Picture this: de meeting waarin je zit verloopt stroperig, en je ziet collega’s steeds verder onderuitzakken. Herkenbaar? Vast wel: het blijft voor veel voorzitters een forse uitdaging om meetings kort en krachtig te houden. Het is natuurlijk ook niet makkelijk. En als ze de hele vergadering wél binnen de perken weten te houden, dan zit er na de rondvraag vaak nog een gemeen addertje onder het gras. Het tijd slurpende agendapunt WVTTK: Wat Verder Ter Tafel Komt. Waar is dit agendapunt ook alweer voor bedoeld? En waar wordt het voor misbruikt?

WVTTK te vaak misbruikt

Tijdens WVTTK kun je bespreekpunten inbrengen die niet op de agenda staan. Een voordeel hiervan is dat de leden van een vergadering de mogelijkheid krijgen om in te gaan op last-minute acties, actuele zaken of brainwaves die ze tijdens de meeting kregen. Maar helaas wordt WVTTK vaak misbruikt om standpunten die tijdens de meeting aan de orde kwamen nogmaals aan de orde te stellen. Discussies worden hierdoor in feite herhaald. Ook wordt het agendaitem regelmatig misbruikt als platform voor last-minute opmerkingen en vragen.

WVTTK = wat vaak te veel tijd kost

Wat mij betreft is er maar één vertaling voor deze afkorting: Wat Vaak Te veel Tijd Kost. Want meestal is dit agendapunt de kliko van de meeting: alle onderwerpen die het recyclen niet waard zijn, worden erin gestopt. Mijn collega’s en ik hebben deze Holle Bolle Gijs van de meeting daarom vaarwel gezegd. Jammer voor Gijs, fijn voor ons.

3 tips om met WVTTK tijd te besparen

Schat jij in dat jouw organisatie WVTTK niet zo maar laat varen? Maar wil je wel dat dit agendapunt je minder tijd kost? De volgende tips besparen jou en je collega’s een hoop ergernis.

1. Tijdslimiet
Hang een tijdslimiet aan de afsluiter van de meeting. Als iedereen weet dat er niet meer dan vijf minuten zijn voor WVTTK kun je sneller uit de meeting ontsnappen.

2. Doorschuiven naar volgende meeting
Wordt er tijdens WVTTK een onderwerp ingebracht dat eigenlijk een verkapt agendapunt is? Schuif het dan door naar de volgende meeting. Lukt dat niet qua timing? Vraag dan het topic separaat te bespreken, met collega’s voor wie het onderwerp écht van belang is. Dat spaart de overige aanwezigen veel tijd.

3. Behandel onderwerpen niet opnieuw
Soms willen deelnemers terugkomen op onderwerpen die tijdens de meeting zijn behandeld. Ze proberen dat via de achterdeur van de meeting te doen, bij WVTTK. Wees alert op dit soort pogingen: trap er niet in!

Auteur: Martin Sterenberg, ibabs

Lees ook:

Met het DISC-model van verschillende vergadertypes kun je beter afstemmen op de communicatie en gedragsstijl van de ander. Ben jij rood, groen, geel of blauw?

De zes denkhoeden van Edward de Bono helpen je om vanuit verschillende perspectieven naar een vraagstelling of probleem te kijken. Dit is hoe het werkt, aan de hand van een voorbeeld.

Het handige notitieprogramma OneNote kun je ook heel goed gebruiken bij het digitaal vergaderen. Onze software-expert Roel Peeters geeft een aantal tips voor vergaderen in OneNote.