4 vacatures

Vacature plaatsen

ManagementondersteunerTopjob

Dienst Justitiële InrichtingenBadhoevedorp

Managementondersteuner Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt achter de schermen, zodat het directieteam zich volledig kan richten op wat echt belangrijk is? Word de onmisbare schakel bij Justitieel Complex Schiphol en ondersteun de directie in het efficiënt beheren van dagelijkse processen.   Dit ga je doen Als managementondersteuner bij JCS speel jij een sleutelrol in het efficiënt laten verlopen van dagelijkse processen. Jij ondersteunt de directie, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken. Met twee directe collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarbij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Samen vormen jullie bureau management ondersteuning. Jullie hebben elk je eigen aandachtsgebied, waarbij jij voornamelijk de plaatsvervangend vestigingsdirecteuren ondersteunt. Bij afwezigheid vangen jullie elkaar op, zodat er altijd een fysiek aanspreekpunt voor het management is en de afwezigheid gespreid blijft.   Concreet betekent dit: Representatie en gastheerschap: Jij hebt een scherp oog voor de details die de dagelijkse werkomgeving ondersteunen. Je stemt je houding en aanpak af op de situatie en de gesprekspartners, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Met je intuïtie en professionaliteit ben jij degene die de directie in staat stelt zich volledig op hun kerntaken te concentreren, door proactief te anticiperen op wat nodig is en alles op de achtergrond perfect te regelen. Agendabeheer: Je beheert de agenda van de directie, houdt overzicht en zorgt dat afspraken efficiënt gepland worden. Bijvoorbeeld, wanneer een overleg met meerdere partijen uitloopt, zoek jij direct naar een oplossing om alle betrokkenen weer op één lijn te krijgen; Contactpersoon voor interne en externe vragen: Jij bent hét aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen met vragen over procedurele zaken. Of het nu gaat om een collega met een urgente vraag over beleid of de coördinatie van een reactie naar een externe instantie; Voorbereiden en notuleren van vergaderingen: Je verzamelt agendapunten en input, stelt de agenda op en notuleert. Zo zet je na diverse overleggen de belangrijkste actiepunten helder op papier, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt; Post en correspondentie afhandelen: Je beoordeelt binnenkomende post en correspondentie op belang en prioriteit, en verstuurt brieven namens de directie. Je zorgt dat een dringende brief snel bij de juiste persoon terecht komt en dat een officiële reactie op tijd de deur uitgaat; Ad-hoc ondersteuning: Je pakt onverwachte taken proactief op. Bijvoorbeeld, als een geplande presentatie van de directie technisch niet werkt, zorg jij binnen no-time voor een oplossing.   Klaar voor een nieuwe uitdaging? Zie jij jezelf als dé managementondersteuner die het directieteam van Justitieel Complex Schiphol naar een hoger niveau tilt? Solliciteer nu en laat zien wat jij in huis hebt! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op.   Dit neem je mee Jij bent een georganiseerde aanpakker die structuur brengt in een dynamische werkomgeving. Met jouw dienstverlenende instelling en scherpe oog voor detail weet je de directie optimaal te ondersteunen. Je beheert complexe agenda’s, notuleert helder, en bewaakt de voortgang van afspraken. Communicatief ben je sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en je denkt in oplossingen wanneer obstakels zich voordoen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en werkt zowel zelfstandig als in teamverband. Jouw collegiale en flexibele houding maakt je een waardevolle kracht binnen elke samenwerking. Of het nu gaat om vergaderingen plannen, vragen beantwoorden, of vertrouwelijke stukken beheren, je doet het met zorg, precisie en een glimlach. Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting; Ervaring in een managementondersteunende rol, bij voorkeur in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving; Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met het beheren van complexe agenda’s en het coördineren van meerdere taken tegelijk; Kennis van Microsoft Office-toepassingen; Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van Engels; Een gastvrije, professionele en proactieve houding, met oog voor detail. Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer Een pensioenregeling Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI   Dit kun je verwachten Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06 Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur) Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand) Contractduur - 1 jaar Minimaal aantal uren per week - 32 Maximaal aantal uren per week - 36   Bijzonderheden Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure. Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline. Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. Een motivatiebrief is vereist. Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Organisatie- en afdelingomschrijving Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen. Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen. www.werkenbijdji.nl

