Steeds meer organisaties stappen over op papierloos vergaderen. Toch zijn er ook nog heel veel kantoren waar secretaresses met grote regelmaat dikke pakken papier door de printer trekken om vergaderdeelnemers te voorzien van agenda, notulen en besluitenlijsten.

Begrijpelijk dus dat veel secretariaten graag willen overstappen op papierloos. Dat scheelt hopen gedoe. Maar intern stuit dat nog wel eens op weerstand. Hoe krijg je het bestuur of de directie zover om de vertrouwde traditionele aanpak te verlaten? In dit artikel een paar argumenten die je kunnen helpen om die transitie op gang te brengen.

Kosten

Duizend euro per uur, dat kost een uurtje vergaderen van een normaal directieteam in een grotere organisatie. Exclusief koffie, zaalruimte en apparatuur. Daar staan we vaak niet bij stil, maar elke minuut besparing levert dus onmiddellijk geld op. De praktijk leert dat papierloos vergaderen in veel gevallen flink tijd bespaart – naar schatting tussen de tien en dertig procent.

Actie

We vergaderen – uiteindelijk – om besluiten te nemen. Als ieder zijn zegje gedaan heeft, komt er een actie, taak of besluit uit. Dan is het wel zo prettig als die actie ook wordt opgevolgd of de taak wordt uitgevoerd. Als papierloos vergaderen ergens aan bijdraagt, is het aan het verbeteren en versnellen van actie. Een goed systeem kent actiepunten of taken toe aan deelnemers. Klaagt een directeur of voorzitter over te lang uitstaande taken, dan is papierloos vergaderen voor hem of haar waarschijnlijk een uitkomst.

Accurate informatie

“Zijn we nou bij versie 9 of 10?” Word je als managementondersteuner gek van dit soort vragen, dan kun je er vanuit gaan dat dit ook bij vergaderdeelnemers speelt. Een goede papierloosvergaderoplossing sluit goed aan bij andere IT-systemen in de organisatie. Voor het secretariaat betekent het dat ze niet meer elke keer mailtjes moeten versturen met een nóg nieuwere versie. Het maakt hun werk makkelijker, maar verbetert ook de kwaliteit van de voorbereiding en voorkomt nodeloos oponthoud tijdens de vergadering.

Grip op de dag

Is jouw leidinggevende zo iemand die zich van bijeenkomst naar bijeenkomst haast en steeds opnieuw andere stukken nodig heeft? Een serieuze oplossing biedt een dagmap, waarin hij voor elke vergadering die dag de juiste stukken bij de hand heeft.

Minder inkt en papier

Papierloos vergaderen spaart papier uit, dus bomen. Maar vergeet ook de toner en printerkosten niet. In een tijd van CSR en MVO zijn dit nog steeds belangrijke argumenten. Er zijn oplossingen die voor elke uitgespaarde boom een (extra) boom aanplanten.

Wachttijd

Gebeurt het jou ook nog wel eens dat je een verzoek krijgt om in het archief op te duiken wat er ‘toen en toen’, ‘daar en daar over’ besloten is? Dat kost jouw opdrachtgever wachttijd en jij hebt vast iets beters te doen. Professionele oplossingen leggen automatisch een digitaal archief aan dat deelnemers gemakkelijk zelf kunnen doorzoeken. Bijkomend voordeel: al die archiefkasten op het secretariaat kunnen de deur uit. Dat schept ruimte, voor een leuke plant bijvoorbeeld. Dat is ook nog eens goed voor het bínnenklimaat…

Voor organisaties waar veel vergaderd wordt, zijn er serieuze argumenten om papierloos te vergaderen. Maar is papierloos altijd een goed idee? Of zijn er ook situaties waarin je met het spreekwoordelijke kanon op een mug schiet?

Doelloos

“Vergaderen, moet het eigenlijk wel?” Dat zou de eerste vraag moeten zijn. Het gebeurt nog steeds dat vergaderen vastgeroest is in de cultuur van de organisatie. Misschien bewijs je jouw leidinggevende wel een grote dienst door eens hardop te vragen naar het doel van een vergadering. Als er geen duidelijk doel is, is vergaderen tijdverspilling.

Samenwerken

Niet elk type bijeenkomst is een vergadering, ook al wordt deze wellicht zo genoemd. Wil je tijdens een bijeenkomst met verschillende mensen tegelijk aan documenten werken, dan kun je beter kiezen voor Sharepoint of Huddle, software waarmee teams samenwerken. Is veiligheid of privacy minder van belang, dan kun je ook nog denken aan Google Docs of Dropbox.

Afstemmen én inhaken?

Zijn vergaderingen vooral bedoeld als ‘afstem-moment’ dan hoef je geen papierloos-vergaderoplossing in te richten. Gaat het om afstemmen én inhaken, oftewel ‘besluiten nemen’, dan komt papierloos vergaderen in beeld. Zeker als de kwaliteit van besluitvorming beter en sneller moet, is een overstap op zijn plek.

Rens Groeneveld
CEO OurMeeting – betere besluiten in minder tijd