Managementondersteuner Buitenlandse ZakenTopjob

Managementondersteuner Buitenlandse Zaken

Functieomschrijving

Ben jij een managementondersteuner op zoek naar een bijzondere baan? Dan is het Ministerie van Buitenlandse Zaken dé werkgever voor jou.

Als managementondersteuner binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken werk je in een internationale en dynamische omgeving waar diplomatie, politiek en actualiteit samenkomen. Je beheert drukke en complexe agenda’s, bewaakt de informatiestroom en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, waardoor het (plaatsvervangend) management en verschillende organisatieonderdelen dagelijks goed kunnen functioneren. Door overzicht te houden en prioriteiten te bewaken, creëer je rust en structuur in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt.

Je draagt bij aan een soepel verloop van processen door correspondentie te verzorgen, mailboxen te beheren en de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen te krijgen. Ook organiseer je vergaderingen, bijeenkomsten en reizen: van het verzamelen van stukken en accreditaties tot het regelen van faciliteiten en het verwelkomen van bezoekers. Hierdoor speel je een (in)directe rol in de voorbereiding van overleggen en besluitvorming over belangrijke internationale dossiers.

Wil je meer weten over het vak als managementondersteuner bij Buitenlandse Zaken? Robin, Charlotte en Mandy vertellen je hier graag meer over: management ondersteuner bij Buitenlandse Zaken.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken vindt de functie van Managementondersteuner een specialistisch vak, waar een relevante MBO4 dan wel een langere periode van relevante werkervaring als managementondersteuner voor noodzakelijk is. We nemen in de basis alleen de sollicitaties van kandidaten in beschouwing die maximaal over MBO niveau 4 beschikken. 

Functie-eisen

Inhoudelijke kennis en expertise

Je hebt ervaring met managementondersteuning in een dynamische omgeving waar je agenda’s beheert, correspondentie verzorgt en vergaderingen of bijeenkomsten organiseert. Je weet hoe je informatiestromen ordent, stukken voorbereidt en prioriteiten stelt wanneer veel zaken tegelijk spelen. Je kunt goed overweg met digitale systemen zoals Outlook, Teams, SharePoint en documentregistratiesystemen, en leert nieuwe tools snel aan. Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke of internationale context is een pluspunt, omdat je dan makkelijker schakelt met gevoeligheden, deadlines en het ritme van het departement.

Samenwerken

In deze rol werk je samen met het (plv.) management, collega-ondersteuners en directies, zodat agenda’s, stukken en afspraken goed op elkaar aansluiten. Je deelt belangrijke informatie op tijd, zodat iedereen beschikt over de juiste gegevens voor vergaderingen en besluitvorming. Je bent een toegankelijke collega die meedenkt en anderen helpt wanneer er veel werk is of urgente dossiers spelen. Zo draag je bij aan een team dat soepel functioneert en goed samenwerkt, ook wanneer er veel partijen bij betrokken zijn.

Klantgerichtheid

Bezoekers (b.v. ambassadeurs of kamerleden) ontvang je op een professionele en klantgerichte manier en je zorgt dat zij zich welkom en serieus genomen voelen. Vragen per mail, telefoon of tijdens overleg pak je snel en zorgvuldig op, met oog voor de behoefte van de gesprekspartner. Door goed te luisteren, door te vragen en informatie te verduidelijken voorkom je misverstanden en maak je verwachtingen helder – ook wanneer iets niet mogelijk is. Daarmee bied je toegankelijke en betrouwbare ondersteuning in situaties die soms gevoelig, diplomatiek of tijdkritisch zijn.

Plannen en organiseren

Je beheert complexe agenda’s en vertaalt afspraken naar concrete acties, waarbij je zorgt dat stukken, locaties en betrokkenen tijdig geregeld zijn. Daarbij denk je mee over prioriteiten en signaleer je knelpunten vroegtijdig. Door tijdig bij te sturen voorkom je problemen, bijvoorbeeld bij overlappende vergaderingen of vertraagde stukken. In je planning houd je rekening met internationale deadlines, reistijden, MT-momenten en verschillende werkprocessen tussen directies. Zo blijven afspraken, informatiestromen en de praktische organisatie ook onder tijdsdruk goed op elkaar afgestemd.

Flexibiliteit

Je schakelt gemakkelijk wanneer vergaderingen worden verschoven, urgente verzoeken binnenkomen of de actualiteit prioriteiten verandert. Je past je planning aan zonder het overzicht te verliezen en richt je snel op nieuwe taken, zoals het regelen van last-minute reizen of extra stukken. Je kiest telkens een aanpak die past bij de situatie en bij de behoefte van het management. Zo beweeg je soepel mee in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Stressbestendigheid

Je blijft rustig en doelgericht wanneer meerdere urgente zaken tegelijk spelen, zoals druk op stukken, ad-hoc afspraken of tijdskritische correspondentie. Ook bij korte deadlines blijf je zorgvuldig en houd je overzicht in taken en informatiestromen. Je reageert professioneel bij weerstand of hectiek en bewaart een positieve houding richting collega’s en relaties. Hiermee zorg je dat de ondersteuning betrouwbaar blijft, juist op momenten dat het er echt toe doet.

Accuraat werken

Je werkt zorgvuldig bij het verwerken van e-mails, het opstellen van correspondentie, het controleren van stukken en het voorbereiden van vergaderingen. Je signaleert afwijkingen in data, agenda’s of documenten en corrigeert deze voordat ze impact hebben op besluitvorming. Je volgt afgesproken werkprocessen en kwaliteitsnormen, bijvoorbeeld bij registraties, dossiervorming en het delen van vertrouwelijke informatie. Door je nauwkeurigheid kunnen management en directies vertrouwen op correcte, foutloze ondersteuning.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’ onderaan de pagina.
• Deze vacature is niet voor één maar voor meerdere functies op schaal 6 en 7. 
• Na ontvangst van de sollicitaties wordt een eerste selectie gemaakt en worden gesprekken met kandidaten ingepland. Selectiegesprekken vinden plaats in Den Haag.
• Na de gesprekken wordt een aantal kandidaten uitgenodigd om een selectie-assessment en een talentoets Nederlands (C1) en een talentoets Engels (B1 of B2 afhankelijk van schaalniveau) te ondergaan. 
• Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de selectieprocedure voor 1 functie. Voor meer informatie hierover zie: veiligheidsonderzoek. Zodra bekend is of je in aanmerking komt voor deze functie nemen wij contact met je op. Dit kan het selectieproces met enkele weken verlengen.
• Er kan om referenties worden gevraagd als onderdeel van de procedure.
• Tijdspad selectieproces (onder voorbehoud): 
• Vacature sluit 6 april 2026. 
• De selectiegesprekken vinden plaats op 14/4, 15/4, 21/4, 22/4, 28/4/ en 29/4. 
• De periode van assessments en taaltoetsen is van 20/4 tot en met 22/5. 
• Geplande indiensttreding augustus 2026 of september 2026 (voor de functie waar een vertrouwensonderzoek van toepassing is).

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het bijzondere aan werken bij Buitenlandse Zaken is de afwisseling in onderwerpen en teams. Je schakelt tussen verschillende directies en dossiers, bouwt snel een breed netwerk op en krijgt zicht op hoe het buitenlandbeleid in de praktijk tot stand komt. De combinatie van inhoudelijke betrokkenheid, organisatorische verantwoordelijkheid en het internationale karakter maakt deze rol veelzijdig, betekenisvol en uitdagend.