blog

Papierloos vergaderen: zo gemakkelijk

Vergaderen

De iPad maakt papierloos vergaderen mogelijk en zeer verleidelijk. Met één veeg over het touchscreen vliegen de papieren uit de vergaderkamer. Bespaar op printkosten. Gebruik je tijd efficiënt. En lever niets in op gemak.

Papierloos vergaderen: zo gemakkelijk

De printer laten we met rust. Onze handen vrij op weg naar de vergadering. Geen zware aktetas vol stukken. En toch zijn de juiste documenten paraat en hebben we direct na afloop van de meeting toegang tot de actielijst.

Met vergaderen kun je besparen

Vergaderen is noodzakelijk. Maar er gaat ook veel tijd verloren, maar liefst 67% van de vergaderingen blijken niet productief genoeg! Staand vergaderen is al een bewezen fenomeen dat de duur van de vergadering vermindert en de effectiviteit tot wel 34% verhoogt. De integratie van de iPad als vergadertool vormt echter de echte winst. De gemeente Hardenberg is hiervan het levende bewijs. Zij hebben het jaar na de introductie van vergaderen met de iPad een besparing van ruim € 34.000,– aan print en personele kosten gerealiseerd!

Haal meer uit je meeting met tools

Als je nu nog met papieren vergaderstukken werkt dan weet je als geen ander dat dit niet 100% praktisch werkt. Niet iedereen heeft de laatste versies van documenten, aantekeningen raken zoek enzovoort. Dat kan efficiënter! Door te werken met digitale software zoals SharePoint heb je op een iPad altijd inzicht in de laatste versies van stukken. Dat werkt net zo intuïtief als met papier, maar dan zonder ruis.
Met de iPad ben je tijdens de vergadering online. Aantekening maken in programma’s als Evernote of Boardroom werkt als vanzelfsprekend. Even snel een foto maken van je screen is zo geregeld. De iPad beschikt daarnaast over Facetime wat videoconferencing mogelijk maakt. Of wat dacht je van de mogelijkheid om alle rapportages standaard in PDF te zetten? Wil je even wat opzoeken? Met de zoekfunctie in de app scrol je makkelijk naar de juiste documenten… kortom, je regelt het zo!

7 voordelen op een rij

1: bespaar tijd

2: verhoog efficiëntie

3: bespaar kosten

4: maak de documentenstroom beheersbaar

5: verminder stress

6: beter voor het milieu

7: veilig, stabiel en betrouwbaar

Aan de slag

Lijkt het een grote stap om in jullie organisatie met een iPad te vergaderen? Introduceer een proefperiode en laat iedereen er bekend mee worden. Of geef mensen een (incompany) training. iBabs geeft een mooie weergave in de vorm van een infographic. Neem je tijd een succes is verzekerd!

Auteur: Marloes Egberts | The Office Managers

 

Reageer op dit artikel