Bureau management ondersteuner PI Zuid-Oost, locatie RoermondTopjob

Dienst Justitiële InrichtingenEvertsoord

Bureau management ondersteuner Functieomschrijving De locatie Roermond vormt samen met de locatie Ter Peel de Penitentiaire Inrichting (PI) Zuid-Oost. Als managementondersteuner speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met je collega’s IN Roermond en Ter Peel ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken,waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Zo handel je inkomende en uitgaande post en correspondentie af. Waar mogelijk geef je bij binnengekomen post en informatie het belang, de urgentie, de samenhang en de planning aan. Ook verzamel, orden en bewerk je cijfermatige en andere administratieve gegevens. Hiervan maak je heldere overzichten. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze. Voor het opstellen van (eenvoudige) begrotingen verricht jij de voorbereidende werkzaamheden. Daarnaast bewaak je kleine budgetten en je verzorgt (interne) bestellingen. En heeft een collega, externe instantie of een andere betrokkene een vraag over een procedure of andere relevante aangelegenheid? Dan treed jij op als eerste telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt, vraagbaak en contactpersoon. Je organiseert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten en bereidt deze voor. Voor de directie verzorg je de stukken bij de vergadering. Tijdens de bijeenkomst zorg jij voor de verslaglegging, presentaties en informatie. Ook ontvang en begeleid je bezoekers van de directie en beheer je zijn of haar agenda. Jij zorgt ervoor dat afspraken nagekomen worden.   Functie-eisen Jij hebt jezelf al bewezen in eerdere functies als managementondersteuner of een soortgelijke functie en bent op zoek naar een nieuwe werkomgeving waarin je jezelf verder kunt ontwikkelen. Je bent pro-actief en initiatiefrijk en vindt het leuk om werkprocessen te optimaliseren en te verbeteren. Binnen het team heb jij je eigen taken maar soms vervang je ook je collega’s en met elkaar zorg je als team dat het werk gedaan wordt. Je hebt een mbo-4-diploma.  Je bent thuis in Excel, Word en PowerPoint. Je kunt goed omgaan met standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor bedrijfsvoering en projectmanagement. Je hebt basiskennis van de administratieve en bedrijfsvoeringsrichtlijnen en –procedures. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt een gesprek voeren in het Engels. Je bent in het bezit van een rijbewijs B en beschikt over eigen vervoer.  Je verricht gebruikelijk jouw werkzaamheden vanuit de locatie P.I. Roermond, maar regelmatig zul je ook werkzaam zijn in de P.I. Ter Peel.    Arbeidsvoorwaarden Salarisniveau - min.  Schaal 06 -  max.  Schaal 06 Maandsalaris - min.  €2.866,00 -  max.  €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur) Dienstverband -   Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand) Contractduur -  1 jaar Minimaal aantal uren per week -  32 Maximaal aantal uren per week -  36 Overige arbeidsvoorwaarden Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer Een pensioenregeling Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness Lees hier alles over de  aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI   Bijzonderheden Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze  sollicitatieprocedure . Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.  De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline. Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken:  vogcheck.justis.nl .  Een motivatiebrief is vereist. Vaste standplaats is Roermond. Indien nodig is medewerker verplicht om werkzaamheden te verrichten in Ter Peel. Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.   Zo solliciteer je Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct via de sollicitatiebutton ! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet. Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!   Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Management OndersteunerTopjob

