FOMO, oftewel Fear Of Missing Out. De angst om iets belangrijks of leuks te missen. Constant je telefoon checken of je niet een appje of een mailtje hebt gemist. Herken je deze symptomen? Dan lijd je aan FOMO.

FOMO is zeer besmettelijk

FOMO blijkt een besmettelijke ‘ziekte’ te zijn die je ook op kantoor kunt opdoen. En dan vooral tijdens een vergadering. Deze zit vol met mensen die eigenlijk geen echte bijdrage leveren aan de discussie. Ze zijn aangeschoven omdat ze vooral niets willen missen, in de loop willen blijven. Dat komt het vergaderproces niet ten goede. Gelukkig is er een remedie om FOMO-lijders uit de vergaderzaal bannen.

Nodig selectief deelnemers uit

Hoe vaak komt het niet voor dat steeds weer dezelfde mensen rond de vergadertafel zitten. Kijk de volgende keer eens kritisch naar de deelnemerslijst, voordat je een uitnodiging of agenda verstuurt. Nodig alleen personen uit die wezenlijk een bijdrage leveren aan het proces of nodig ze uit voor een deel van de meeting.

Stuur notulen naar degenen met FOMO

Bang dat je collega’s voor het hoofd stoot hiermee? Ook hier is weer een medicijn voor, in de vorm van notulen. Zo blijven ze volledig op de hoogte en hebben niet het gevoel iets belangrijks te hebben gemist.

Schrap ellenlange meetings

FOMO-vergaderaars schuiven ook graag aan in meetings omdat ze denken dat bepaalde info weleens relevant zou kunnen zijn. Als mensen beter weten wat er speelt, bijvoorbeeld door een heldere agenda met doelstellingen, hebben ze minder behoefte ‘voor alle zekerheid’ aan te schuiven. Dat wil niet zeggen dat je collega’s de mond moet snoeren. Informatie delen is belangrijk, maar er zijn voldoende mogelijkheden om informatie op andere plekken te delen dan in de vergadering. Bijvoorbeeld via intranet, via online projectgroepen of met Scrum-meetings. Vragen en updates worden zo sneller gedeeld en het voorkomt lange wekelijkse meetings met te veel collega’s. Je zult zien dat de behoefte om ‘live’ te vergaderen zo ook flink afneemt.

Tips voor een effectieve vergadering

Wil je meer tips die jou en je collega’s helpen zo effectief mogelijk te vergaderen? Download dan deze checklist voor een effectieve vergadering.

Auteur Rachel Mannaerts | iBabs