nieuws

Best practice onderhandelen: zoek naar de gemene deler

Commerciële vaardigheden

Best practice onderhandelen: zoek naar de gemene deler
Lida Luijten, Livada Interim Office Support.

Je onderhandelt bijna dagelijks; over het op een ander moment oppakken van taken dan gevraagd, over de werkverdeling, en zo nu en dan natuurlijk ook over salaris. Zzp’er Lida Luijten vertelt hoe zij het aanpakt. “De eerste keer dat ik als zzp’er moest onderhandelen lukte het niet. Ik was te emotioneel, te zenuwachtig en had me niet goed genoeg voorbereid.”

Naam: Lida Luijten (52)
Functie: freelance secretaresse
Bedrijf: Livada Interim Office Support

“Het zwaardere onderhandelwerk heb ik geleerd nadat ik in april 2018 voor mezelf begonnen ben. Kiezen voor het ondernemerschap was een sprong in het diepe, maar ik heb nog geen moment spijt gehad. Daarvoor heb ik altijd in dienstverband gewerkt. Al toen ik 28 was, kreeg ik de kans een training ‘Onderhandelen voor secretaresses’ te volgen bij mijn toenmalige werkgever AWVN. Bij die werkgeversvereniging werken veel adviseurs die erg bedreven zijn in onderhandelen. Daar konden we als secretaresses moeilijk tegenop. Vandaar die training. Ik heb er geleerd dat het heel belangrijk is om naar de gemene deler te zoeken. Jij hebt een belang, maar de andere partij ook. Je moet dus heel goed luisteren naar de ander, maar ook weten hoe je hun argumenten kunt weerleggen.”



Toon initiatief

“Toen ik nog bij het Radboudumc werkte, speelde de kwestie dat de secretaresserol zou verdwijnen of veranderen. Niemand wist precies hoe en wanneer. Ik heb weten te bedingen dat ik workshops voor alle secretaresses mocht laten verzorgen door Annemarie de Martines. Zij had een boek geschreven, Adieu secretaresse, hello assistant. Een concernstaf kon zo’n workshop niet opleggen, dat moest de afdeling Opleidingen doen. Maar als ik het op eigen titel organiseerde en de financiële afwikkeling zelf wist te regelen via de afdelingshoofden, mocht het wel. De Martines voorzag in een bepaalde behoefte en vragen die leefden rond managementondersteuning in de organisatie, zo heb ik mijn leidinggevende weten te overtuigen.”

Zorg voor wisselgeld bij het onderhandelen

“De eerste keer dat ik als zzp’er moest onderhandelen lukte het niet. Ik was te emotioneel, te zenuwachtig en had me niet goed genoeg voorbereid. Voor jezelf onderhandelen is moeilijker dan wanneer je uit naam van een organisatie onderhandelt. Met tips en trucs van internet en andere freelancers heb ik het redelijk goed onder de knie gekregen. Ik heb me onder andere verdiept in wat een gangbaar tarief is voor een freelance secretaresse met de hoeveelheid ervaring die ik heb. Bij het bepalen van het tarief dat ik wil vragen, houd ik rekening met of het een kortdurende of langdurende opdracht is. Of de opdracht mij persoonlijk leer- of ontwikkelmogelijkheden biedt en een aanvulling is op mijn cv. Je zorgt dus eigenlijk voor wisselgeld. Is de reistijd heel lang, dan kijk ik of er mogelijkheden zijn om een of meerdere dagen thuis te werken of later te beginnen, zodat ik niet in de file sta. Of ik probeer er een goede reiskostenvergoeding uit te halen.”

Bedenk argumenten

“Een goede voorbereiding is heel belangrijk. Tegenwoordig schrijf ik van tevoren alle argumenten op om met mij in zee te gaan. Dat lijstje houd ik bij de hand tijdens een gesprek. In het gesprek schrijf ik ook steekwoorden op; dingen waar ik later nog op wil terugkomen. Het is belangrijk om afspraken goed op te schrijven, dus niemand kijkt ervan op als je aantekeningen maakt. Je start een gesprek met een potentieel nieuwe opdrachtgever natuurlijk niet meteen met praten over de vergoeding. Ik bespreek eerst de opdracht zelf; wat zijn de verwachtingen, wat willen ze? Hoelang gaat de opdracht duren en zitten er mogelijkheden in om mezelf te verbeteren?

Welke punten hebben zij genoemd, waarop ik kan aanhaken?

Als ze je tarief te hoog vinden of andere twijfels hebben, merk je dat meestal wel. Het gesprek stokt dan een beetje, of verloopt wat stroever. Als er wel een klik is – dat is het minimale voor het aangaan van een opdracht; je wilt per slot van rekening graag dat er een vervolgopdracht uitrolt – probeer ik te zoeken naar de gemene deler. Welke voordelen krijgen ze als ze mij kiezen? Welke punten hebben zij genoemd, waarop ik kan aanhaken? Meestal lukt het dan wel. Door mijn jarenlange ervaring ben ik zonder noemenswaardige inwerkperiode snel inzetbaar op een secretariaat, ook als daar een achterstand in werk is opgebouwd. En ik bied flexibiliteit.
Verder let ik erop dat ik dezelfde bewoordingen gebruik als mijn opdrachtgever. De zakelijke dienstverlening is anders dan een gemeente of zorginstelling. Lukt het niet om tot een goede afspraak of compromis te komen, dan vind ik dat je daar eerlijk in moet zijn en moet zeggen: ik denk dat het niet lukt om bij elkaar te komen.”

Tip: verdiep je in de ander

“Een tip die ik anderen wil geven voor het onderhandelen is: bereid je zorgvuldig voor. Zorg ervoor dat je je eigen argumenten goed op je netvlies hebt. Schrijf ze op. En verdiep je vooral ook in de ander. Met welke tegenargumenten zouden zij kunnen komen? Als je die van tevoren probeert te bedenken, kun je er ook al een weerwoord bij verzinnen. Wees niet bang; af en toe een nee krijgen hoort erbij. En ga niet in de emotie zitten, speel het niet op de persoon en neem ook geen persoonlijke redeneringen mee, want dan stagneren onderhandelingen meestal snel.”

Gerda Bos

Onderhandelen vanuit je rol

Heb jij vaak het gevoel dat je het onderspit delft in gesprekken en onderhandelingen? Dat jouw belangen niet gezien worden, dat je argumenten niet belangrijk worden gevonden? Wil je meer invloed als je iets van anderen wilt? Leer dan onderhandelen vanuit je rol.

 

Reageer op dit artikel