blog

Een ondankbare taak

Vergaderen

Notuleren … bijna niemand vindt het leuk. Logisch! Je doet je uiterste best iets goeds af te leveren en dan wordt het nauwelijks gelezen. Misschien zelfs helemaal niet. Een ondankbare taak dus. Of toch niet?

Een ondankbare taak

Dat ligt eraan.

Waaraan?

Aan de vergaderaars. En – o ja – aan het verslag natuurlijk! Veel verslagen bevatten nog steeds heel veel woorden, maar niet de kern. In dit blog lees je hoe jij uit alles wat er gezegd wordt, de kern kunt halen en alle bijzaken langs je heen laat glijden. Resultaat? Beknopte verslagen die gelezen worden.
Hoe weet je wat je moet noteren en wat niet?

“Ga jij even naar de Jumbo”, zei ik tegen mijn zoon. Toen hij ja zei maar bleef staan, herhaalde ik geërgerd: “Ga jij even naar de Jumbo!”
Wat deed mijn zoon verkeerd? Niks natuurlijk. Ik wel! Ik vroeg hem naar de supermarkt te gaan zonder te vertellen wat hij moest halen. Een onmogelijke opdracht voor hem.

Een onmogelijke opdracht

Zo vergaat het de gemiddelde notulist. Die weet vooraf niet wat ze van een agendapunt moet noteren. Gevolg: ze klopt zo veel woorden als ze kan in de laptop en hoopt dat ze – straks rustig op haar werkplek – van de brei een logisch verhaal kan maken.

Dat werkt dus niet! Mijn zoon wil van mij weten wat hij moet halen. Hoe gek het ook mag klinken: jij moet ook weten wat je moet ‘halen’. Vóórdat je aanschuift aan de vergadertafel.

Hoe kan ik nou weten wat er gezegd gaat worden?

Heel simpel. Door het doel van de vergadering: informerend, oordeelvormend of besluitvormend.

Is dat alles?

Nee, daar begint het mee.

Weet je wat het doel is, dan moet je weten wat je van het agendapunt moet noteren. Dat vraag je aan de voorzitter tijdens de voorbespreking. Moet je de discussie samenvatten? Kan dat beknopt of moet het uitgebreid? Hoef je alleen de besluiten en actiepunten te noteren?

Is dat dan alles?

Nee, zeker niet. Nu ga je je notulen alvast voorbereiden op de computer. Zodat je de informatie die je vooraf hebt al in je document zet. Dat scheelt schrijven tijdens het luisteren. Want alleen als je geconcentreerd kan luisteren, ben je in staat te volgen wat er gezegd wordt. Dus niet langer klakkeloos zoveel mogelijk woorden opschrijven en hopen dat je ergens de kern te pakken hebt.

Auteur

Judith Winterkamp is trainer en coach in zakelijke communicatie. Ze schrijft elke maand de rubriek Spelling en taal in Management Support Magazine. En ze geeft voor Management Support trainingen, onder meer Notuleren als een pro. Lees het grote interview met haar inclusief onderzoeksresultaten: Notuleren: “Het lijkt wel een taboeonderwerp”.

Judith Winterkamp

Reageer op dit artikel