Interprovinciaal OverlegDen Haag

Houd jij altijd het overzicht en zorg je dat de werkweek van onze MT-leden soepel verloopt? Kun jij schakelen in een dynamische en soms hectische omgeving en voel je je thuis in een bestuurlijke context? Dan zoekt het Interprovinciaal Overleg (IPO) jou! Dit zijn wij Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema’s. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en jawel, liefde voor de inhoud. Over het team Je wordt onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, binnen het team van zes managementondersteuners. Samen zorgen jullie ervoor dat het MT optimaal wordt ondersteund. Jouw rol en impact als management ondersteuner Als Managementondersteuner ondersteun je één of meerdere MT-leden en zorg je ervoor dat hun werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig verlopen, ook in hectische periodes. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Beheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoog ambtelijke en politieke contacten. Praktisch voorbereiden, bewaken en afronden van overleggen, zoals vergaderruimtes regelen, catering en eventuele hotelovernachtingen. Evenementen plannen en organiseren (soms zelfstandig, soms samen met de programmaondersteuner). Zorgen dat besluitvormingsstukken op tijd gereed zijn door ze op te vragen, te beheren en klaar te zetten. Verzamelen en opstellen van documenten, opvolgen van acties en besluiten, en tijdig signaleren van knelpunten. Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoek. Ondersteunen van MT-lid en team bij personeelszaken en bijzondere momenten, zoals de komst en vertrek van collega’s, jubilea en andere leuke of belangrijkegebeurtenissen binnen de afdeling. Waar nodig notuleren van overleggen ter ondersteuning van het team en de manager. Je deelt kennis, denkt mee over verbeteringen en helpt werkprocessen, sjablonen en procedures efficiënter en uniformer te maken. Dus zie jij een kans voor verbetering? Dan krijg je alle ruimte om voorstellen te doen en zo bij te dragen aan de professionalisering van het team en de organisatie! Hoe kan jouw werkdag eruitzien? Je start de dag op kantoor in Den Haag met een kop koffie en een praatje bij het koffieapparaat. Daarna open je de mailbox en merk je verschillende verzoeken, bijvoorbeeld het plannen van een overleg met meerdere MT-leden in volle agenda’s. Samen met een collega-ondersteuner zoek je een geschikt tijdstip. Het volgende verzoek: het inplannen van de jaarlijks terugkerende goede gesprekken met medewerkers. Aan het einde van de ochtend overleg je met het MT-lid dat je ondersteunt om de agenda door te lopen en af te stemmen welke afspraken blijven en waar ruimte is voor wijzigingen. Na het overleg is het tijd voor lunch! Samen met collega’s haal je een broodje in het centrum van Den Haag. Terug op je werkplek zie je dat er overmorgen een overleg staat waarvoor nog stukken ontbreken. Jij ziet de urgentie en vraagt ze snel op, zet ze in IBabs en meldt in de agenda dat alles klaarstaat. Later vraagt een collega jouw hulp bij een lastige afspraak met externen die al meerdere keren is verzet. Samen zoeken jullie een oplossing, zodat haar dag soepeler verloopt. Voordat het tijd is om af te sluiten, belt de secretaresse van de directeur van de WUR om een lunchafspraak te plannen. Jullie plannen samen een datum en daarna regel je alvast een parkeerplaats en de lunch. Met een voldaan gevoel klap je je laptop dicht: de MT-leden zijn vandaag weer optimaal ontzorgd en helemaal op de hoogte dankzij jou! Dit bieden we jou Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Een salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van erraring, salarisschaal 8  IPO – CAO provincies ) op basis van 36 uur per week. Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar. Volledige eerste klas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer. Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station en Den Haag Centraal Station. Persoonlijk Ontwikkelbudget van € 6.000,- per 5 jaar. Een ABP-pensioen. Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling. Dit breng je mee Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. In jouw expertise ben jij voor de MT-leden een volwaardige gesprekspartner. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen. Verder heb je: Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4. Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij vo0rkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving. Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Kom jij werken als management ondersteuner bij IPO? Ben je enthousiast geworden en denk je dat dit weleens dé nieuwe baan voor jou kan zijn? Stuur dan uiterlijk zondag 1 maart jouw motivatiebrief en cv naar  vacatures@ipo.nl . Voor meer vragen over de inhoud van de functie kun je bellen met Deborah Storm (coördinerend management ondersteuner) telefoonnummer 06-1117 2855. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Dan kun je contact opnemen met Makambe Jeltes (recruiter) via 06-1136 4274 of   vacatures@ipo.nl . Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Managementondersteuner Den Haag

