nieuws

Notulen maken: alle ins en outs voor topnotulisten

Vergaderen

Notulen opstellen van een vergadering is nog steeds een taak die bij jou ligt als secretaresse, assistant of managementondersteuner. Hoewel er best wat is veranderd in deze vorm van verslaglegging en de manier waarop we notuleren, is de essentie hetzelfde gebleven. In dit artikel zetten we alle ins en outs op een rij.

Notulen maken: alle ins en outs voor topnotulisten

De essentie van notuleren, de vaardigheden die een notulist nodig heeft, jouw rol in de vergadering. Het komt allemaal aan bod in dit artikel. Zie het als een naslagwerk voor de notulist. Heb je een vraag over notuleren of wil je graag nog eens opzoeken welke verslagvorm de juiste is, dan kun je altijd teruggrijpen op de informatie in dit stuk.

Notulen: herkomst, betekenis en uitspraak

Het woord notulen komt waarschijnlijk van het Franse woord notule (meervoud notules). Dat stamt weer af van het Latijnse notula (= korte aantekening, meervoud: notulae). In het Nederlands komt het woord uitsluitend in het meervoud voor, met als betekenis (Van Dale): aantekeningen of kort schriftelijk verslag van wat tijdens een vergadering is besloten of besproken.
Sommige mensen zeggen nó-tu-len (met de nadruk op de eerste lettergreep). Andere leggen de nadruk op de middelste lettergreep: no-tú-len. Er is een lichte voorkeur voor de eerste uitspraak, dus nó-tu-len.

Waarom notuleren we?

Tijdens een vergadering wisselen we ideeën of informatie uit, we vormen meningen en nemen besluiten. Of je nu om een teambespreking of een managementvergadering gaat, een projectmeeting, bestuursvergadering, ledenvergadering, stafbijeenkomst, gemeenteraadsvergadering, commissievergadering, ministerraadsvergadering, of een vergadering van de raad van bestuur, raad van commissarissen of de ondernemingsraad – notulen zijn onmisbaar.

De deelnemers zelf kunnen alle besproken onderwerpen nog eens nakijken, nalezen welke afspraken er gemaakt zijn én of deze zijn nagekomen. Andere geïnteresseerden en onverhoopt afwezigen kunnen zich middels het verslag informeren. En notulen kunnen later gebruikt worden als bewijsmateriaal of middel voor geschiedschrijving.

Ondanks de opmars van papierloos vergaderen, clean desk policy’s, virtueel samenwerken en opnameapparatuur blijft het vakwerk van jou als notulist dus zinvol, want je biedt collega’s de informatie gestructureerd, georganiseerd en prettig leesbaar aan.

Eisen aan de notulist: vaardigheden en competenties

Als notulist lever je vakwerk. Ondanks de digitale hulpmiddelen wordt er heel wat van je verwacht. Je moet goed kunnen luisteren, kennis hebben van de vergaderregels en informatie kunnen selecteren. Effectief aantekeningen maken en daar een correct en leesbaar verslag van schrijven, is ook een vereiste. Daarnaast ben je discreet, assertief en in staat het vergaderproces subtiel te sturen.

Dit zijn de competenties waarover je als notulist moet beschikken:

  • Je kent de vergaderregels en het vergaderproces.
  • Je bent opgewassen tegen stressvolle situaties.
  • Je bent assertief.
  • Je werkt precies en op tijd.
  • Je kent de context van de onderwerpen.
  • Je beschikt over basiskennis van de onderwerpen.
  • Je begrijpt het taalgebruik van de sprekers.
  • Je beschikt over inlevingsvermogen in gedrag van vergaderaars.
  • Je kunt goed luisteren en herkent signaalwoorden.
  • Je maakt efficiënt aantekeningen.
  • Je beschikt over een goede schriftelijke taalvaardigheid.
  • Je bewaakt de voortgang van de onderwerpen.

