De bladeren vallen alweer van de bomen. Zoals elk jaar pingelen dan ineens de klanken van een vertrouwd kinderliedje door mijn hoofd: “Herfst, herfst, wat heb je te koop, duizend kilo blaadjes op een hoop.” Zolang de bladeren vanzelf verkleuren en van de bomen vallen, vind ik alles oké. Daar kan ik zelfs van genieten. Geen herfstdepressies voor mij.

Voor elke 25 pakken papier 1 boom

Het kan namelijk makkelijk anders. Neem nu vergaderingen. Massa’s organisaties blijven stug alle vergaderstukken printen. Worden stukken vlak voor de vergadering gewijzigd? Dan draait de printer gewoon nog een keer op volle toeren. Misschien ben je er zo aan gewend alles continu te printen, dat je er niet eens meer bij stil staat hoeveel bomen je er zo doorheen draait. Realiseer jij je dat er voor elke 25 pakken papier één boom wordt gekapt? Als je je daarvan bewust bent, denk je wel twee keer na voordat je op de printknop drukt. Toch?

Ban papier uit de vergaderzaal

Gelukkig zijn er inmiddels ook al heel wat organisaties die papier helemaal uit de vergaderzaal bannen. Zij vergaderen letterlijk papierloos. Dat lijkt misschien futuristisch en een mega-omslag als je nu nog tussen bergen papieren werkt. Toch is het is zo gepiept. Als je tenminste een goede tool voor digitaal vergaderen gebruikt. Doordat alle stukken in deze tool digitaal worden gedeeld, is stukken printen voortaan voltooid verleden tijd. Niemand hoeft meer naar de juiste versie van vergaderstukken te zoeken. De status van documenten is met een druk op de knop inzichtelijk. En die collega die altijd van zijn actiepunten afkomt met de smoes dat hij de vergaderstukken niet heeft gehad? Die heeft voortaan een probleem!

Dag papier, dag stress

Meetings behoren voor managementondersteuners tot de meest tijdrovende klussen van de werkweek. Vooral de voorbereiding van meetings kost veel tijd. En de actielijsten en notulen uitwerken ook natuurlijk. Als je digitaal vergadert, bespaar je jezelf veel voorbereidings- en afhandelingstijd. Gemiddeld is dat 70 %! Het resultaat: iedereen is up-to-date en niemand wordt tijdens de vergadering afgeleid door geblader in stapels papier. Doordat iedereen op hetzelfde systeem is aangesloten, wordt ook veel sneller gecommuniceerd over alle vergader-issues. Kortom: door papierloos vergaderen bespaar jij jezelf en je collega’s veel tijd, bespaar je de organisatie veel kosten en draag je ook nog bij aan een beter milieu. Fijne herfst!

Auteur Rachel Mannearts | iBabs