vraag & antwoord

Hoe vergaderen we in 2030?

Vergaderen

In 2030 is vergaderen zoals we dat nu kennen uit ons kantoorleven verdwenen. Sterker nog: we gebruiken het woord vergaderen niet eens meer. Hoe overleggen we in 2030 dan wel met onze collega’s? We zijn niet meer afhankelijk van een werkplek Waar we nu nog vaak met grote groepen mensen een vaste dag of tijdstip bepalen […]

Hoe vergaderen we in 2030?

In 2030 is vergaderen zoals we dat nu kennen uit ons kantoorleven verdwenen. Sterker nog: we gebruiken het woord vergaderen niet eens meer. Hoe overleggen we in 2030 dan wel met onze collega’s?

We zijn niet meer afhankelijk van een werkplek

Waar we nu nog vaak met grote groepen mensen een vaste dag of tijdstip bepalen om te vergaderen, zal dit in de nabije toekomst veranderen. Veranderingen in bedrijfsculturen, kantoorinrichtingen en technologie maken ons namelijk minder afhankelijk van de traditionele werkplek. Naar mijn mening handelen veel bedrijven nu nog uit automatisme als het op vergaderen aankomt. Maar een vergadering kent vaak organisatorische of logistieke uitdagingen. Voor veel kantoormedewerkers van middelgrote tot grote bedrijven moet men zich haasten naar verschillende locaties.

Het woord ‘vergaderen’ verdwijnt

Vergaderingen maken plaats voor, soms ad hoc geplande, overlegmomenten. De vaste stramienen en vergaderroosters passen niet meer in de flexibele manier van werken die we steeds meer gewend zijn. De 9-tot-5-cultuur bestaat in 2030 niet meer. Op zaterdag en zondag wordt dan ook gewerkt en de ochtenden maken plaats voor avonden, afhankelijk van de wensen en privésituatie van de werknemer. We zijn door technologische verbeteringen steeds beter in staat om te kunnen werken waar en wanneer we willen. Dit komt ten goede aan de werk-privébalans en de productiviteit van medewerkers. Vaste vergaderingen zijn daardoor lastiger te plannen en zullen plaatsmaken voor overlegmomenten, wanneer hier dan ook maar behoefte aan is.

De manier van overleggen verandert drastisch

We kunnen tegenwoordig kiezen uit tal van overlegmogelijkheden: face-to-face, telefonisch, videoconferentie, chatsystemen, noem maar op. Wie weet bevinden we ons in 2030 in een virtuele vergaderruimte en kunnen we elkaar aankijken door een VR-bril of praten we met elkaars hologramversie. Generatie X en Y moeten hier vooralsnog aan wennen, maar onze millennials weten al niet beter, omdat zij met deze technologieën worden grootgebracht. Zij groeien op in een digitale wereld en willen dat hun werkplek ook digitaal is.

Gezondheid en creativiteit spelen een grotere rol

Een digitale werkplek is de verantwoordelijkheid van de werkgever, net zoals een gezonde werkomgeving dat is. Ziekteverzuim is en blijft namelijk een nachtmerrie van leidinggevenden. Denk hierbij aan zuivere luchtstromen, ergonomisch meubilair en schappelijke werktijden. De werknemers kunnen zelf ook veel bijdragen aan hun eigen gezondheid. We kennen de uitspraak ‘zitten is het nieuwe roken’ en dat zegt genoeg. Regelmatig de benen strekken is bijvoorbeeld enorm belangrijk voor de gezondheid en dergelijk gedrag wordt ook door de werkgever gestimuleerd. Maar wat dan als je een vergadering hebt?

‘Het werkoverleg vindt plaats met een schoffel in de hand’

Koppel het doel van de vergadering aan de plek en de manier van vergaderen

Soms ontkom je simpelweg niet aan een vergadering in een afgesloten ruimte, maar dat is sterk afhankelijk van het doel van de vergadering. Als je een informeler overleg hebt, waarom zou je dan niet naar buiten gaan? Bij AAFM hebben we bijvoorbeeld een moestuin. Het werkoverleg vindt daar plaats, met een schoffel in de hand. Dit soort afleiding en fysieke bezigheid is niet alleen gezonder, maar werkt ook stimulerend voor het werkgeheugen en het denkgeheugen.

Droedel erop los

Kijk deelnemers van een vergadering daarom nooit raar aan als zij zitten te ‘droedelen’. Droedels zijn tekeningetjes die vaak zonder nadenken op kladpapier worden gezet. Het maken van deze tekeningetjes houdt het brein actief en voorkomt dat mensen gaan dagdromen. Het zou daarom zelfs goed zijn als we bij elke ‘zit’-vergadering tekenpapier uit zouden delen. Dat is niet eens meer toekomstmuziek.

Deze trends bieden kansen

Doordeweekse overlegmomentjes, digitale werkplekken, zanderige vingers in een moestuin of krabbelen op papier. Het zijn trends waar we in de toekomst steeds meer naartoe groeien. Wees niet bang voor die veranderingen, maar kijk naar de kansen die het biedt, zoals de mogelijkheden van de recente technologieën en trends op bij voorbeeld het gebied van gezondheid op de werkvloer. Sta niet gek te kijken als je tijdens een willekeurige zondagsbrunch in 2030 niet met je partner van thuis, maar met je zakenpartner aan tafel zit. Weekend vieren we dan wellicht wel op dinsdag, of op donderdag.

Auteur: Pieter van de Graaf, Specialist bij AAFM

Verdieping

Creatief en betrokken vergaderen (boek)

Reageer op dit artikel