nieuws

Durf te onderhandelen

Commerciële vaardigheden

Durf te onderhandelen

Onderhandelen, dat klinkt als serieuze business. Je gebruikt het om een deal te sluiten, een hoger salaris te bedingen of een sabbatical aan te vragen. Maar als je goed naar je leven kijkt, zie je dat je de hele dag onderhandelt.

“Onderhandelen, dat klinkt heel groot. Maar het is ook van toepassing op dagelijkse situaties, zowel thuis als op het werk”, zegt Gerda Bos, psycholoog, coach, bedenker van de LEF-methode (‘liever eerst feiten’) en trainer voor Management Support (Onderhandelen vanuit je rol). “De meeste mensen hebben alleen niet door dat ze de hele dag onderhandelen. Bijvoorbeeld: je kind zit te gamen, je wilt met hem naar buiten en hij heeft daar geen zin in. Als je probeert hem toch het huis uit te krijgen, ben je al aan het onderhandelen. De taakverdeling in huis, ook zoiets, daar ruil je voortdurend uit.” 

Op het werk gebeurt hetzelfde. Tenminste, als je je bewust bent van het feit dat er wat te onderhandelen valt. Want, constateert Gerda: “Veel managementondersteuners hebben een grote gehoorzaamheidsreflex, passend bij hun dienstbare karakter.” Dus dan krijg je een situatie als deze. De dag loopt op z’n end, jij bent bezig met een stuk dat vandaag nog bij de vergaderaars van overmorgen moet liggen. Je manager komt met een opdracht en zegt: “Ik heb het zo snel mogelijk nodig.” Je kunt je eigen werk niet uit je handen laten vallen, maar pakt de spoedklus wel aan en zegt tandenknarsend: “Komt in orde.” Om het allebei af te krijgen, werk je over.

Training Onderhandelen vanuit je rol [nieuw]

Training Onderhandelen vanuit je rol [nieuw]

Een keertje kun je zoiets best accepteren. Maar je doet jezelf geen plezier als je je steeds laat overrulen door andermans prioriteiten. “Als je vooral doet wat anderen willen”, weet Gerda, “word je niet gelukkig in je werk. Daar heb je zelf last van, maar de organisatie ook. Bij een verminderde motivatie of uitval is niemand gebaat. Om de machine draaiend te houden, moeten alle tandwielen soepel draaien; groot of klein, ze zijn allemaal even belangrijk.”

Onderhandel vanuit gelijkwaardige positie

Voor wat hoort wat. Dus is Gerda’s advies om vanuit een gelijkwaardige positie te onderhandelen, ofwel: iets terug te vragen. “Krijg je een opdracht, vraag je af: kan dit wel?” Zo ja, dan is het geen punt. Is het antwoord: nee, ik heb al drie prioriteiten op m’n bureau die om voorrang vechten, dan begint de onderhandeling. Met als hamvragen: hoe belangrijk is het voor de ander, hoe belangrijk is het voor mij?”

Om bij het voorbeeld te blijven: vraag waarom het per se nu moet, en waarom dan, of het niet later kan. Misschien bedoelt de manager met zo snel mogelijk wel morgen of deze week. Kan het echt niet wachten, maak dan duidelijk dat dat ook geldt voor wat je aan het doen bent en vraag of iemand het kan overnemen. Kan dat ook echt niet, stel dan bijvoorbeeld voor: “Oké, dan werk ik vandaag over. Maar dan ga ik woensdag graag eerder naar huis.”

Vermijd aannames, vergaar feiten

Merk je dat jij altijd vol zit en je collega meestal ruimte heeft, vraag dan: “Fijn dat je zo blij bent met mijn werk, maar ik kan niet alles doen. Kun je aangeven wat voor jou het belangrijkst is en wat mijn collega kan overnemen?”

Gerda: “Oftewel: automatismen loslaten, aannames vermijden en feiten vergaren door jezelf en de ander vragen te stellen. En zo een oplossing bedenken die voor beide kanten acceptabel is.”

