nieuws

Lean vergaderen; van aktentas naar tablet

Vergaderen

Gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan vergaderen. Maar vergaderen kan vaak vlotter en efficiënter verlopen als je de bekende ‘lean’ principes ook toepast op het vergaderproces. Hoe je dat doet? Met een digitale vergadertool.

Lean vergaderen; van aktentas naar tablet

De dikke aktentas met vergaderdocumenten vervang je door een dunne tablet. Maar digitaal vergaderen betekent meer dan besparen op printkosten alleen. Het levert vooral veel tijdsbesparing op in het voorbereidingstraject. “De tool is ideaal gebleken bij een diversiteit aan instellingen,” aldus Paul Neefjes, CEO managing director van iBabs BV, leverancier voor papierloos vergaderen.

Flexibel werken en vergaderen

Een mooi voorbeeld is dat van de Gemeente Utrecht. Zij vergaderen sinds 2013 digitaal. In eerste instantie werd dit gedaan om tijd te besparen in de voorbereidingsfase. Zo werden in de oude situatie meetings gepland via Outlook en de bijbehorende documenten geprint of verspreid via e-mail. Maar ook de andere voordelen van papierloos vergaderen werden snel duidelijk. Agenda’s en documenten zijn nu 24/7 vanaf elk device beschikbaar zodat je alle historie, besluiten en actiepunten bij de hand hebt. Inmiddels is de Gemeente Utrecht ook verhuisd naar een kleinere locatie: daar zijn ze van vaste plekken naar steeds meer flexplekken gegaan. Doordat er flexibel wordt gewerkt, pakt het digitaal vergaderen goed uit. Werknemers zijn immers niet genoodzaakt om vanaf hun vaste werkplek de vergaderstukken in te zien.

Data binnen Europa

Ook het Centraal Planbureau koos voor digitaal vergaderen. Toen het MT een aantal jaar geleden de behoefte had papierloos te vergaderen, bouwde de IT-afdeling eerst zelf een tool waarmee het mogelijk was via de tablet te vergaderen. Maar de tijden veranderen en er was een professionaliseringsslag nodig. Het management van het CPB wilde het papierloos werken tot standaard maken in de hele organisatie en daarom werden alle medewerkers van een iPad voorzien. Het was voor het CPB ook erg belangrijk dat de vergadertool voldeed aan de richtlijnen voor Nederlandse overheidsorganisaties voor het opslaan van data. “iBabs slaat de data op binnen Europa, en dat was voor hen een zeer belangrijk selectiecriterium. Niet alle leveranciers van digitale vergadertools voldoen aan deze eis,” aldus Neefjes. Inmiddels werken 125 CPB-medewerkers papierloos met de iPad.

60% klanten buiten de overheid

Hoewel de (semi)overheidsinstellingen klanten van het eerste uur zijn, ziet Paul Neefjes een duidelijke verschuiving richting andere branches. Inmiddels bevindt 60% van de klantenkring zich buiten de overheid: zorginstellingen, financiële instellingen, bouw- en woningcorporaties. Maar eigenlijk alle organisaties met een bestuurslaag hebben nog een hoop te winnen op dit gebied.

Meer tips over lean werken vind je in de e-pocket Lean werken

OneNote

Het handige notitieprogramma OneNote (gratis in je Officepakket) kun je ook heel goed gebruiken bij het digitaal vergaderen. Software-expert Roel Peeters geeft een aantal tips voor vergaderen in OneNote.

Reageer op dit artikel