nieuws

Sneller vergaderen met vergaderhacks

Vergaderen

Wellicht denk je bij een ‘hack’ meteen aan een computerhack waarbij internetcriminelen je bestanden versleutelen en om bitcoins vragen. Maar die hacks bedoel ik niet.

Sneller vergaderen met vergaderhacks

Ik bedoel slimme trucs en creatieve oplossingen waardoor je sneller en efficiënter kunt vergaderen.

Meer doen in minder tijd

Het idee van de vergaderhack komt eigenlijk van lifehack goeroe Witson Gordon. Hij raadt aan om eens een normale werkdag onder de loep te nemen. Ga elke twee uur eens na wat je hebt gedaan en hoeveel tijd dit kostte. Hoeveel uren was je bijvoorbeeld bezig met het beantwoorden van e-mail? Waar het om draait is: leren herkennen waar jouw kostbare tijd verloren gaat en waar je een efficiëntieslag kunt behalen.

Vergaderhack = technologie gebruiken

Vergaderhacks zijn creatieve oplossingen voor complexe problemen. Vaak is het gewoon een kwestie van slimme technologie toepassen om meer te kunnen doen in minder tijd. Zo wordt je gebit met een elektrische tandenborstel sneller en beter schoon dan met een gewone tandenborstel.

En het vergaderproces is uitermate geschikt voor hacks. De statistieken geven namelijk aan dat de gemiddelde Nederlandse werknemer 300 uur per jaar kwijt is aan vergaderen. Het loont dus de moeite om kritisch te kijken hoe je het vergaderproces beter kunt inrichten.

Met digitale vergadertool heb je tijdswinst

Het is opvallend hoe vaak we nog op de ouderwetse manier vergaderen, terwijl je met een digitale vergadertool het vergaderproces efficiënter en transparanter kan laten verlopen. Vergaderdocumenten kun je eenvoudig raadplegen, bewerken en delen. Hiermee is al een enorme tijdswinst te behalen. Maar de overstap van papier naar digitaal is niet altijd het antwoord op inefficiëntie.

Voorkom digital hoarding

Wist je dat we gemiddeld 8 uur per week besteden aan het zoeken en reproduceren van documenten? En dan hebben we het niet alleen over papieren documenten. Er bestaat namelijk zoiets als ‘digital hoarding’ waarbij online onnodig informatie op verschillende plekken (en dus vaak dubbel) wordt opgeslagen. Het is dus belangrijk om op de juiste manier te digitaliseren.

Houd grip op vergaderdocumenten

Om grip te houden op alle vergaderdocumenten (en het vergaderproces), is het belangrijk dat ze op een centrale plek worden gearchiveerd. Met een vergaderapp kun je jouw tablet handig gebruiken als digitaal vergaderdossier waar agenda’s, notulen, actiepunten, besluiten, notities en dossiers verzameld zijn. Wanneer een agenda of stuk wordt aangepast dan wordt het document automatisch vernieuwd. Hierdoor zijn er geen verschillende versies in omloop.

Vergaderhacks infographic

Naast het gebruik van een digitale vergadertool zijn er nog veel meer vergaderhacks op te noemen. Sneller en beter vergaderen kun je bijvoorbeeld ook doen door dit staand of wandelend te doen, een prikklok te gebruiken of het DISC-model te hanteren. Een compleet overzicht vind je in deze infographic met alle vergaderhacks.

Auteur: Paul Neefjes | iBabs

Reageer op dit artikel