Effectief communiceren met je manager: 15 tips en 5 valkuilen

Effectief communiceren met je manager: 15 tips en 5 valkuilen

Hoe breng je een boodschap als assistant en hoe bevorder je het luistergedrag van je manager? Tips en valkuilen van ondernemer en trainer Jakob Zwinderman.

Je weet als secretaresse of managementassistent dat communicatie een groot gedeelte van je werk en je tijd beheerst. Helaas besteden we soms te weinig tijd aan het reflecteren op onze communicatie, zowel de mondelinge als de schriftelijk communicatie. Naast de wezenlijke competenties is het goed nog eens de noodzakelijke communicatievaardigheden onder de loep te nemen.

Is het jou ook opgevallen dat bij gesprekken mensen soms zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten? Het is alsof we elkaar niet verstaan. Dat is gek; we hebben één mond en twee oren. Dus we zouden meer in de ‘ontvangstmodus’ moeten zitten in plaats van te zenden. Vooral als je gesprekken afluistert in een restaurant, in de trein of bij een telefoongesprek als je staat te wachten voor de bus, hoor je de meest wonderlijke gesprekken. In elk gesprek zit een boodschap die je wilt overbrengen en tegelijkertijd wordt er een ‘relatievoorstel’ gedaan. Je hoort of ze elkaar begrijpen en hoe de onderlinge verhouding is.

Het effectief overdragen van een boodschap begint bij jezelf:

  • Weet je wat je wilt vertellen en waarom?
  • Tegen wie wil je wat zeggen?
  • Hoe zorg je ervoor dat je wordt gehoord en begrepen?

Dit zijn vragen die aan elke boodschap voorafgaan. Als voor jezelf al niet helder is wat precies jouw boodschap is, hoe kun je dan verwachten dat het voor de ontvanger duidelijk wordt? De volgende tips helpen je jouw boodschap duidelijk over te brengen, bijvoorbeeld als je een vraag stelt aan je manager, als je informatie verstrekt over een project in een voortgangsvergadering, als je jouw mening geeft over een vraagstuk of als je een presentatie houdt.

Boodschap effectief overbrengen: 7 tips

  • Maak het doel en de kern van jouw boodschap duidelijk; wees concreet.
  • Onderbouw de kern van jouw boodschap punt voor punt, stap voor stap: orden jouw boodschap en wees volledig.
  • Formuleer in een rustig tempo.
  • Let op de reacties van de ontvanger.
  • Ga na of je wordt begrepen en of jouw boodschap wordt geaccepteerd.
  • Reageer op de reacties, maar hou de kern van jouw boodschap in de gaten.
  • Geef een samenvatting van jouw boodschap en sluit af.

5 valkuilen

  1. Je bent te veel gericht op jouw eigen boodschap en let daardoor niet op reacties van anderen.
  2. De bedoeling van jouw boodschap blijft impliciet, waardoor er onduidelijkheid ontstaat bij de ontvanger.
  3. Je vertelt je boodschap zonder ‘kop of staart’.
  4. Je springt van de hak op de tak.
  5. Je controleert onvoldoende of je begrepen bent of reageert niet op de feedback van de ander.

Communiceren is altijd een combinatie van sturen en ontvangen van boodschappen. Wat kun jij als zender doen om de ontvangst zo goed mogelijk te maken, oftewel hoe bevorder je jouw luistergedrag bij de ander?

8 tips om om luistergedrag bij de ontvanger te bevorderen

  • Trek de aandacht van de luisteraar voordat je begint te praten. Dat kun je bijvoorbeeld doen door mensen rechtstreeks met hun naam aan te spreken. Niet: ‘Wil jij of kun jij...’, maar: ‘Zeg Frits, kun jij...’
  • Probeer je stem enigszins te verheffen of juist te wachten totdat het stil is.
  • Zorg voor een goed luisterklimaat; geen afleidende situaties, noch in de omgeving noch bij de ontvanger. Stop zelf met spreken als er onvoldoende aandacht is en wacht.
  • Varieer in stemhoogte en -volume, zonder er een toneelstuk van te maken.
  • Sluit in je taalgebruik aan bij het denk- en belevingsniveau van de ander.
  • Gebruik ik-taal in plaats van jij‐taal: ‘ik vind…, ik wil…, ik denk…’ in plaats van ‘je kunt ook…, je wilt weleens…, Je denkt af en toe na over…’.
  • Gebruik directe taal: concreet, tegenwoordige en verleden tijd. Vermijd zo veel mogelijk verkleinwoorden, stopwoordjes en vage begrippen: soms, misschien, een beetje, enigszins, een stuk of…, af en toe.
  • Check altijd of jouw boodschap goed is overgekomen. Dat is namelijk het enige waar je als zender zelf invloed op hebt.

Behoefte aan verdieping?

Bekijk het opleidingsaanbod van Management Support

Onderdeel van de collectie

Spreken

Hier vind je alles over helder en tactvol communiceren, actief luisteren, omgaan met klachten en hoe je verbinding maakt tijdens videocalls en presentaties.

Hoe check je in of uit bij vergaderingen? Tips van onze lezers

Hoe check je in of uit bij vergaderingen? Tips van onze lezers

Met in- en uitchecken kun je de effectiviteit van vergaderingen vergroten. We vroegen onze lezers hoe zij dit aanpakken in hun organisatie.

10 tips om ongemakkelijke onderwerpen bespreekbaar te maken

10 tips om ongemakkelijke onderwerpen bespreekbaar te maken

Je moet een ongemakkelijk onderwerp bespreken met een collega. Moet je je voorbereiden? Hoe voer je het gesprek? Tien tips van Karen Visser.

Neem de lezer van je e-mail serieus, begin met het slechte nieuws

Neem de lezer van je e-mail serieus, begin met het slechte nieuws

Verpak je boodschap niet in drie lagen pakpapier om rekening te houden met je lezer, schrijft Judith Winterkamp. Neem je lezer serieus en wind er...

Hoe schrijf je een duidelijke e-mail zonder dwingend te zijn?

Hoe schrijf je een duidelijke e-mail zonder dwingend te zijn?

In zakelijke teksten kun je niet duidelijk genoeg zijn, schrijft expert Judith Winterkamp. Maar als je iets gedaan wilt krijgen, moet die...

5 vuistregels voor een klantvriendelijke brief

5 vuistregels voor een klantvriendelijke brief

Een klantvriendelijke brief geeft de klant het gevoel dat hij met een betrouwbaar, beleefd en competent iemand van doen heeft, die persoonlijk...

Gedragsstijl herkennen: ben jij rood, geel, groen of blauw?

Gedragsstijl herkennen: ben jij rood, geel, groen of blauw?

Iedereen heeft een dominante gedragsstijl, volgens het DISC-model. Herken je de gedragsstijl van een ander, dan kun je beter met hem of haar omgaan.

Hoe kun je het best leren van klachten?

Hoe kun je het best leren van klachten?

Hoe kun je het best leren van klachten? Manja Bomhoff schreef er een boek over. "Een misverstand is dat je moet doen wat de klager vraagt."

Zo schrijf je met flair: vlottere zinnen met minder woorden

Zo schrijf je met flair: vlottere zinnen met minder woorden

Jarenlang schreef Judith Winterkamp zakelijke teksten waar niets op aan te merken was ... behalve dat ze saai waren! Ze leerde zichzelf te schrijven...