nieuws

Beter vergaderen? Neem afscheid van routine, stoelen en papier

Vergaderen

Beter vergaderen? Neem afscheid van routine, stoelen en papier

Als we vergaderen zo vervelend en nutteloos vinden, waarom stoppen we er dan niet mee? Zo simpel is het niet, weet Rachel Mannaerts van iBabs, maar met haar tips wordt vergaderen wel efficiënter, effectiever én milieuvriendelijker.

‘Op maandag en dinsdag kom ik niet aan mijn werk toe, dat zijn mijn standaard vergaderdagen.’ Klinkt jou dit ook bekend in de oren?

Vergaderingen zijn niet alleen een zware belasting op tjokvolle agenda’s, ze zijn ook niet altijd even nuttig. Onderzoek toont zelfs aan dat 40 procent van de mensen de helft van alle vergaderingen overbodig vindt. Dus waarom zou je nog vergaderen?

Überhaupt nog vergaderen?

Goede vraag, maar helaas is vergaderen een zakelijk gebruik waar we niet aan voorbij kunnen. Vergaderingen zijn nu eenmaal nodig om belangrijke beslissingen te nemen. Maar door de vele ‘bad practices’ hebben we vooral een hekel aan meetings die te lang duren, ongeorganiseerd zijn en geen duidelijke agenda hebben.

Hoog tijd dat er wat aan wordt gedaan. Want het negatieve gevoel dat alleen al bij het woord ‘vergaderen’ opborrelt, sijpelt ook door in het werknemersgeluk: hoe mensen denken over de effectiviteit van vergaderingen beïnvloedt de tevredenheid over hun baan.

Wel vergaderen, maar dan anders

Het antwoord op de vraag ‘wel of niet vergaderen’ is wat mij betreft: wel vergaderen, maar dan anders. En wel door deze drie tips toe te passen.

1. Weg met die vergaderroutine

Plan vergaderingen niet in op de automatische piloot, maar denk eerst goed na. Kun je informatie misschien ook op een andere manier met elkaar delen? Het intranet kan bijvoorbeeld een uitstekend alternatief zijn voor een tijdrovende vergadering.

2. Weg met die stoelen

We kennen allemaal het klassieke plaatje van de vergadertafel met stoelen eromheen. Maar voor het resultaat van de vergadering is het beter als je staat; dat vergadert veel actiever én sneller. Vergader je staand, dan merk je dat je je woorden meer kracht kunt bijzetten.

Met je lichaamshouding zend je staand namelijk meer non-verbale signalen uit dan wanneer je zit. Best belangrijk, als je weet dat meer dan 60 procent van je communicatie uit non-verbale signalen bestaat. Je luistert ook nog eens beter als je staat, waardoor de betrokkenheid bij de meeting verbetert.

3. Weg met dat papier

Bij traditioneel vergaderen denk je al snel aan geprinte agenda’s en een stapel vergaderdocumenten. Maar vergaderen vanaf papier is zo 1990! Toegegeven, besluiten kun je alleen maken als alle deelnemers de juiste informatie bij de hand hebben. Maar iedereen heeft tegenwoordig een tablet en smartphone, dus waarom zou je vasthouden aan die stapel papier?

Een vergaderapp geeft je de mogelijkheid om die stapel tot het verleden te laten behoren. Alles wat je nodig hebt staat in een digitaal vergaderdossier. Geheel onafhankelijk van het soort apparaat dat je gebruikt, heb je inzicht en overzicht in alle documenten, notities en gerelateerde informatie rond een dossier en kun je deze live aanspreken. Onafhankelijk van waar je bent.

Ook papierloos vergaderen?

Modern, papierloos vergaderen brengt je veel tijdswinst en vergadergemak. Het is in zes stappen te implementeren in jouw organisatie. Wil je weten hoe? Download dan ons e-book In 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

Reageer op dit artikel