalisering van het team en de organisatie!

Hoe kan jouw werkdag eruitzien?
Je start de dag op kantoor in Utrecht met een kop koffie en een praatje bij het koffieapparaat. Daarna open je de mailbox en merk je verschillende verzoeken, bijvoorbeeld het plannen van een overleg met meerdere MT-leden in volle agenda’s. Samen met een collega-ondersteuner zoek je een geschikt tijdstip. Het volgende verzoek: het inplannen van de jaarlijks terugkerende goede gesprekken met medewerkers. Aan het einde van de ochtend overleg je met het MT-lid dat je ondersteunt om de agenda door te lopen en af te stemmen welke afspraken blijven en waar ruimte is voor wijzigingen.

Na het overleg is het tijd voor lunch! Samen met collega’s haal je een broodje in het centrum van Den Haag. Terug op je werkplek zie je dat er overmorgen een overleg staat waarvoor nog stukken ontbreken. Jij ziet de urgentie en vraagt ze snel op, zet ze in iBabs en meldt in de agenda dat alles klaarstaat. Later vraagt een collega jouw hulp bij een lastige afspraak met externen die al meerdere keren is verzet. Samen zoeken jullie een oplossing, zodat haar dag soepeler verloopt.

Voordat het tijd is om af te sluiten, belt de secretaresse van de directeur van de WUR om een lunchafspraak te plannen. Jullie plannen samen een datum en daarna regel je alvast een parkeerplaats en de lunch. Met een voldaan gevoel klap je je laptop dicht: de MT-leden zijn vandaag weer optimaal ontzorgd en helemaal op de hoogte dankzij jou!

Dit bieden we jou

Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
Een salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 IPO – cao provincies) op basis van 36 uur per week.
Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
Volledige eerste klas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
Persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000,- per 5 jaar.
Een ABP-pensioen.
Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Dit breng je mee
Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. In jouw expertise ben jij voor de MT-leden een volwaardige gesprekspartner. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen.

Verder heb je:

Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Kom jij werken als management ondersteuner bij IPO?
Ben je enthousiast geworden en denk je dat dit weleens dé nieuwe baan voor jou kan zijn? Stuur dan je cv en motivatie via het sollicitatieformulier op de website onder vermelding van managementondersteuner. Deze vacature staat open zolang we nog op zoek zijn naar een collega. Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met Makambe Jeltes (recruiter). Je kunt bellen of whatsappen via 06-113 64 274.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Management ondersteunerTopjob

Vacatures

Secretaresse