Peter Vos: ‘Assistenten moeten juist mínder ontzorgen’

Ondersteuners die managers zo veel mogelijk taken uit handen willen nemen, worden door trainer Peter Vos teruggefloten. “Te solistisch werken is een gevaar.”

Alles uit handen nemen? Vóór je manager uit lopen? Dat is te ouderwets gedacht, vindt trainer Peter Vos. “Ontzorgen op hoog niveau is juist mínder ontzorgen. En belangrijker nog: je kunt het niet alleen.”

Wat is de meest gestelde vraag in jouw trainingen?

“Deelnemers komen binnen met de vraag: hoe kan ik mijn manager nog méér ontzorgen? Dat zijn de assistants die tegen hun manager zeggen: ik doe het allemaal wel, jij hoeft niks meer te doen. Deze ondersteuners willen met deze training de puntjes op de i zetten. Ik zeg dan meteen: dat gaat tegenvallen. Daar schrikken ze van.”

Wat is jouw antwoord op hun vraag?

“Dat het in deze training gaat over ánders ontzorgen. Misschien juist wel mínder… Ik merk dat veel ondersteuners ontzettend veel zelf doen, en alleen. Ontzorgen is hun core business, de kern van wat ze doen. Maar die kern verdient een nieuwe definitie. Ontzorgen op zich kun je namelijk niet in je eentje. En dat is verrassend voor de meesten.”

Hoe moet het volgens jou?

“Waar het om gaat, is dat je jouw manager bij dat ontzorgen betrekt. Dat klinkt simpel, maar is het allerminst. Natuurlijk wil je je toko op orde hebben en nodig zijn, maar daar heb jij weer je manager bij nodig. Je kunt en hoeft niet alles uit handen te nemen, en ook niet een meter voor hem of haar uit te lopen.

“Wil je op hoog niveau ontzorgen, dan is dat: samen. Dat is de enige manier. Spreek elkaar regelmatig, stem af. Zet de samenwerking samen met je manager op. Dat heeft een groot voordeel voor de deelnemer én de managers maar vooral: voor hen samen.”

Welke valkuil(en) hebben veel ondersteuners?

“Dat het lastig is om als professionele ondersteuner de eigen prioriteiten net zo centraal te stellen als die van de manager. ‘Hij heeft bijna nooit tijd,’ zegt een assistent dan, ‘dat begrijp ik ook wel.’ Nee, dat hoef je juist niet te snappen. Spreek de ander erop aan als hij of zij te weinig tijd voor je maakt. Een samenwerking is op basis van gelijkwaardigheid. Spiegel je prioriteiten dus, bespreek ze. Hoe staat het met de verhouding tussen die twee? Klopt het nog?

“Velen herkennen zich in dit SCHOP-profiel: solistisch, creatief, helpend, optimistisch, perfectionistisch. Gevaar is dat je te solistisch werkt, te helpend… vraag jezelf af wat je tegenhoudt om het anders te doen: te streven naar optimaal.

“Het is een trend om meerdere managers te ondersteunen. Laatst nog zei een secretaresse: ‘Ik wil graag alle drie de managers ondersteunen. Bij twee gaat dat heel goed, maar die derde heeft me eigenlijk niet nodig.’ Dat vond ze vreselijk. Ze wilde graag méér doen voor die derde manager. Mijn advies was: optimaliseer je werkrelatie met die twee managers en laat de derde los.

“Het gevoel niet of minder nodig te zijn: laat ook dat los. Dan komt er energie vrij. Die kun je gebruiken op andere plekken. Voor een goede samenwerking manage je namelijk eerst jezelf, je zorgt voor zelfkennis en vertrouwen. Dan manage je je winkel. En je betrekt je manager erbij. Bespreek samen de valkuilen, jouw meerwaarde bij het werk en stem de verantwoordelijkheden af.”

Waarom is deze training echt de moeite waard?

Peter Vos
Peter Vos

“Je bekijkt je eigen dienstverlening kritisch. Zo krijg je een realistisch beeld. Aan het einde van de training vraag ik ook altijd: wat is het eerste wat je gaat doen? ‘Eerst even laten bezinken,’ zeggen ze dan, ‘en daarna in gesprek.’ Het is niet af als de training klaar is, nee, dan begint het. Het is geen quick fix.

“Zo zei een deelnemer laatst met een knipoog: ‘Ik ga mijn manager alvast bellen, dan bereid ik hem voor dat het weleens kan tegenvallen voor hem.”

In de eendaagse klassikale training ‘Ontzorgen op hoog niveau’ leer je hoe je, ook in deze uitdagende tijd, de samenwerking met je manager optimaal vormgeeft. Zo kom je tot de gewenste resultaten zonder jezelf weg te cijferen. Je leert je te profileren door mee te denken, tegenwicht te bieden en geregeld mee te sturen.

Lees ook:

Ontzorgen op hoog niveau: 7 adviezen om te functioneren in een steeds complexer werkveld.

Wat maakt een goede sparringpartner? “Beter sparren is vooral: meer durven.”

Zo laat je een manager naar jouw advies luisteren.