blog

Doorbreek deze drie slechte vergadergewoontes

Vergaderen

Iedereen heeft wel een paar slechte gewoontes zoals te veel chocolade eten, nagelbijten of urenlang tv kijken. En het is maar wat lastig om slechte gewoontes af te leren. Dit geldt ook voor routines op je werk zoals inefficiënt vergaderen.

Doorbreek deze drie slechte vergadergewoontes

Maak de balans maar eens op:

• Bij hoeveel vergaderingen was jij deze maand aanwezig?
• Waren ze naar jouw mening allemaal even nuttig?
• Hoeveel uren was je hier mee kwijt?

Ik denk dat je gerust mag stellen dat in veel bedrijven inefficiënt wordt vergaderd. En dat er in de loop der jaren (vaak onbewust) slechte vergadergewoontes zijn ingeslopen. Leer ze herkennen en onderneem stappen om ze te doorbreken.

Standaard duur

Terugkerende meetings duren vaak even lang. Maar waarom eigenlijk? Wellicht kan jullie wekelijks MT-meeting van anderhalf uur ook wel binnen een uur. Speel eens met de lengte van de bijeenkomsten. Dwing jezelf ertoe om binnen een kortere tijd te vergaderen. Je zult zien dat je veel efficiënter vergadert. Het is een win-winsituatie want over een jaar gerekend zijn dat tientallen uren die je ergens anders aan kunt besteden.

Tip: verkort de lengte van de vergadering

Standaard deelnemers

Wees ook kritisch op wie je uitnodigt voor een vergadering. Bij wekelijkse meetings zijn het steeds dezelfde mensen die aanschuiven. De vraag is, moeten het altijd zoveel deelnemers zijn en moeten dit ook altijd dezelfde mensen zijn. Wellicht kun je de onderwerpen splitsen in kortere meetings met een kleiner groepje?

Tip: nodig alleen mensen uit die echt aanwezig moeten zijn.

Standaard papier

Terwijl het papierloze kantoor verder oprukt, blijven we vergaderen met bergen papier. Maar vergaderen kan tegenwoordig volledig papierloos. Dit bespaart niet alleen een hoop gekopieer, je draagt gelijk een steentje bij aan het verbeteren van het milieu. Dankzij handige vergaderapps kunnen alle stukken gedigitaliseerd en gecategoriseerd worden en kun je afspraken maken, agendapunten selecteren en notulen opslaan. Alles wat je nodig hebt om te kunnen vergaderen heb je 24/7 bij de hand.

Tip: ga papierloos vergaderen.

Herkenbaar?

Zie je één of wellicht meerdere slechte vergadergewoontes terug in jouw organisatie en wil je ze graag doorbreken? Download dan ‘De 7 wetten van het nieuwe vergaderen’. Want bij nieuwe gewoontes horen nieuwe regels en wetten.

Auteur Rachel Mannaerts

Reageer op dit artikel