Immigratie- en NaturalisatiedienstDen Haag

Managementondersteuner Den Haag Immigratie- en Naturalisatiedienst Dit ga je doen Jij weet als geen ander dat een managementondersteuner niet alleen van onschatbare waarde is voor managers, maar ook voor medewerkers en bezoekers. Voor de ruim 20 operationeel managers van verschillende teams binnen 3 directies (directie Bedrijfsvoering, Dienstverlenen en Informatievoorziening). In deze veelzijdige rol ben jij de onmisbare schakel tussen management, medewerkers en bezoekers. Je komt te werken in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar jouw organisatorische talent echt het verschil maakt. Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de administratieve, secretariële en facilitaire zaken voor een aantal managers die je ondersteunt tot in de puntjes geregeld zijn. Zo ben je bijvoorbeeld in de ochtend bezig met het inplannen van een overleg waar tien mensen bij zijn uitgenodigd. Je reserveert de juiste vergaderzaal, meldt het bezoek aan en zorgt dat koffie en thee zijn geregeld. Tegelijkertijd loopt er iemand bij je binnen met de vraag of je een sollicitatiegesprek voor morgen kunt inplannen en of het bezoek kan worden opgehaald. Daarna neem je samen met een manager, onder het genot van een kop koffie, de agenda voor de komende week door. Enkele digitale afspraken moeten worden verzet en samen stellen jullie de agenda voor het teamoverleg op. In de middag lunch je met collega’s die vandaag ook op kantoor werken en praat je even bij met een collega die weer terug is van vakantie. Vervolgens check je de binnengekomen e-mails en wijs je twee managers op de einddatum van accounts van hun medewerkers. Zij reageren direct, waarna jij dit verwerkt in het systeem. De middag staat verder in het teken van het verwerken van aanvragen in het financiële systeem. Je maakt een bestelaanvraag aan voor het huren van een externe locatie, wanneer een van de managers je tussendoor belt met de vraag om met spoed een laptop te bestellen voor een nieuwe collega, pak je dit direct op. Aan het einde van de dag zet je nog een document in een ander systeem ter goedkeuring voor de directeur. Daarna sluit je je laptop af en loop je met een collega richting de trein. Om je werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en het prettig vindt om echt te ontzorgen. Natuurlijk kun je rekenen op de steun van je collega’s binnen het hele team en het secretariaat. Wij waarderen het wanneer je creatief meedenkt, signaleert en zelfstandig problemen oplost. Vanwege jouw rol en zichtbaarheid weten collega’s je goed te vinden. Jij helpt hen verder of verwijst hen door waar nodig. Jouw aanwezigheid op kantoor in Den Haag is daarom belangrijk. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we zien je graag regelmatig op kantoor in Den Haag. Onze collega Lianne laat zien hoe dit er in de dagelijkse praktijk uitziet: ‘Ik ben eigenlijk die spreekwoordelijke spin in het web’, lacht Lianne. ‘Ik heb overzicht over wat er speelt en weet precies waar ik moet zijn om zaken op te lossen. Daarom word ik vaak gezien als een aanspreekpunt binnen de directie, ook als het gaat om praktische vragen, zoals het plannen van een spoedoverleg, het reserveren van catering voor bijeenkomsten of regelen van toegangskaarten voor bezoekers. Ik vind het fijn als ik op de achtergrond alles goed kan regelen, zodat mijn collega’s zich kunnen focussen op hun eigen werk.’ Wil je meer weten over hoe het is om als managementondersteuner bij de IND te werken? Lees dan het volledige verhaal van onze collega Lianne: ‘Ik werk achter de schermen, maar weet precies wat er speelt’ | IND De voornaamste elementen in jouw rol zijn: Agendabeheer voor een operationeel managers. Organiseren van overleggen en het boeken van locaties, overnachtingen, catering e.d. Uitvoeren van administratieve taken, zoals het afhandelen van taken in (financiële) systemen, het mailen van stukken en het plaatsen van agendastukken in systemen. Verwerken en afhandelen van vertrouwelijke stukken in verschillende systemen. Aanmelden en ophalen van bezoekers. Verzorgen van bloemetjes, attenties en kaartjes voor