checklist

Tips voor een goed vergaderverslag

Vergaderen

Vergaderingen verlopen soms chaotisch. Hoe zorg je als notulist toch voor een goed verslag? Drie doorgewinterde notulisten vertellen over hun ervaringen. Ze geven je de tips, de trucs en de valkuilen.

Tips voor een goed vergaderverslag


Scherp zijn

“Het allerbelangrijkste is: scherp zijn,” zegt Majne van de Merwe van het notulistenbureau Rosenbaum Select. “Luister en kijk goed wat er gebeurt. Neem dat in je op.” Ze vindt het een beginnersfout om tijdens de vergadering alles klakkeloos op te schrijven. Ze noteert alleen de dingen die echt relevant zijn. Tijdens vurige, ingewikkelde discussies stopt ze zelfs helemaal met schrijven, zodat ze heel geconcentreerd kan luisteren en de situatie kan observeren. “Ik luister niet alleen. Ik probeer ook te achterhalen waar het werkelijk om draait in het gesprek. Wat probeert iemand duidelijk te maken? Welk belang heeft hij of zij daarbij? Of: waarom voelt iemand zich aangevallen?” 

Snel typen

Jacqueline Smits, notulist van Het Notuleercentrum, heeft een andere strategie. Ook zij noteert tijdens vergaderingen alleen de relevante zaken. Maar tijdens discussies waarin argumenten elkaar snel opvolgen, schrijft ze juist alles op. “Ik kan snel blind typen. Dus ik type bijna letterlijk mee met wat er gezegd wordt. Intussen ben ik ook continu aan het observeren.” Het komt wel eens voor dat ze bij ingewikkelde discussies niet meteen precies begrijpt wat mensen zeggen of bedoelen. “In het begin kon ik daarover in paniek raken. Inmiddels weet ik dat ik me geen zorgen hoef te maken. Eenmaal thuis, als ik de aantekeningen nog een keer doorlees, kom ik er altijd uit.” Ze zoekt wel eens dingen na op internet, zodat ze de achtergronden beter begrijpt. En ze heeft altijd een geluidsopname als back-up. Maar het is vrijwel nooit nodig om deze te beluisteren.

Vergaderverslag

Het is de kunst om van de hele vergadering één goed, prettig leesbaar verslag te schrijven. Christine van Spanning, notulist van Alt-Tab Bedrijfsondersteuning, heeft het gevoel dat je daar aanleg voor moet hebben. “Je kunt het of je kunt het niet. Mijn collega’s en ik krijgen wel eens slechte verslagen onder ogen. We denken dan: schrijf gewoon op waar het écht om gaat. Het is moeilijk om dat uit te leggen aan iemand die daar geen gevoel voor heeft.” In een slecht verslag staan veel omslachtige zinnen of een notulist heeft vrij letterlijk het gesprek weergegeven, zonder een goede samenvatting te maken. Smits heeft nog wel een laatste tip voor beginnende notulisten. “Maak een goede samenvatting en laat het verslag een nacht liggen. De volgende dag kijk je ernaar met een frisse blik en kun je het nog scherper samenvatten.”

Reageer op dit artikel