Stop met multitasking 

“Hoeveel mensen kijken tijdens het vergaderen op hun telefoon, en gaan zelfs app–en of mailen? Ze zijn er niet echt bij met hun gedachten, en daardoor kan een vergadering 30 tot 40% langer duren. Houd de focus bij de vergadering, zodat je zaken snel kunt afhandelen.” 

Schrap onnodige vergaderpunten 

“Waarom zou je tijdens de vergadering de status van verschillende werkzaamheden met elkaar doornemen? Zorg één keer voor een goed, gezamenlijk lijstje, en vraag de deelnemers voor de vergadering om daarin de status te noteren. Zo heb je tijdens de vergadering meteen een goed overzicht. Ook veel andere zaken kunnen digitaal efficiënter afgehandeld worden dan tijdens een overleg.” 

Houd tijd vrij voor emoties 

“Speelt emotie een rol, bijvoorbeeld in een discussie? Zorg er dan voor dat je elkaar ziet. Veel zakelijke dingen kunnen digitaal afgehandeld worden. Bij onderwerpen die emotioneel geladen zijn, blijft het belangrijk om elkaar aan te kijken, en zaken face-to-face uit te spreken.” 

Evalueer de vergadering 

“Vergaderen is duur. Met de ‘Vergaderkosten App’ (iOS en Android) kun je gemakkelijk uitrekenen hoeveel een vergadering gekost heeft. Reken dat een keer uit aan het einde van de vergadering, en vraag aan de deelnemers of het hen waard is geweest. Evalueer vervolgens welke zaken uit de vergadering kunnen waardoor de vergadering goedkoper wordt. Zo zorg je ervoor dat je je continu verbetert.”