medewerkers. Bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken. Dit krijg je schaal 6 €2.866,04 - €3.564,01 (bruto) Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd tijdelijk dienstverband met uitzicht op een vast dienstverband 24 - 36 uur Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur. Dit bieden we nog meer IKB:  Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO. Vakantiedagen:  144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur. Pensioen:  Je bouwt je pensioen op (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland. Verlofregelingen:  Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof. Thuiswerkvergoeding:  Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag. Thuiswerkplek/verduurzaming:  €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning. Reiskostenvergoeding:  100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding. Trainingen, cursussen en opleidingen:  Via onze eigen IND academie kun je opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw functie. Ontdek onze interne leerlijnen en maak gebruik van het opleidingsbudget om interne en externe opleidingen/trainingen te volgen voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Meer informatie:  https://www.caorijk.nl/ Dit vragen wij Je beschikt over een mbo- werk- en denkniveau. Het beheren van agenda’s en mailboxen heb jij volledig in de vingers. Je hebt aantoonbare ervaring met en affiniteit voor het werken in een digitale werkomgeving. Competenties Flexibiliteit Plannen en organiseren Samenwerken Stressbestendig Voortgangscontrole en klantgerichtheid Hier kom je te werken Meer over Immigratie- en Naturalisatiedienst Directie Bedrijfsvoering (BV) Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren. De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen. De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering. Directie Informatievoorziening, afdeling Strategie en Regie (IV / S&R) Eén van de vier afdelingen binnen de directie Informatievoorziening is Strategie en Regie. De afdeling Strategie en Regie adviseert, stelt kaders, monitort en ondersteunt de directeur en het MT IND bij het borgen van de continuïteit en ontwikkeling van de informatievoorziening. Dit met als doel de IND optimaal te ondersteunen bij de uitvoering van haar kerntaken. De afdeling bestaat uit twee teams, waarvan het directiesecretariaat een centrale rol speelt in het ondersteunen van het management van de Directie IV. Als onderdeel van dit team werk je samen met collega-managementondersteuners aan een soepel en professioneel functionerend secretariaat. Jullie ondersteunen het managementteam onder andere bij de Planning & Control-cyclus, HRM gerelateerde onderwerpen en medezeggenschapsaangelegenheden. Samen zorgen jullie voor een continue bezetting op alle werkdagen van de week, verdelen jullie de werkzaamheden en vervangen jullie elkaar bij afwezigheid. Je bent breed inzetbaar, schakelt makkelijk en draagt actief bij aan een goed georganiseerde en efficiënte ondersteuning van het management. De afdeling wordt aangestuurd door een tactisch en een operationeel manager. Directie Dienstverlenen (DV) De directie DV is opgebouwd uit de afdelingen Klantkanalen, Keten, Communicatie, Expertise en Toezicht & Handhaving en wordt ondersteund door specialistische stafleden die er onder meer voor zorgen dat elk project binnen DV geborgd is. Alle afdelingen binnen Dienstverlenen hebben specifieke expertise, wat hen bindt is ons gemeenschappelijk doel: iedere aanvrager krijgt de behandeling die hij of zij nodig heeft. Of dat nu een aanvrager is bij onze loketten, in het buitenland, bij andere directies of bij ketenpartners: wij leveren professioneel maatwerk dat ertoe doet! Daarvoor levert de directie DV hoogwaardige diensten, kennis, producten en activiteiten aan onze afnemers. Dat doen we conform vooraf vastgestelde eisen voor kwaliteit en tijdigheid. Intern zijn we toeleverancier aan de beslisdirecties. De directie DV draagt eraan bij dat de beslisdirecties in staat worden gesteld om hun doorlooptijden te halen. Ten behoeve van de beoordeling van aanvragen van aanvragers leveren wij onderzoeken, adviezen, beslisondersteuning, verwerken we de