Alle organisaties hebben een website voor de buitenwereld: het extranet. Die wordt soms in SharePoint gebouwd. Grote organisaties hebben ook een intranet. Hierin staat alle interne informatie voor de medewerkers. Vaak start je pc op in dit intranet. Als SharePoint is aangekocht dan draait het intranet in deze Microsoft-tool. Visueel kan er veel aandacht (en geld) aan besteed zijn of het blijft erg basic en goedkoop. Vanuit dit intranet kun je dan verder naar de onderliggende afdelings- en projectsites en het smoelenboek met alle profielen van de medewerkers.
Contentbeheer in Sharepoint
En nu komt de verandering ten opzichte van ‘het oude model’. Het was vaak de afdeling Marketing & Communicatie die over het intranet waakte. Vaak zat er ook nog een webdeveloper bij omdat er nogal wat technisch vernuft in zo’n intranet zit. Maar als een intranet in SharePoint is gebouwd dan kan de inhoud (de content) makkelijk worden geplaatst door medewerkers die digivaardig zijn én tentakels hebben in de hele organisatie: het secretariaat dus! De secretaresse wordt contentbeheerder. Is deze opdracht nu eentje om met beide handen op te pakken of is het de druppel die de volle takenemmer doet overlopen? In mijn optiek: het eerste. En dit zijn de redenen:
1. De bedrijfsinformatie ligt op het secretariaat
Het is een grote frustratie op secretariaten. Gestandaardiseerde procesbeschrijvingen en vastgestelde afspraken worden niet gevonden, zijn niet up to date of worden niet gevolgd. Zou het niet mooi zijn als die op één plek op een intranet kunnen staan en dat je dit zelf mag regelen zodat je zeker weet dat dit goed gebeurt? Het enige is dat iedereen de attitude ontwikkelt om alle corporate documenten niet in mappen op te slaan maar door te spelen aan de contentbeheerders van het intranet: het secretariaat dus. En als er vervolgens informatieve vragen bij het secretariaat binnenkomen kan er makkelijk (met een hyperlinkje in de mail) naar de informatiepagina op het intranet worden verwezen. Op de afbeeldingen zie je deze informatie onder de tegels staan en in de navigatie aan de linkerzijde.
2. De informatie kan geoptimaliseerd worden
Het is de bedoeling dat de informatie voor het intranet binnenkomt van medewerkers, afdelingen of projecten. Zij zijn meestal heel vertrouwd met de inhoud en houden geen rekening met leesbaarheid en raakpunten met andere processen of activiteiten. Op het secretariaat helpt de helikopterview om van deze informatie een volledige intranet-pagina te maken met linkjes naar documenten, intranetsites of externe websites. Op een extranet kunnen socialmediabuttons er ook voor zorgen dat je informatie wordt gedeeld over de wereld.
3. Je bent baas over de informatiespreiding
Een document wordt weer eens niet in de huisstijl afgeleverd, een e-mailvraag komt binnen omdat het formulier voor de huurauto’s zoek is, de koffiekopjes worden niet in de vaatwasser gezet, er komt een veiligheids-audit aan of de inschrijvingen voor de zomerbarbecue beginnen. Allemaal dingen waarbij het erg handig is als je daarover een informatiepagina op het intranet kunt maken. Dat combineer je vervolgens met een nieuwsbericht waarin een hyperlink naar de informatiepagina wordt opgenomen. Met het eerste zorg je ervoor dat deze informatie altijd weer te vinden is, want een intranet in SharePoint heeft een uitstekende zoekfunctie. En met het nieuwsbericht breng je de boodschap nog eens onder de aandacht (zonder te hoeven mopperen).
Tip: Medewerkers staan open voor dit nieuws als er ook echt interessante of grappige dingen voorbijkomen.
4. Contentbeheerders zijn future-proof
Wil je in SharePoint contentbeheerder worden, dan is het handig en slim om een SharePoint-training en liefst ook een schrijftraining te volgen. De kennis die je hierin opdoet kun je gebruiken voor het intranet maar ook voor afdeling-, project- en vergadersites. Het zijn digivaardigheden die nodig zijn in het hele proces. Daarnaast leer je ook nadenken over de inhoud en stijl van webteksten, de vindbaarheid van informatie en datamanagement. En omdat ik SharePoint overal zie opkomen bij grote en kleine organisaties verbeteren je mogelijkheden op de arbeidsmarkt.
5. Intranetpagina’s vullen is leuk
Het valt me op in de trainingen dat iedereen dit leuk vindt. Ben je over de technische hobbel heen, dan voel je de kick van de radio dj die zelf plaatjes mag uitzoeken en dat deelt met massa’s luisteraars. Je schrijft teksten (of herschrijft de aangeleverde), gaat op zoek naar rechtenvrije afbeeldingen op het internet, je kunt PowerPoint-presentaties en YouTube-filmpjes importeren in de tekst, je bepaalt de live-gang van je artikel of nieuws en eventueel de einddatum, je stelt waarschuwingen in om te melden wanneer iemand wijzigingen aanbrengt in de informatiepagina en het leukste van al… in een SharePoint-intranet kunnen likes worden uitgedeeld aan artikelen en nieuwsberichten. Soms wordt er zelfs de mogelijkheid gegeven te reageren. Op die manier kom je te weten hoe dingen worden opgepakt zodat je je inhoud of schrijfstijl kunt evalueren.
Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in SharePoint. www.roelpeeters.nl
Verdieping
Wil jij weten wat de fijne kneepjes en ultieme tips voor SharePoint zijn? Kijk dan eens bij de ééndaagse training Optimaal werken met SharePoint
