checklist

Signaalwoorden voor de notulist

Vergaderen

Soms is het als notulist moeilijk om je aandacht bij de vergadering te houden. De vergaderaars praten maar door en jij zit in gedachten al bij de film waar je naartoe gaat of een boodschappenlijstje.

Signaalwoorden voor de notulist

Maar dat kan niet, want je bent aan het notuleren! Er zijn gelukkig hulpmiddelen om je bij de les te houden. Een ervan is het herkennen van signaalwoorden om relevante informatie te selecteren. Marjolein de Jong geeft tijdens de Management Workshopdagen de workshop Efficiënt notuleren op de laptop.

Signaalwoorden voor de notulist

Signaalwoorden helpen je om de rode draad te volgen en dus beter bij de les te blijven. Het luisteren en het maken van aantekeningen wordt een stuk eenvoudiger als je deze woorden herkent. Ze geven namelijk aan of de informatie die volgt belangrijk is of niet.

Signaalwoorden herkennen is vooral een kwestie van oefenen. Let in de vergadering eens goed op deze:

Voorstel

Het woord ‘voorstel’, of varianten als ‘Wat vinden jullie ervan als we…’ of ‘Mij lijkt het een goed idee dat we…’. Een voorstel hoeft niet altijd te betekenen dat er een bindende afspraak achteraan komt, maar zeker belangrijk om in de notulen op te nemen. Misschien dat het voorstel wel een afspraak wordt of dat er iemand naar moet kijken die niet aanwezig is bij de vergadering.

Afronding en besluiten

Woorden die een afronding aanduiden, zoals ‘actie’, ‘afspraak’ en ‘besluit’. Vaker hoor je varianten zoals ‘Zullen we het dan voortaan zo maar doen?’ en ‘Oké, dan besluiten we om…’.

De voorzitter moet altijd een agendapunt afronden. Het kan zijn dat de andere vergaderaars niet reageren. Dan lijkt het wel alsof de voorzitter het besluit neemt, maar dat is natuurlijk niet zo. Hier geldt de regel ‘Wie zwijgt stemt toe’. Als de vergaderaars het er niet mee eens zijn laten ze dat weten.

Opsomming

Getallen die een opsomming inleiden. Als een vergaderaar zegt dat er ‘drie mogelijkheden’ besproken worden, dan kun je tijdens het luisteren het punt direct structureren en alle drie de mogelijkheden in een opsomming in je aantekeningen opnemen. Het kan ook zijn dat een vergaderaar begint met ‘ten eerste’, vaak is het handig om hier ook even een aantekening van te maken, mocht er een opsomming volgen.

Woorden als ‘voordelen’, ‘nadelen’ en ‘consequenties’. Meestal volgen er nu enkele punten; je weet nu in ieder geval onder welk kopje je ze kunt ordenen.

Acties

Handelende werkwoorden als ‘voorbereiden’, ‘contact opnemen’ of ‘nagaan’. Meestal is er hierbij sprake van een actie: het signaal voor jou om alert te zijn op wie iets moet doen, wat iemand moet doen en binnen welke termijn dat klaar moet zijn. Het kan zijn dat jij dit moet opvolgen door de juiste persoon de juiste opdracht toe te sturen.

Nog beter leren notuleren?

Leer nog sneller, efficiënter en beter notuleren bij de training Notuleren als een pro!

Reageer op dit artikel