Vergroot je luistervaardigheid

Je kunt pas goed luisteren als je weet waarnaar je moet luisteren. Anders word je een ‘totaalluisteraar’, een bandrecorder als het ware, en probeer je alles op te vangen en op te schrijven. Een paar tips om je luistervaardigheid te vergroten:

  • stel vast welke verslagvorm gepast is: actiepuntenlijst, besluitenlijst, uitgebreid verslag of woordelijk verslag
  • stel vast wat het doel en resultaat per agendapunt moet zijn
  • stel vast welke vorm van registreren je het beste ligt
  • wees alert op signaalwoorden

Rol van de notulist

Om goed te kunnen notuleren dien je te beseffen wat je rol is en wat ervan je verwacht wordt. Je neemt zelf niet deel aan de vergadering maar bent aanwezig om verslag te leggen. Toch ben je wel degelijk betrokken. Stel je zelf de agenda niet op, dan krijg je hem zeker toegestuurd zodat je je kunt voorbereiden. Ook kun jij als de beste adviseren welke verslagvorm geschikt is: bijvoorbeeld een essentie-per-onderwerpverslag of een essentie-per-spreker-verslag (zie ook verderop).

In de voorbereiding is het slim om ook alvast de voorzitter of secretaris te spreken. Dan weet je waarom er over een onderwerp wordt gepraat; zo kun je doelgericht luisteren en aantekeningen maken. Dit stelt je tijdens de vergadering in staat om de juiste informatie voor de notulen te selecteren uit wat er allemaal gezegd wordt.

Rechten en plichten van de notulist

Als notulist mag je niet meediscussiëren in de vergadering. Wel heb je het recht je uit te spreken als dingen je niet duidelijk zijn. Je dient in de notulen immers goed te kunnen verwoorden wat er is gezegd. Een notulist hoort ook neutraal te zijn en geen belang te hebben bij de onderwerpen die in de vergadering besproken worden. Dit kan in de praktijk weleens lastig zijn.

Stel er is een vergadering van de directeur met de ondernemingsraad en jij wordt als directiesecretaresse gevraagd de notulen te maken. De directeur kan een ander belang hebben dan de OR. Jij wilt aan de ene kant loyaal zijn aan je directeur, aan de andere kant is het heel goed mogelijk dat waarvoor de OR pleit ook in jouw belang als werknemer van de organisatie is. In dit soort situaties zou het het beste zijn als je directeur een onafhankelijke notulist inhuurt. In de praktijk is dat echter lang niet altijd het geval.

Zeker bij een essentie-per-onderwerpverslag (zie verderop) is het mogelijk dat een vergaderaar de taak van verslaglegger krijgt (en er geen notulist is). De verslaglegger vergadert wel mee.

'De notulist moet gaan leiden'

'De notulist moet gaan leiden'

Verslagvormen voor je notulen

Er zijn verschillende soorten verslagvormen voor je notulen: woordelijk, beknopt (spreker/onderwerp), actie- en/of besluitenlijst. Elke vergadering heeft een doel en de notulen moeten dat doel verwoorden. Van tevoren overleggen met de voorzitter is slim, want de vergadergroep bepaalt in eerste instantie zelf welke vorm het beste past. De keuze is ook voor jou van belang. Het uitwerken van een uitvoerig verslag kost jou natuurlijk veel meer tijd dan het opstellen van een actiepuntenlijst. Ook de manier van aantekeningen maken verschilt per verslagvorm.

Welke verslagvorm kies je?

De keuze voor de verslagvorm wordt vooral bepaald door het soort vergadering en het doel van de notulen.

Notulen opstellen als actiepunten- of besluitenlijst

Notulen worden steeds vaker in de vorm van een actiepuntenlijst of besluitenlijst gegoten. Zeker als het verslag alleen dient als geheugensteun voor de vergaderaars. Welke lijst je gebruikt hangt af van het soort vergadering en het doel ervan. Je kunt de lijsten ook gebruiken als aanvulling op je ‘normale’ notulen.
Bij zelfstandig gebruikte lijsten kun je de acties, afspraken en besluiten direct na de vergadering verspreiden. Gedetailleerde informatie ontbreekt.

Doel van besluitenlijst

Doel van een besluitenlijst is dat deelnemers snel kunnen zien welke besluiten ze hebben genomen en wanneer. Nieuwe besluiten worden direct toegevoegd. Zo blijft het document én de groep up-to-date.

Nummer Datum Besluit
1 5 juni 18 invoering centrale elektronische agenda voor alle medewerkers vanaf 1 juli 18
2 6 sept 18 akkoord met nieuwe beloningssysteem voor alle medewerkers per 1 jan 2019

De afsprakenlijst heeft dezelfde vorm als de besluitenlijst. Hierin worden afspraken vastgelegd.

