vraag & antwoord

Hoe notuleer je handig met de laptop?

Vergaderen

Notuleren kan efficiënt en effectief met behulp van een laptop. Met behulp van de juiste luisterhouding boek je grote tijdwinst. Je kunt zodoende zelfs tijdens de vergadering al je verslag zo goed af klaar hebben. Zo wordt notuleren een stuk leuker.

Hoe notuleer je handig met de laptop?

Deze tips zijn van trainer Marjolein de Jong. Zij geeft tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 de workshop Efficiënt notuleren op de laptop.

Voorbereiding

Voordat de vergadering start, noteer je in een leeg document in je tekstverwerkingsprogramma (bijvoorbeeld Word) relevante gegevens over de vergadering, zoals naam van de vergadering, datum, tijd, plaats, aanwezigen en afwezigen. Je noteert dit in het zogenoemde ‘voorblad’. Als de vergadering begint, dan start je met aantekeningen maken onder de gegevens van het voorblad.

Vergadering

Voor elke lijst die je gebruikt, maak je een tabel aan die je in een nieuw document plaatst. Het voordeel van een tabel is dat je eenvoudig met de pijltjes-toets of met de TAB-toets van cel naar cel kunt springen om informatie toe te voegen of bij te werken. Alle documenten laat je tijdens de vergadering openstaan. Met je muis kun je via de taakbalk snel het gewenste document oproepen. Dit kan ook met het toetsenbord via ALT+TAB. Zorg er wel voor dat je alle documenten direct van een duidelijke naam voorziet. Je kunt daarom het beste een nieuw document direct van een duidelijke naam voorzien en opslaan.

Tijdwinst

Afkortingen, trefwoorden, symbolen

Ook bij het notuleren met de laptop geldt: gebruik afkortingen, trefwoorden en symbolen. Afkortingen die je veel gebruikt, kun je invoeren in de ‘autocorrectie’ van je tekstverwerker. Elke keer als je bijvoorbeeld ‘vz’ intoetst, kun je daar je tekstverwerker automatisch ‘voorzitter’ van laten maken. Dit scheelt veel tijd en energie.

Zinnen

Wat ook veel tijd scheelt, is dat je je trefwoorden alvast kunt omzetten naar goed geformuleerde zinnen als vergaderaars uitweiden, informatie herhalen of niet-relevante voorbeelden geven. Je kunt dus als de vergadering het toelaat, een begin maken aan je verslag. Zo kun je veel tijdwinst boeken!

Lijsten

Deze tijdwinst kun je nog verder uitbreiden door je lijsten tijdens de vergadering bij te werken. Als je dit consequent doet, dan kun je direct na de vergadering de actielijst printen en meegeven aan de vergaderaars of verspreiden via e-mail. Zo kunnen de vergaderaars direct met hun acties aan de slag.

Notuleersjabloon

Tijdens de training Notuleren met de laptop maak je gebruik van een notuleersjabloon. Dit sjabloon voorziet Word van een eigen werkbalk met pictogrammen voor het voorblad, voor het aantekeningenveld en voor elke lijst. Als je tijdens de vergadering de gelegenheid hebt, kun je gemakkelijk naar de lijsten springen door op het desbetreffende pictogram te ‘klikken’. Nadat je de actie of de afspraak hebt ingevoerd, keer je met een muisklik terug naar je aantekeningenveld. Het aardige is dat de cursor naar de laatst ingevoerde informatie gaat. Je hoeft dus geen halve pagina te scrollen!

Auteur: Marjolein de Jong | Zij geeft tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 de workshop Efficiënt notuleren op de laptop

Reageer op dit artikel