Organisaties die Het Nieuwe Werken hebben ingevoerd, genieten meestal al volop van de voordelen van digitaal vergaderen, ook wel vergaderen op afstand, online vergaderen of webmeetings genoemd. Online vergaderen betekent communiceren via internet, met beeld en geluid. Om dat goed te doen moet je een paar dingen doen, maar vooral ook laten.

1. Bereid je goed voor
Ben je de organisator van de vergadering, zorg dan dat je weet wie op welke wijze aan de vergadering deelneemt. Maakt iemand gebruik van zijn smartphone, weet dan het telefoonnummer. Ken ook de eventuele landennummers.

2. Wees op tijd
Steel geen tijd van anderen door te laat in te loggen.

3. Ken de technologie
Zorg dat je weet hoe de technologie werkt zodat je voorkomt dat jij de vergadering vertraagt.

4. Lichaamstaal minder zichtbaar
Kijk recht in de camera of webcam. Gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een face-to-facegesprek. Realiseer je dat non-verbale signalen niet of slecht zichtbaar zijn voor de overige deelnemers. Wees dus extra alert hierop.

5. Wees geconcentreerd
Als deelnemer aan een online vergadering is het belangrijk de focus te houden op de onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen andere dingen doen, zoals je mail checken of actualiteiten volgen op internet. Woon je een online vergadering alleen bij als toehoorder dan werkt het niet verstorend om andere werkzaamheden tussendoor uit te voeren.

6. Bereid je altijd voor
Dit is een must, maar het zou eigenlijk niet wezenlijk anders moeten zijn dan voor een fysieke vergadering.

7. Blokkeer achtergrondgeluiden
Gebruik de ‘mute’-knop wanneer je niet spreekt om te voorkomen dat achtergrondgeluiden continue hoorbaar zijn. Dit is bijzonder storend en bovendien onprofessioneel.

8 Noem je naam als je reageert
Bij online vergaderingen waarbij geen gebruikgemaakt wordt van beeld is het voor de deelnemers, zeker als ze elkaar niet kennen, moeilijk te onderscheiden welke spreker aan het woord is. Noem dus altijd even je naam zodra je reageert.

9. Wees alert op vertraging
Beeld en geluid lopen niet altijd synchroon. Het kan dus voorkomen dat deelnemers door elkaar heen gaan praten. Hierdoor wordt het moeilijk en soms zelfs onmogelijk om de discussie te volgen. Geef aan dat je wilt reageren, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Mag ik daarop reageren?’ of ‘Ik heb een vraag’ en wacht dan kort voor je je reactie geeft. Zo ben je duidelijk verstaanbaar. Bij een videoconferentie ben je zichtbaar en kun je bijvoorbeeld volstaan door het opsteken van je hand als teken dat je wilt reageren.

10. Wees alert op de kleding en gebaren
Draag bij voorkeur effen kleding en geen reflecterende sieraden. Gestreepte kleding komt vervelend over op beeld want de strepen lijken te bewegen (herken je wel van tv). Opvallende accenten op je kleding kunnen wel en dragen bij aan de herkenbaarheid van jou als persoon. Voorkom dat gebaren die je gebruikt verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Let er ook op dat je ademhaling, zeker bij het gebruik van een headset, duidelijk hoorbaar is voor anderen. Diep zuchten kan dan vervelend overkomen.

11. Wees kort en bondig
Online vergaderen vergt meer concentratie van de deelnemers. Je bent sneller afgeleid. Houd je zinnen daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid, spreek de persoon dan hierop aan.