Nummer Datum Afspraak
1 11 juli 18 vakantieaanvragen voor zomerperiode moeten in het vervolg voor 1 feb worden ingediend bij afdelingshoofd
2 25 sept 18 stageaanvragen voor de afdeling worden voorlopig niet ingewilligd door het gebrek aan begeleiding van stagiair(e)s

Verschil besluitenlijst en afsprakenlijst

Het verschil tussen een besluitenlijst en afsprakenlijst zit ‘m vooral in de zwaarte van een afspraak. Alleen op het hoogste niveau in de organisatie worden besluiten genomen. Deze besluiten hebben meestal gevolgen voor de gehele organisatie.
Op het uitvoerende niveau spreken we meer van afspraken. Denk aan afdelingsoverleggen en werkoverleggen waarin je afspraken maakt over werkprocessen.

Actiepuntenlijst

Doel: geheugensteun en de voortgang te bewaken. Wat heb ik ook alweer beloofd? Heeft mijn collega gedaan wat hij had toegezegd?

Nummer Datum Wie Wat Wanneer
37 9 mei 18 JZ inventariseert bestaande procedures 23 mei 18
45 22 juni 18 BR brengt opleidingswensen in kaart 1 augustus 18

Zie je dat de nummers niet opeenvolgend zijn? De acties die zijn uitgevoerd zijn van de lijst gehaald. Sommige notulisten markeren een uitgevoerde actie door deze te cursiveren, voordat zij deze actie bij een volgende versie eraf halen.

Aandachtspuntenlijst

Doel: geheugensteun voor projectgroepleden.

Onderwerp Essentie Verantwoordelijke/datum gereed
Imago  Huidige imago, gewenste imago? In overleg met DIR. Mike/sep 18
Huisstijlcommissie  Huistijlcommissie vormen, bevoegdheden vastleggen, medewerkers betrekken (acceptatie). Stijn/okt 2018

Tip: werk je met lijsten, gebruik dan vooral een laptop tijdens de vergadering. Je kunt dan direct na de vergadering de lijst actualiseren.

Essentie-per-spreker-verslag

Hierbij geef je in je notulen de verschillende standpunten van de spreker zo zorgvuldig en zakelijk mogelijk weer.

Het doel van de vergadering is dat men met elkaar praat over problemen, mogelijke oplossingen en dat men hierover onderhandelt. De vergaderaars vertegenwoordigen verschillende partijen met mogelijk tegengestelde belangen. Denk aan overleg tussen directie en ondernemingsraad of ledenvergaderingen tussen bestuur en leden.

Doel van het verslag is dat vergaderaars en lezers (die niet op de vergadering waren) kunnen lezen wie in de vergadering wat heeft gezegd.

Functie van de notulist is een objectieve weergave te maken van hetgeen besproken is.

Lastig: als de vergadering niet goed wordt geleid en iedereen maar wat roept. Dan bestaat het risico op een verslag van ‘losse flodders’. Het is aan jou om er goede notulen van te maken waar alle partijen hun standpunten in herkennen.

De notulisten (medewerkers verslag & redactie) van de Tweede Kamer hebben een centrale positie (achter computerschermen) tussen voorzitter, kabinet en Tweede Kamerleden in. [Foto: Fred Libochant/Roel Dijkstra Fotografie]

Essentie-per-onderwerpverslag

Je maakt een essentie-per-onderwerpverslag als de vergadergroep een gemeenschappelijk belang heeft. Zo bevorder je de groepssfeer. Het gaat er hierbij niet om wie als best gebekte in de notulen naar voren komt, maar wat het uiteindelijke resultaat is van de discussie.

Doel van de vergadering is dat men tot een groepsstandpunt of conclusie komt. Groepsleden vertegenwoordigen geen achterban, maar vergaderen uit vrije wil en men wil gezamenlijk overleggen. Denk aan werkoverleg, stafoverleg, projectgroepvergadering, teambespreking, bestuursvergadering.

Doel van de notulen is dat vergaderaars en lezers die er niet bij waren snel kunnen lezen wat het groepsstandpunt is en welke argumenten daarvoor zijn. Het is vooral belangrijk wát er is gezegd, en niet door wie. Wel staan er namen bij de actiepunten, en ook bij de rondvraag.

Functie van de notulist: je kunt al als notulist je creativiteit gebruiken en met neutrale formulering het groepsproces positief beïnvloeden. De lezers krijgen een kernachtige weergave van de discussie en het kost ze weinig tijd om het verslag te lezen.

Hoe notuleer je een vergadering?

