checklist

De 5 grootste vergadervalkuilen

Vergaderen

1. Vergaderen omdat het nu eenmaal is ingepland

Aan het begin van het jaar wordt ‘ie vaak gemaakt: de vergaderkalender. Wekelijks een MT’tje, bilaatje hier en daar, projectgroepoverleg zus… En voor je het weet zit de agenda dichtgetimmerd, vooral op de ‘klassieke vergaderdagen’ dinsdag en donderdag. Voorbereidingen, notulen, besluitenlijsten – zo houden we elkaar bezig. Kijk dus kritisch naar de kalender en plan halverwege het jaar een evaluatiemoment: kan die frequentie niet naar beneden?

2. Accepteren dat deelnemers te laat komen of niet zijn voorbereid
Dit valt of staat met de houding van de voorzitter van de vergadering. Te laat? Jammer, we zijn alvast gestart. Ben je niet ingelezen? Dan kun je ook geen mening geven tijdens de vergadering. Stukken niet ingeleverd voor de deadline? Jammer, je agendapunt vervalt. Een alternatief is iedereen de eerste tien minuten de gelegenheid geven om: het verslag nog snel doornemen, laatste stuk uit te lezen of opmerkingen scherper te formuleren.

3. Deelnemers met onduidelijke rollen laten meedoen
Waarom zit je hier? Wie die vraag niet kan beantwoorden, hoort hier niet thuis! Vervangers die niet goed zijn bijgepraat vallen ook in deze categorie. Sommige mensen laten zich voorstaan op het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen: ik vergader, dus ik ben belangrijk. Niks van waar. Weg ermee!

4. Doen wat je altijd al deed
Probeer een vaste vergadering toch met afstand te bekijken. De samenstelling, de duur, de locatie, de tafelindeling, de notulen, de voorbereiding… Zijn er knoppen waaraan je kunt draaien zodat er een frisse wind waait? Vergader bijvoorbeeld eens met wisselend voorzitterschap, of ergens anders, of via Skype, of staand – dat geeft een totaal andere dynamiek. Verzuipt iedereen in de stukken? Maak je hard voor de aanschaf van iPads met apps waarmee je notities kunt maken in PDF-documenten.

5. Het tempo te laag houden
Sommige vergaderingen duren eindeloos en komen maar niet to the point. Een voorzitter heeft een belangrijke rol in de vaart die in een vergadering zit: niet eindeloos de vorige notulen doornemen bijvoorbeeld. Zijpaadjes die worden ingeslagen of discussies die ver afdwalen… Bij de knieën afzagen en de betrokkenen vragen dit apart te bespreken. De verwachtingen moeten goed worden gemanaged, door bijvoorbeeld per agendapunt het aantal minuten concreet te maken. Dat scheelt!

Boek: Creatief en betrokken vergaderen

 

Reageer op dit artikel