nieuws

4 tips om korter te vergaderen

Vergaderen

Niemand zit te wachten op ellenlange vergaderingen. Met of juist zonder digitale middelen kan een vergadering korter en efficiënter. Hoe doe je dat? Trainer Bouke van Kleef zet de belangrijkste tips op een rij.

4 tips om korter te vergaderen

Stop met multitasking 

“Hoeveel mensen kijken tijdens het vergaderen op hun telefoon, en gaan zelfs appen of mailen? Ze zijn er niet echt bij met hun gedachten, en daardoor kan een vergadering 30 tot 40% langer duren. Houd de focus bij de vergadering, zodat je zaken snel kunt afhandelen.” 

Schrap onnodige vergaderpunten 

Waarom zou je tijdens de vergadering de status van verschillende werkzaamheden met elkaar doornemen? Zorg één keer voor een goed, gezamenlijk lijstje, en vraag de deelnemers voor de vergadering om daarin de status te noteren. Zo heb je tijdens de vergadering meteen een goed overzicht. Ook veel andere zaken kunnen digitaal efficiënter afgehandeld worden dan tijdens een overleg.” 

Houd tijd vrij voor emoties 

“Speelt emotie een rol, bijvoorbeeld in een discussie? Zorg er dan voor dat je elkaar ziet. Veel zakelijke dingen kunnen digitaal afgehandeld worden. Bij onderwerpen die emotioneel geladen zijn, blijft het belangrijk om elkaar aan te kijken, en zaken face-to-face uit te spreken.” 

Evalueer de vergadering 

“Vergaderen is duur. Met de ‘Vergaderkosten App’ (iOS en Android) kun je gemakkelijk uitrekenen hoeveel een vergadering gekost heeft. Reken dat een keer uit aan het einde van de vergadering, en vraag aan de deelnemers of het hen waard is geweest. Evalueer vervolgens welke zaken uit de vergadering kunnen waardoor de vergadering goedkoper wordt. Zo zorg je ervoor dat je je continu verbetert.” 

Nog beter vergaderen

Top trainingen

  • Training De agile assistent – Gebruik agile om efficiënter en sneller te werken, laat je projecten vlekkeloos verlopen met scrum en houd flow in je werkzaamheden met kanban.
  • POWER Agile werken – Ben jij klaar voor agile werken? Wil je meer weten over de mindset die nodig is om als ondersteuner wendbaar en succesvol te zijn? Hoe de bijbehorende methodes, zoals scrum en kanban, juist ook op het secretariaat veel kunnen bijdragen aan de productiviteit en werkplezier?
Reageer op dit artikel