blog

Lean vergaderen; vergader je slank

Vergaderen

Lean vergaderen; afslanken terwijl je vergadert. Best een goed idee, toch? Vaak erger je je suf tijdens vergaderingen. Ze duren eindeloos en van al die uren in een vergaderstoel krijg je eerder hangbillen dan een slanke lijn. Tenzij je staand vergadert. Dan duren meetings namelijk korter en ben je een stuk actiever. Je kunt ook de meetings zelf op dieet zetten: lean meetings. Letterlijk betekent lean: slank en lenig. Als je lean vergadert, heb je snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat. Wil jij ook zo vergaderen?

Lean vergaderen; vergader je slank

5 tips voor lean vergaderen

Tip 1: De agenda op dieet

Een lean meeting start met een beknopte agenda. Schrap alle agendapunten die onduidelijk zijn, of zorg ervoor dat ze duidelijk worden. Krijg je vage agendapunten aangeleverd van je manager of team? Vraag dan net zo lang door, totdat exact duidelijk is wat er op de agenda moet staan. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en blijft de vaart erin.

Tip 2: Weg met te veel ballast

Niet alleen op je heupen kun je overbodige ballast missen als kiespijn, in de vergaderzaal geldt hetzelfde. Jij zit vast ook wel eens met te veel mensen in een meeting, bijvoorbeeld met collega’s van wie de toegevoegde waarde niet duidelijk is. Zonde van hun tijd én de meeting duurt hierdoor langer. Als je lean vergadert, vraag je je bij elke meeting af, wie je uitnodigt. Want: zoveel collega’s, zoveel meningen… Dat werkt heel inefficiënt. Weg met overbodige ballast!

Tip 3: Gebruik je stopwatch

De timer die ranke atleten gebruiken kun je ook gebruiken in de vergaderzaal. Wil je geen seconde verspillen, houd dan de begin- en eindtijd van de vergadering goed in de gaten. Irritante laatkomers? Praat ze niet bij tijdens de meeting. Oeverloze monologen en uitlopende discussies voorkom je door per agendapunt een afgebakende tijd vast te stellen. Zo weet je zeker dat de vergadering op tijd eindigt.

Tip 4: Dikke stapels papier of slanke tablet

Tillen met stapels vergaderstukken is, als je het positief bekijkt, goed voor je armspieren. Maar efficiënt is het niet. Stel je eens voor hoe het zou zijn wanneer je de stapels vergaderdocumenten terug kan brengen tot de dikte van een tablet. Fijne afslankactie toch? Als je digitaal vergadert, hoef je nooit meer met geprinte vergaderdocumenten te sjouwen. Alles lekker digitaal op één plek.

Tip 5: Actie!

Slank worden zonder extra beweging? Dat is lastig. Met alleen sapjes en repen lukt het vaak niet. Zorg daarom in lean meetings ook voor actie. Wat is de status van eerder genomen besluiten en actiepunten? Bespreek ze aan de hand van een actielijstje of het verslag. Natuurlijk: dit onderdeel van effectief vergaderen is minder populair. Maar… het voorkomt wel dat mensen doen alsof er van alles is besloten, terwijl ze vervolgens helemaal niets doen. Dat leidt alleen maar tot nog meer vergaderen.

Auteur: Rachel Mannaerts, iBabs

Reageer op dit artikel