Waterschap Rijn en IJssel
Schema: taken van de notulist per agendapunt en vergaderdoel
Welke doelen hebben de agendapunten in een vergadering en welke taken voert de notulist daarbij uit? Een handig schema geeft overzicht.
Zonder structuuraanduiders is jouw tekst niet te begrijpen
Woorden die signaleren hoe zinnen en alinea's met elkaar samenhangen, maken teksten begrijpelijk. Zonder zulke structuuraanduiders gaat het snel mis. Kijk maar naar de volgende voorbeelden.
Signaalwoorden voor de notulist
Soms is het als notulist moeilijk om je aandacht bij de vergadering te houden. De vergaderaars praten maar door en jij zit in gedachten al bij de film waar je naartoe gaat of een boodschappenlijstje.
Notuleren: goede voorbereiding is het halve werk
Er zijn nog steeds notulisten die niet lekker slapen omdat ze de volgende dag moeten notuleren! Heel vervelend, zeker als het een belangrijk onderdeel is van je takenpakket. Die onrust is echter niet nodig. Als je je goed voorbereidt op een vergadering, zit je namelijk rustiger en kun je tijdens de vergadering beter luisteren. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag.
Goedkeuring verslag: zo pak je dit aan in je notulen
Bij veel vergaderingen staat het agendapunt Goedkeuring verslag op de agenda. Bij dit agendapunt wordt het verslag van de vorige vergadering besproken. De meeste voorzitters stellen dan de vraag: wie heeft er iets op te merken over pagina 1, pagina 2?
Wat doe je als de voorzitter van de vergadering er niets van bakt?
Doet de voorzitter van een vergadering maar wat? Dat is voor de notulist heel vervelend. Een goede voorzitter maakt het notuleren namelijk een stuk leuker!
Een geannoteerde agenda opstellen voor een vergadering
Met een geannoteerde agenda kan iedereen zich goed voorbereiden op een vergadering. Wat is een geannoteerde agenda? En hoe stel je die op?
Notulen liever schrijven dan typen?
Er zijn notulisten die om wat voor reden dan ook liever notuleren met de pen dan met de laptop. Dat kan en wel met smartpennen.
Waarom is de aandachtspuntenlijst voor een projectgroep zo handig?
Stap dan in je rol als adviseur en breng het ter sprake: stel voor om een beknoptere verslagvorm te gebruiken, een aandachtspuntenlijst.
Rondvraag: wat is het en heb je die wel nodig?
Als je bij het vergaderen een agenda gebruikt, is de kans groot dat de Rondvraag erop staat. Dit punt wordt meestal aan het einde van de vergadering besproken. Wat is de rondvraag precies?
