checklist

Reserveren van een vergaderlocatie

Vergaderen

Vergaderruimte vastleggen:

  • de begintijd; houd rekening met voorbereidingstijd, klaarzetten van audiovisuele benodigdheden en eventuele andere voorzieningen.
  • eindtijd; neem de eindtijd ruim vanwege mogelijke uitloop.

Gewenste vergaderopstelling melden:

  • geef hierbij eventuele speciale wensen aan, extra showtafels en dergelijke.

Benodigde apparatuur en presentatiemiddelen reserveren, zoals:

  • beamer,
  • overheadprojector,
  • televisie,
  • videorecorder of dvd-speler,
  • projectiescherm,
  • flip-over met stiften (bij voorkeur diverse kleuren),
  • whiteboard met stiften (bij voorkeur diverse kleuren),
  • microfoons,
  • technische assistentie.

Gewenste culinaire voorzieningen bestellen:

  • koffie, thee, water, frisdrank, patisserie, broodjes, (warme) lunch enzovoort.

Vraag altijd om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken omtrent de reservering, waarin alle besproken details zijn opgenomen.

Op Secretaresse Assistent staat een uitgebreide checklist vergaderlocatie.

Tips voor een vruchtbare vergadering
Vergaderproblemen oplossen
Taakverdeling op het secretariaat en overzicht op werkzaamheden
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel