nieuws

Stop met vergaderen!…

Vergaderen

….zoals je gewend bent! Bijna een kwart van onze werktijd gaat op aan vergaderen. Dat is meteen ook het grootste nadeel ervan. Vergaderen slurpt tijd, en wie veel in meetings zit, heeft geen tijd om ander werk te doen. Stop met vergaderen zoals je gewend bent. Het is tijd voor een alternatief.

Stop met vergaderen!…

Pas de 50/50-50/50-regel toe

Probeer eens de 50/50-50/50-regel toe te passen. Dat wil zeggen: halveer de duur van de vergadering, halveer het aantal deelnemers, halveer het aantal onderwerpen op de agenda en halveer de vergaderfrequentie. Het werkt zo:

Halveer de duur

Een gemiddelde vergadering duurt al snel anderhalf tot twee uur. Probeer de duur terug te brengen naar maximaal een uur. De tijdsdruk zorgt ervoor dat er efficiënter wordt vergaderd. Je kunt ook staand vergaderen uitproberen. Deze vergaderingen duren gemiddeld 34 procent korter dan zittende vergaderingen.

Halveer het aantal deelnemers

Te veel mensen aan de vergadertafel zorgt voor een negatief effect. Steeds minder mensen gaan zich verantwoordelijk voelen. Dit wordt ook wel de touwtrektheorie genoemd. Als je met tien man zo’n wedstrijdje touwtrekken doet, hoeft de enkeling zich minder in te spannen dan wanneer je met vijf man probeert te winnen. En dit effect zie je ook in een te volle vergaderzaal. “Joh, anderen zeggen wel wat ik ook vind.” Beperk het aantal deelnemers tot maximaal zeven.

Halveer het aantal onderwerpen

Als je een uur hebt om te vergaderen kun je geen twintig agendapunten aftikken. En dus geldt dat andersom ook. Een tijdslimiet dwingt je om na te denken welke punten prioriteit hebben en echt tijdens de vergadering besproken moeten worden. Andere punten kunnen wellicht ook op een ander manier (bijvoorbeeld per mail) worden afgehandeld of verplaatst naar een nieuwe meeting.

Halveer de frequentie

Zijn die afdelingsvergaderingen elke maandag nu echt nodig? Als je er kritisch naar gaat kijken dan kan het ook wel met een stuk minder. Vergaderingen zijn in de eerste plaats bedoeld om informatie uit te wisselen, samen problemen op te lossen en besluiten te nemen. En misschien is een vergadering niet het juiste format hiervoor en zijn er alternatieve manieren voor te vinden. In plaats van vier meetings heb je dan ineens twee vergaderingen in de week, terwijl je toch hetzelfde bereikt.

Stap over op papierloos vergaderen

Tot slot, stop ook met traditioneel vergaderen vanaf papier als je dit gewend bent en stap over op papierloos vergaderen. Het brengt je tijdswinst en vergadergemak en is in zes stappen te implementeren in jouw organisatie. Wil je weten hoe? Download dan ons e-book In 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

Reageer op dit artikel