Wil jij af van verkalking in je meetingroom? Laat de ontkalkingsmiddelen en schrobber maar liggen. De volgende tips zijn een ware voorjaarsschoonmaak van jullie vastgeroeste vergadercultuur.

Tip 1: weg met de automatische piloot

Wil je tijdswinst boeken in jullie meetingroom? Zet de automatische piloot uit en kijk of die structureel terugkerende meetings wel echt nodig zijn. Stel gewoon steeds een agenda op: dan zie je zo of er écht voldoende topics zijn om te bespreken. Geen topics? Dan ook geen meeting. Heb je weinig agendapunten, maar moeten ze per se worden besproken? Nodig dan alleen relevante collega’s uit.

Tip 2: eigen verantwoordelijkheid

Dit lijkt misschien spannend, maar het werkt heel goed. Leg de verantwoordelijkheid voor aanwezigheid bij meetings eens bij de medewerkers neer. Hebben ze relevante input, dan moeten ze zeker gaan. Komen ze alleen omdat ze last hebben van FOMO (Fear of Missing Out), dan kunnen ze net zo goed de notulen lezen.

Tip 3: ken het prijskaartje van jullie meetings

Meten is weten, ook wat vergaderingen betreft. Weet je hoeveel uren jullie op jaarbasis besteden aan meetings? En wat het gemiddelde uurtarief van je vergaderende collega’s is? Met die kennis bereken je zo hoeveel de meetings jaarlijks kosten. Dat prijskaartje helpt jullie bewuster met vergadertijd om te gaan.

Tip 4: flexibel vergaderen

Je hoeft niet met z’n allen in een vergaderruimte te zitten: je kunt ook telefonisch of online vergaderen. Dan heb je geen last van laatkomers en onderonsjes en bespaar je bovendien op reistijd en -kosten. Met een digitale vergadertool is het een fluitje van een cent. Bovendien heb je dan voortaan al je vergaderstukken overzichtelijk bij elkaar én behoren de stapels papier tot het verleden.

Tip 5: take your time

Veranderingen kosten tijd. Ga je met deze tips aan de slag, gun jezelf en je collega’s dan wat tijd voor het optimale resultaat. Antikalk moet tenslotte ook eerst even inwerken. Geef zelf het goede voorbeeld en blijf positief: dat kan een verhelderend sneeuwbaleffect met grote besparingen tot gevolg hebben.

Auteur: Martin Sterenberg, iBabs

Ontdek de 7 voordelen van papierloos vergaderen