Twee partijen, twee belangen

Naast de dagelijkse dingen zijn er kwesties waarvan je van tevoren weet dat je erover moet onderhandelen. Bijvoorbeeld: een vakantie van vier weken. Gerda: “Argumenten als ‘Ik ben nog nooit zo lang weggeweest’ of ‘Marietje mocht vorig jaar ook een maand’ zijn niet zo sterk. Beter denk je vanuit beider belangen: ‘Als je me dit geeft, kan ik echt uitrusten en daarna weer energiek en gemotiveerd aan de slag.’ Of: ‘Mag ik m’n droomreis maken, dan werk ik in de periode voor het symposium met alle liefde extra hard.’”

Workshop Netwerken voor professionals

Workshop Netwerken voor professionals

Als je durft te onderhandelen, met beider belangen voor ogen, als je onderzoekt, oprecht nieuwsgierig bent, vragen stelt, krijg je een andere dynamiek, stelt de trainer. “Je zult merken dat de ander zich respectvol opstelt en begrip voor jouw situatie opbrengt.” Vind je dat spannend, probeer het eens met iets kleins. Als je ziet dat het werkt, krijg je vanzelf de smaak te pakken.

Voor je belang opkomen

Durven onderhandelen, dat is inderdaad een dingetje voor vrouwen, vertelde Elisa de Groot ook al op het Management Support Event afgelopen november waar ze keynotespreker was. Ze begeleidt vrouwelijk talent voor ondersteunende en leidinggevende posities en schreef mee aan de bestseller Stratego® voor vrouwen.

Elisa de Groot

Elisa de Groot | jaxpix | Jacqueline Louter fotografie

“Vooral: durf je voor jezelf te onderhandelen? Vrouwen onderhandelen graag en goed voor het algemeen belang of voor een ander. Voor hun eigen belang opkomen, vinden ze lastig. Ook omdat ze bang zijn dat het ten koste gaat van de relatie. Wees niet bang dat je de relatie met je manager stukmaakt als je onderhandelt. Mannen en ook krachtige vrouwen hebben juist meer respect voor je als je persoonlijk leiderschap ontwikkelt, als je weet wat je waard bent en daarvoor gaat staan. Als je je opstelt als sparringpartner, als je stevig onderhandelt, word je vanzelf hoger ingeschat – en als het even wil ingeschaald.”

Video: zo onderhandel je als een gelijkwaardige collega

Je zult ook wel moeten als je iets wilt bereiken, bijvoorbeeld meer budget voor je afdeling, taken afstoten of uitbreiden, minder of meer uren (thuis) werken of een salarisverhoging. Of als je iets extra’s wordt gevraagd, bijvoorbeeld een project leiden. Elisa: “In dat laatste geval is het verstandig te zeggen: ‘Wat leuk dat je me vraagt, ik denk daar graag over na en kom er bij je op terug!’ Roep niet, omdat je gevleid of overdonderd bent, zomaar ja. Neem de tijd om na te denken over de condities waaronder je ‘ja’ wilt zeggen.”

Het is een natuurlijke neiging van vrouwen om pas achteraf te onderhandelen, weet Elisa. “Zeker bij een nieuwe baan of nieuwe verantwoordelijkheden. ‘Eerst maar eens zien of ik het kan.’ Maar ze vragen je om een reden, je kunt er dus gerust iets tegenover zetten.”

Bereid je voor, oefen met een man

Ga je onderhandelen, adviseert Elisa, bereid je grondig voor, dat is het halve werk. Begin met het verzamelen van informatie. Wil je bijvoorbeeld meer salaris, check bij collega’s of concurrenten wat ze verdienen. “Liefst mannen, want die zorgen beter voor zichzelf.” Verzamel ook argumenten en hou daarbij rekening met de belangen van de ander en de organisatie. “Hoe wordt de ander beter van je voorstel? Speel daarop in.”

Wees concreet

Met die informatie achter de hand sta je sterker. En kun je naar stap 2: scenario’s bedenken. “Wees concreet: ‘Ik wil er wat bij’ is niet duidelijk genoeg. Zoveel euro wil je, schaal zus, trede zo. Stel ook je minimum vast. En als meer geld er echt niet inzit, houd een ander voorstel achter de hand waar je tevreden mee kunt zijn. Zoals een bedrijfsauto, een sabbatical of een opleiding. Wat voor jou werkt.”

