20 jun 2011

checklist

Negen tips om korter te vergaderen

Voor een efficiënte vergadering is tijdsmanagement van groot belang. Met de volgende tips kun je de tijdsduur van een vergadering flink beperken:

Wacht niet op telaatkomers. Begin gewoon, anders komen ze de volgende keer ook niet op tijd.
Laat de vergadering niet te veel uitlopen. Gebruik desnoods een kookwekker of hang een grote klok met secondewijzer op en stel per agendapunt een tijd in. Stel iemand aan om de tijd in de gaten te houden.
Vergader staand. Staand vergaderen kan de vergadering met een derde van de tijd verkorten! Hoe komt dat? De meeste mensen vinden het niet prettig om lang te staan. Houd er wel altijd rekening mee dat het voor sommige mensen niet mogelijk is (lang) te staan. Regel voor hen een tafel met een stoel.
Overigens is niet elke soort vergadering geschikt om staand te doen. Een brainstormvergadering bijvoorbeeld vergt wat meer tijd en dan is staand vergaderen niet erg comfortabel.
Laat degene die een agendapunt heeft ingebracht, dit punt inleiden. Of in elk geval: degene die er het meest in thuis is. Zo bevorder je dat het agendapunt adequaat wordt geïntroduceerd en voorkom je vertraging doordat de kenner zijn verhaal later alsnog moet doen.
Probeer te voorkomen dat één persoon de hele vergadering aan het woord is en zijn mening dus alleen aan bod komt. Laat vervolgens alle aanwezigen over elk punt kort hun mening geven. Zo voorkom je dat slecht voorbereide deelnemers ongemerkt hun snor drukken en er later ‘ja maars’ komen.
Zorg voor een efficiënt vergaderrooster. Er moet voldoende tijd tussen twee vergaderingen in zitten om de actiepunten uit een vergadering te kunnen uitvoeren of ‘op te starten’.
Het kan zinvol zijn eens een vergadering over te slaan, maar ook een extra vergadering in te plannen.
Stel voor de vergadering gedragsregels op, print ze uit en hang ze op. Pas de regels aan als dat nodig is. Als medewerkers zich slecht aan afspraken houden, moet je de oorzaken daarvan (laten) onderzoeken en aanpakken.
Maak gebruik van de stoelendansmethode. Mensen redeneren vrijwel altijd vanuit hun eigen referentiekader. Om het wederzijds begrip te bevorderen, kun je de stoelendansmethode van communicatiespecialist Bjørn Aris eens toepassen. Hierbij laat je iemand zich eens in een van de andere aanwezigen verplaatsen en zijn of haar mogelijke visie verwoorden.
Deze methode zorgt voor meer binding en begrip tussen collega’s, waardoor doelen over het algemeen sneller worden gehaald.
Probeer ook eens een alternatieve vergadering uit. Je kunt misschien ook eens telefonisch vergaderen of chatten via IM (instant messaging).