Voorbereiding

  • Weet wat voor soort vergadering je notuleert.
  • Stel vast waarom mensen bij elkaar komen.
  • Bepaal de verslagvorm voor je notulen.
  • Weet wat het doel van het verslag is.
  • Stel vast wie de notulen moeten krijgen.
  • Ken de agendapunten en de doelen en bespreek die met de voorzitter.
  • Vraag de voorzitter of er nog bijzonderheden zijn.
  • Vraag de voorzitter om exacte afrondingen van agendapunten.
  • Vul alvast het ‘voorblad’ in van je notulen.
  • Maak indien nodig een presentielijst.
  • Check je registratiemateriaal.
  • Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet.

Tijdens de vergadering

  • Wees alert
  • Zorg voor voldoende schrijfmateriaal.
  • Check aansluitingen voor je laptop.
  • Zorg voor een plek naast de voorzitter.
  • Zorg voor een presentielijst bij meer dan 15 deelnemers.
  • Zorg voor een juiste spelling van de namen.
  • Grijp in bij onduidelijkheden (denk niet: dat vraag ik later wel).
  • Luister naar signaalwoorden.
  • Luister naar concrete afrondingen.

Na de vergadering

  • Wacht niet te lang met uitwerken; het is slim om je notulen binnen twee werkdagen uit te werken.
  • Zorg voor een rustige ruimte waarin je je kunt concentreren.
  • Laat je niet afleiden.
  • Stuur het verslag naar alle noodzakelijke ontvangers.
  • Gooi je aantekeningen pas weg nadat de notulen in de volgende vergadering zijn goedgekeurd.

Digitaal notuleren

Nieuwe digitale programma’s, tools en apps maken notuleren makkelijker en sneller. Zo notuleren we nu vaak in Excel (voor handige, snelle actielijsten) en op de laptop. Stemherkenningssoftware en digitale schrijfblokken zorgen ook voor een efficiencyslag. De digitalisering en de noodzaak om steeds efficiënter te werken hebben dus niet alleen invloed op de manier van vergaderen, maar óók op de manier van notuleren.

Aantekeningen maken in kolommen, mindmap, met digipen, etc.

Er zijn heel veel methoden om je aantekeningen te maken. Vroeger werd er nog veel gestenografeerd, maar dat zullen de meesten van jullie niet meer doen. Andere methoden:

  • Kolommensysteem; met korte aantekeningen, trefwoorden, symbolen om je snelheid te behouden. Je noteert nummer, essentie, wie (verantwoordelijk) en wanneer (klaar)?
  • Notuleren met een tekstverwerker; ook hier kun je kolommen maken en makkelijk switchen tussen verschillende documenten. Let op tussentijds opslaan.
  • Notuleren in Excel; handig omdat je ook snel kolommen aanmaakt voor actie- en besluitenlijsten. Ook kun je snel en handig filteren op datum, onderwerp of verantwoordelijke.
  • Mindmappen op papier of laptop; je brengt snel in kaart wat er gezegd wordt rond kernwoorden, middels ballonnen, lijnen.
  • Notuleren middels geluidsopname; tegenwoordig heel makkelijk met een dictafoonapp op je smartphone. Gebruik de opname vooral als ‘back-up’, en bij korte vergaderingen of bij ingewikkelde agendapunten, om het uitwerken te vergemakkelijken.
  • Digitale pen en digitaal schrijfblok; bijvoorbeeld Livescribe. Een smartpen waarmee je op papier aantekeningen maakt. Daarna koppel je de smartpen aan je computer en kun je ze digitaal overzetten. MyNote Premium is een digitaal notitieblok dat al je aantekeningen opslaat en met één klik kun je ze overzetten naar je computer.

Programma’s waarmee je notulen kunt maken

Er zijn tegenwoordig verschillende aanbieders van complete digitale vergadersystemen, inclusief documentenbeveiliging, distributie, annotaties en dergelijke. Enkele voorbeelden zijn:

Wil je aantekeningen in pdf’s maken, dan kun je één van de volgende programma’s gebruiken:

Anderen werken in Word via digitale documentsystemen zoals SharePoint, OneDrive, WebDav of via de cloud in Dropbox of Google Drive. En heb je weleens aan OneNote gedacht?

Bron: Handboek Notuleren (Management Support, 2011), tenzij anders vermeld met link

Meer weten over notuleren

Lees ook de andere artikelen over notuleren op Management Support

Je notuleervaardigheden verbeteren?

Wil jij jouw vaardigheden verbeteren? Ga dan aan de slag met een training of boek van Management Support:

Reageer op dit artikel