Contentbeheer in Sharepoint: 5 voordelen

Contentbeheer in Sharepoint: 5 voordelen

Een intranet of extranet in een SharePoint-omgeving biedt een schat aan kansen en mogelijkheden voor het secretariaat om de touwtjes stevig in handen te nemen. 5 grote voordelen.

Alle organisaties hebben een website voor de buitenwereld: het extranet. Die wordt soms in SharePoint gebouwd. Grote organisaties hebben ook een intranet. Hierin staat alle interne informatie voor de medewerkers. Vaak start je pc op in dit intranet. Als SharePoint is aangekocht dan draait het intranet in deze Microsoft-tool. Visueel kan er veel aandacht (en geld) aan besteed zijn of het blijft erg basic en goedkoop. Vanuit dit intranet kun je dan verder naar de onderliggende afdelings- en projectsites en het smoelenboek met alle profielen van de medewerkers.

Contentbeheer in Sharepoint

En nu komt de verandering ten opzichte van ‘het oude model’. Het was vaak de afdeling Marketing & Communicatie die over het intranet waakte. Vaak zat er ook nog een webdeveloper bij omdat er nogal wat technisch vernuft in zo’n intranet zit. Maar als een intranet in SharePoint is gebouwd dan kan de inhoud (de content) makkelijk worden geplaatst door medewerkers die digivaardig zijn én tentakels hebben in de hele organisatie: het secretariaat dus! De secretaresse wordt contentbeheerder. Is deze opdracht nu eentje om met beide handen op te pakken of is het de druppel die de volle takenemmer doet overlopen? In mijn optiek: het eerste. En dit zijn de redenen:

1. De bedrijfsinformatie ligt op het secretariaat

Het is een grote frustratie op secretariaten. Gestandaardiseerde procesbeschrijvingen en vastgestelde afspraken worden niet gevonden, zijn niet up to date of worden niet gevolgd. Zou het niet mooi zijn als die op één plek op een intranet kunnen staan en dat je dit zelf mag regelen zodat je zeker weet dat dit goed gebeurt? Het enige is dat iedereen de attitude ontwikkelt om alle corporate documenten niet in mappen op te slaan maar door te spelen aan de contentbeheerders van het intranet: het secretariaat dus. En als er vervolgens informatieve vragen bij het secretariaat binnenkomen kan er makkelijk (met een hyperlinkje in de mail) naar de informatiepagina op het intranet worden verwezen. Op de afbeeldingen zie je deze informatie onder de tegels staan en in de navigatie aan de linkerzijde.

2. De informatie kan geoptimaliseerd worden

Het is de bedoeling dat de informatie voor het intranet binnenkomt van medewerkers, afdelingen of projecten. Zij zijn meestal heel vertrouwd met de inhoud en houden geen rekening met leesbaarheid en raakpunten met andere processen of activiteiten. Op het secretariaat helpt de helikopterview om van deze informatie een volledige intranet-pagina te maken met linkjes naar documenten, intranetsites of externe websites. Op een extranet kunnen socialmediabuttons er ook voor zorgen dat je informatie wordt gedeeld over de wereld.

3. Je bent baas over de informatiespreiding

Een document wordt weer eens niet in de huisstijl afgeleverd, een e-mailvraag komt binnen omdat het formulier voor de huurauto’s zoek is, de koffiekopjes worden niet in de vaatwasser gezet, er komt een veiligheids-audit aan of de inschrijvingen voor de zomerbarbecue beginnen. Allemaal dingen waarbij het erg handig is als je daarover een informatiepagina op het intranet kunt maken. Dat combineer je vervolgens met een nieuwsbericht waarin een hyperlink naar de informatiepagina wordt opgenomen. Met het eerste zorg je ervoor dat deze informatie altijd weer te vinden is, want een intranet in SharePoint heeft een uitstekende zoekfunctie. En met het nieuwsbericht breng je de boodschap nog eens onder de aandacht (zonder te hoeven mopperen).
Tip: Medewerkers staan open voor dit nieuws als er ook echt interessante of grappige dingen voorbijkomen.