Stap 3 is het gesprek oefenen. In je hoofd helpt al. Nog beter is hardop. Het beste volgens Elisa: “Oefenen met iemand die weerwoord geeft zoals je gesprekspartner dat gaat doen. Geen vriendin, die onderhandelt waarschijnlijk ongeveer op dezelfde manier als jij. Je kunt beter oefenen met een man. Schrik niet als hij het je moeilijk maakt, dat gaat in het echte gesprek waarschijnlijk ook gebeuren. Zegt je manager dan op je verzoek om een of twee dagen thuis te werken: ‘Nee, dat is onze policy niet. Enorm onhandig ook in jullie team, komt niks van in’, dan heb jij de argumenten op een rijtje waarom dat prima kan. ”

Tips voor het moment suprême

En dan heeft Elisa nog wat waardevolle onderhandelingstips voor het moment suprême. “Waarschijnlijk onderhandel je met een man of met een sterke vrouwelijke leidinggevende. Mannen en sterke vrouwen communiceren anders dan de meeste ondersteuners. Hou daar rekening mee.”

Dat betekent:

  • “Profileer jezelf krachtig, dus niet met vrouwelijke verkleinwoordjes, ‘misschien’ of ‘ik zal het proberen’.”
  • “Gebruik gerust je charme, geef het gesprek lucht. Alles beter dan verbeten, geïrriteerd of drammerig. Begin met wat smalltalk, maak contact, verbind, geef een compliment. En start daarna de onderhandeling.”
  • “Besef: voor mannen is de eerste nee geen nee, maar een uitnodiging om te onderhandelen. Stop niet meteen, denk niet: volgend jaar maar weer proberen. Onderdruk ook je neiging meteen concessies te doen. Ga voor het beste scenario! Vraag zelfs om te beginnen meer dan je wil, er moet immers onderhandelingsruimte zijn. Je gesprekspartner gaat ervan uit dat die er is.”
  • “Onderhandel je met een vrouw, veer dan ietsje meer mee. Zegt zij nee, dan kun je er een keer op terugkomen, doe je dat vaker, dan raakt ze geïrriteerd.”
  • “Zet je argumenten op een rij. Niet allemaal in een zin, maar een voor een. En laat na elk argument een stilte vallen, als het moet een lange, ongemakkelijke: het woord is aan de ander. Vul jij dat in, dan is de druk eraf.”
  • “Ga niet automatisch mee in wat de ander zegt. Hij komt met argumenten, jij ook, ze zijn evenveel waard.”

Kortom: “Mannen, en ook sterke vrouwen, zien onderhandelen als een spel. Als je dat niet speelt, heb je bij voorbaat verloren.”

Zes gouden regels voor onderhandelen

  1. Durf iets te vragen voor jezelf of je team.
  2. Weet wat de belangen van de ander zijn en onderzoek de achterliggende redenen.
  3. Ken je eigen belangen, breng die goed onder woorden.
  4. Bedenk oplossingen en probeer een uitkomst te realiseren die voor beiden acceptabel is.
  5. Weet wat je onderhandelingsruimte is, stel een minimum vast en doe niet meteen concessies.
  6. Zie onderhandelen als een spel. Speel dat. Spelregels: de eerste nee is geen nee; geef je argumenten een voor een; vul de stiltes niet in, laat de ander antwoorden.

Wist je dat…

…bij een nieuwe baan 57 procent van de mannen onderhandelt over het startsalaris, tegen maar 7 procent van de vrouwen? Dit bleek uit onderzoek van een Amerikaanse universiteit in 2014. Extra interessant als je weet dat het onderzoek werd gedaan onder mensen met precies dezelfde studie, met andere woorden: onder mensen met dezelfde startkwalificatie, op dezelfde arbeidsmarkt. Vrouwen, zo blijkt, komen 14 maanden later pas met hun verzoek voor een hoger salaris, dan vinden ze dat ze zichzelf hebben bewezen: eerst resultaten boeken, dan beloning vragen, zo zijn ze. Bij mannen werkt dat precies andersom.

Reageer op dit artikel