artikel

Checklist: het voorbereiden van een vergadering

Vergaderen

Checklist: het voorbereiden van een vergadering

Misschien vergader je ondertussen zo vaak dat het voelt als dagelijkse kost. Maar heb je er weleens aan gedacht dat je laptop kan crashen? Of als jij als notulist iets niet duidelijk hebt, hoe je dit dan kan aangeven? Loop de punten in dit artikel langs om een vergadering volledig voor te bereiden.

Als je je goed voorbereidt op een vergadering, zit je rustiger en kun je tijdens de vergadering beter luisteren. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag. Met deze checklist voor het voorbereiden van een vergadering ben jij er klaar voor.

1. Agendapunten ontvangen met gegevens die daarbij horen

De agendapunten zijn de lijdraad van de vergadering. Als je deze niet hebt wordt de vergadering een ongeorganiseerd zooitje. Het is ook belangrijk om extra gegevens bij agendapunten te hebben. Misschien is een agendapunt maar één woord of zit er een bepaald doel achter die niet genoemd wordt. Het is dan handig om meer context te hebben voor de gespreksleider.

2. Agendavoorstel besproken met voorzitter

Het is handig om, als daar tijd voor is, de agendapunten kort te bespreken met de voorzitter van de vergadering. Met speciale aandacht voor het vergaderdoel en (wisselende) agendapunten.

3. Agenda opgesteld en eventuele bijlagen samengesteld

Een punt dat voor zichzelf spreekt is de agenda opstellen. Zo heb je duidelijk overzicht tijdens de vergadering. Hierbij denken aan eventuele bijlagen is erg handig.

4. Vergaderdatum vastgesteld

Kan iedereen aanwezig zijn op de datum? Als dit niet zo is, kun je kijken of je een andere datum wilt inplannen, maar ook naar andere opties. Kan deze persoon de vergadering missen of bijvoorbeeld inbellen voor de vergadering?

5. Geschikte vergaderruimte, catering en presentatiefaciliteiten geregeld

Het is belangrijk om te letten op de details. De ruimte moet groot genoeg zijn, genoeg stoelen hebben en een beeldscherm als dat nodig is.

6. Lijst (gast)deelnemers vastgesteld

Wie moeten aanwezig zijn bij de vergadering en bij wie zou het niet zo erg zijn als ze deze vergadering zouden missen? Hier rekening mee houden bij het opstellen van een deelnemerslijst is goed om mee te nemen.

7. (Gast)deelnemers uitgenodigd

De deelnemers moeten natuurlijk ook uitgenodigd worden. Dit kan makkelijk via Outlook met een vergaderverzoek (bij interne vergaderingen). Dit doe je door ‘nieuwe items’ en dan ‘vergadering’ te klikken. Je kan dan mensen uitnodigen, een datum en locatie vaststellen en eventuele extra informatie geven. Zoals de agendapunten.

8. Agenda en benodigde stukken verzonden

Denk na over wat de deelnemers aan informatie nodig hebben. Dit kan een draaiboek zijn, agendapunten of helemaal niks.

10. Doel van vergadering bekend

Het is het meest belangrijk dat het doel van de vergadering bekend is bij jou, de notulist en de voorzitter. Het ligt aan de soort vergadering of je dit ook aan de deelnemers wil melden.

11. Doel agendapunt bekend

Je kan bij elk agendapunt ook, in het klein, het doel van dit punt beschrijven. Hopelijk weet je dan tijdens de vergadering ook of dit wordt bereikt of dat dit nog verder (in de toekomst) besproken moet worden.

12. Verslagvorm bekend

Waar en hoe verslag wordt gemaakt van de vergadering is goed om vast te stellen voor de vergadering.

13. Werk je met laptop: stroomvoorziening aanwezig

In de moderne tijd is het altijd goed om te checken of voldoende stroomvoorziening te hebben voor vele laptops. Check dit daarom ook bij de vergaderruimte en kijk waar je zelf gaat zitten met dit in je achterhoofd.

14. Back-up notuleer mogelijkheden

Een laptop kan crashen. Het is daarom ook handig om hier rekening mee te houden. Neem de agendapunten geschreven of uitgeprint mee en een manier om met pen en papier te schrijven. Het is minder duurzaam, maar bij een belangrijke/formele vergadering wel essentieel.

15. Afspraak met voorzitter gemaakt (hoe je het kunt aangeven als tijdens de vergadering iets onduidelijk is)

Het is sowieso handig om een aantal afspraken met de voorzitter van de vergadering te maken. Door een bepaald seintje te hebben om aan te geven dat een agendapunt nog niet duidelijk is bijvoorbeeld, betekent dat de voorzitter hier meer aandacht aan kan besteden. Dit geeft ook een soepelere verloop van de vergadering, dan dat jij dit (de hele tijd) tussendoor moet vragen.

Alle punten afgelopen? Dan heb je je goed op de vergadering kunnen voorbereiden!

Bron: Notuleren, zó doe je dat van Marjolein de Jong.

Reageer op dit artikel