4. Contentbeheerders zijn future-proof

Wil je in SharePoint contentbeheerder worden, dan is het handig en slim om een SharePoint-training en liefst ook een schrijftraining te volgen. De kennis die je hierin opdoet kun je gebruiken voor het intranet maar ook voor afdeling-, project- en vergadersites. Het zijn digivaardigheden die nodig zijn in het hele proces. Daarnaast leer je ook nadenken over de inhoud en stijl van webteksten, de vindbaarheid van informatie en datamanagement. En omdat ik SharePoint overal zie opkomen bij grote en kleine organisaties verbeteren je mogelijkheden op de arbeidsmarkt.

5. Intranetpagina’s vullen is leuk

Het valt me op in de trainingen dat iedereen dit leuk vindt. Ben je over de technische hobbel heen, dan voel je de kick van de radio dj die zelf plaatjes mag uitzoeken en dat deelt met massa’s luisteraars. Je schrijft teksten (of herschrijft de aangeleverde), gaat op zoek naar rechtenvrije afbeeldingen op het internet, je kunt PowerPoint-presentaties en YouTube-filmpjes importeren in de tekst, je bepaalt de live-gang van je artikel of nieuws en eventueel de einddatum, je stelt waarschuwingen in om te melden wanneer iemand wijzigingen aanbrengt in de informatiepagina en het leukste van al… in een SharePoint-intranet kunnen likes worden uitgedeeld aan artikelen en nieuwsberichten. Soms wordt er zelfs de mogelijkheid gegeven te reageren. Op die manier kom je te weten hoe dingen worden opgepakt zodat je je inhoud of schrijfstijl kunt evalueren.

Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in SharePoint. www.roelpeeters.nl

Verdieping

Wil jij weten wat de fijne kneepjes en ultieme tips voor SharePoint zijn? Kijk dan eens bij de ééndaagse training Optimaal werken met SharePoint 

Roel Peeters

Roel Peeters

trainer en auteur

Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in SharePoint. Sinds 2014 is hij vaste auteur voor Management Support Magazine en verzorgt hij de rubriek Softwaretips.

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Hebben de rotten in het vak nog wel iets aan kunstmatige intelligentie? Volgens trainer Judith Winterkamp kan AI helpen bij het notuleren van...

Zo werkt hybride echt: actief beleid, duidelijke afspraken en heldere bedrijfscultuur 

Zo werkt hybride echt: actief beleid, duidelijke afspraken en heldere...

Hybride werken biedt voordelen, maar zorgt ook voor uitdagingen. Helen Pluut, onderzoeker Organisatiegedrag bij Universiteit Leiden, legt uit hoe we...

Jouw smartphone geeft je RSI

Jouw smartphone geeft je RSI

Ook zo'n last van nekpijn na een lange werkdag? Je zou best eens kunnen lijden aan RSI-klachten die veroorzaakt worden door je smartphone of laptop,...

Verwerk je e-mail met AI

Verwerk je e-mail met AI

Wie effectief kunstmatige intelligentie wil toepassen, moet meer weten over 'prompt engineering'. Dat klinkt moeilijk, maar onze techexpert Gertjan...

Vergeet alles en stop het in OneNote

Vergeet alles en stop het in OneNote

OneNote is een tool die jouw hoofd de ruimte geeft voor creatie en aandacht. Onze expert Roel Peeters kan niet meer zonder.

Tien ChatGPT prompts om jargon in teksten te vervangen

Tien ChatGPT prompts om jargon in teksten te vervangen

Wil je af van teveel moeilijke woorden en jargon in jouw teksten? Gebruik eens ChatGPT.

Zo gebruik je ChatGPT om spelling en grammatica te verbeteren

Zo gebruik je ChatGPT om spelling en grammatica te verbeteren

Hoe controleer je snel of de spelling en grammatica in een memo of rapport in orde zijn? ChatGPT biedt uitkomst. Dit zijn de prompts die je moet...

Zo gebruik je ChatGPT om e-mails te schrijven en je overvolle inbox te legen

Zo gebruik je ChatGPT om e-mails te schrijven en je overvolle inbox...

Een volle inbox, dringende emails met verzoeken en vragen die opgevolgd moeten worden. Je kan zelf wel een assistant gebruiken. ChatGPT biedt...