post, voeren we controles en checks uit en werken we samen aan adequate handhaving. Door slimmer te werken en het digitaliseren van diverse processen kunnen we het werkaanbod wat op ons afkomt steeds sneller verwerken. Daarnaast ondersteunen we de IND in het onderhouden van contacten met stakeholders en het steeds communicatiever worden over onze werkzaamheden. Richting de aanvragers zelf zijn wij het gezicht van de IND bij het afnemen van biometrie, het uitreiken van verblijfsdocumenten, het verstrekken van informatie en het verzorgen van het directe klantcontact op maat aan de balie, de telefoon en digitaal. Onze medewerkers zijn de belangrijkste schakel bij het realiseren van al onze ambities. De vanzelfsprekende zorg voor hen gaat verder dan training, opleiding en interessant werk. Even belangrijk is het om te werken in een omgeving waarin collega’s respectvol met elkaar omgaan, zichzelf kunnen zijn, zich fysiek en mentaal gezond voelen, fouten mogen maken en hun vakmanschap en kennis optimaal kunnen inbrengen in hun betekenisvolle werk. Over Immigratie- en Naturalisatiedienst Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden. De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen. De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers! Bijzonderheden De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heeft  9,5 fte  vacatures   voor de functie Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S6), verdeelt over 4 directies, te weten: Directie Bedrijfsvoering (BV) (4,5 fte) 24 - 36 uur Directie Informatievoorziening (IV) (2 fte) 32 - 36 uur Directie Dienstverlenen (DV) (2 fte) 32 - 36 uur Geef in je motivatiebrief aan voor welke directie je een voorkeur hebt : De  selectiegesprekken  worden gehouden op een nader te bepalen datum na sluitingsdatum. Ben je verhinderd in de laatstgemelde periode, geef dit dan aan in je motivatiebrief. Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie. In deze functie behoort  hybride werken  tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in  Den Haag  aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende. Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie. Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief. Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn. Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving. Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid. Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Inlichtingen Heb je nog vragen over deze functie? Neem dan contact op: Voor de Directie Bedrijfsvoering (BV) met: Marisa Infiesta Scala (kwartiermaker Secretariaat) tel.nr.: 06-21361134. of met Rianne van Beek (Operationeel Manager Team Staf), tel.nr.: 06-11855213. Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met: Baris Karabulut, Senior Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-50156347.  Voor de  Directie Dienstverlenen (DV)  met: Tijmen Kozijn (Operationeel Manager DV / BMA), tel.nr.: 06-10149230​.  Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met: Darah van der Plas, Senior Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-50163170.  Of met Shalini Dirghpal, Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-52905284.  Voor de  Directie Informatievoorziening (IV)  met: Tineke Malherbe (Operationeel Manager IV / S&R), tel.nr.:06-53595821. Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met: Tara Zwenger, Senior Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-25472403.  Of met Shalini Dirghpal, Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-52905284.  Heb je nog vragen over de  algehele procedure ? Neem dan contact op met: Lucien Hermes, Senior Adviseur Werving en Selectie, tel.nr.: 06-50169093.   Over de functiegroep Managementondersteuner Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid. Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid  Stel gerust je vraag Meer informatie over deze vacature Lucien Hermes l.h.p.hermes@ind.nl +31650169093 Meer informatie over de sollicitatieprocedure Lucien Hermes l.h.p.hermes@ind.nl +31650169093 Solliciteren Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier . Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.