nieuws

Best practice onderhandelen: geloof in jezelf!

Commerciële vaardigheden

Best practice onderhandelen: geloof in jezelf!
Officemanager Jeanette van Orsouw, SPIE.

Je onderhandelt bijna dagelijks; over het op een ander moment oppakken van taken dan gevraagd, over de werkverdeling, en zo nu en dan natuurlijk ook over salaris. Officemanager Jeanette van Orsouw: “Vier ieder succesje, ook al is het maar klein.”

Naam: Jeanette van Orsouw
Functie: officemanager
Bedrijf: SPIE

“SPIE helpt haar klanten met het ontwerpen, ontwikkelen, installeren en onderhouden van energie-efficiënte en milieuvriendelijke installaties. Ik ben officemanager van een van de kantoren van de retailgroep en verantwoordelijk voor SHEQ-zaken: de coördinatie van de kwaliteit-, veiligheid- en milieucertificatie.

Ik kom uit een ondernemersgezin, dus onderhandelen is me een beetje met de paplepel ingegoten. Mijn vader zei altijd: als ik de deurknop beet pak ben ik al een paar duizend euro armer. Dat had natuurlijk te maken met belastingen en investeringen. Ik had al jong door dat je in je werk te maken krijgt met verschillende belangen. Als ondernemer is het goed om te weten wat je eigenwaarde is. Dat is ook belangrijk bij onderhandelen, zelfvertrouwen hebben. Vier ieder succesje, ook al is het maar klein.

Je hoort overal dat we als secretaresses een uitstervend vak hebben. Ik heb daar een andere mening over. Je moet in jezelf geloven. Je zit niet voor niets op een bepaalde plek, je bent niet voor niks aangenomen. Een computer kan jou niet vervangen.”

Scherp inkopen is ook onderhandelen

“Met de portemonnee van je baas moet je net zo zorgvuldig omgaan als met je eigen portemonnee. Zelf slinger je ook niet zomaar geld over de balk, dus als het om kosten voor de zaak gaat, moet je ook kritisch zijn op wat je uitgeeft. Ik vind onderhandelen leuk, dus als ik een kans zie, zal ik het zeker niet nalaten. Ik zie het als een sport om ook voor mijn werkgever te bezuinigen als het kan. Daarmee kun je ook je toegevoegde waarde als ondersteuner laten zien.”

Nog een best practice over onderhandelen

Nog een best practice over onderhandelen

“Zo heb ik bij een vorige werkgever flinke korting bedongen op hotelkosten. Een overnachting kostte eigenlijk 400 euro. Dan denk ik: 400 euro om in een bed te mogen slapen, waar gaat dit over? Met mijn ervaring als reisagent heb ik er 205 van weten te maken, door de verwachting uit te spreken dat we dat jaar vijftig overnachtingen bij ze zouden boeken.”

Ik vind het jammer dat een inkoopbesparing soms niet op waarde wordt geschat; er lijkt vaak meer oog voor goede verkoopprestaties, maar scherp inkopen vergt ook onderhandelvaardigheid. Ik gebruik daar zelf altijd een beetje humor bij. Pas heb ik een nieuwe auto gekocht en gevraagd: ‘Ik hoef er geen strik omheen, ik wil niks inruilen, maar wat kost de auto nu echt?’ Zo probeer ik op het scherpst van de snede uit te komen, zonder dat ik iemand van zijn brood wil beroven. Een eerlijke prijs is een eerlijke prijs. Zolang er nog humor in het gesprek is, is er meestal nog wel speelruimte om verder te onderhandelen.”

Op de bres

“Voor onderhandelen heb je vooral goede communicatieve vaardigheden nodig. Het moet geen gemaakte vriendelijkheid zijn; je moet dicht bij jezelf blijven. Ook moet je sterke argumenten hebben. Dan gaat het om feiten, niet om gevoelens. Ondersteuners hebben het stempel dat we geld kosten in plaats van geld opleveren. Dat is een kortzichtige stelling die ik altijd probeer te weerleggen.
Bij een ingenieursbureau waar ik heb gewerkt, werd bezuinigd op het ondersteunend personeel. De eerder toegezegde salarisverhoging ging niet door; je kwam er alleen voor in aanmerking als je minstens 3 van de 5 punten scoorde in je functioneringsgesprek. Ik heb toen met feiten aangegeven dat ik vond dat ze het compleet verkeerd benaderden. Slechts enkele van de twintig ondersteuners scoorden een 3. Dat was niet alleen erg demotiverend, maar leverde ook nauwelijks een besparing op. Zeventien ondersteuners geen salarisverhoging van 2 à 3 procent geven, zet – zelfs als je het over meerdere jaren bekijkt – geen zoden aan de dijk. Ook omdat ondersteuners een veel lager salaris hebben dan de ingenieurs.”

Je moet er zelf om vragen

“Zo’n soort maatregel levert alleen maar negativiteit onder ondersteuners op en geeft een verkeerde teneur in je bedrijfsvoering. Ik ben voor de hele groep op de bres gesprongen, wat ertoe heeft geleid dat de bezuinigingsmaatregel van tafel ging, en ik zelf salarisverhoging kreeg. Of de andere ondersteuners ook salarisverhoging hebben gekregen, weet ik niet, maar ik heb ze wel uitgelegd hoe ik het heb aangepakt.”

Durf te onderhandelen

Durf te onderhandelen

“Mensen verwachten vaak niet dat servicegerichte ondersteuners gaan onderhandelen en kunnen er verrast door zijn. Daar kun je je voordeel mee doen. Als je jezelf serieus neemt, is het goed om van collega-ondersteuners te horen wat zij verdienen. Zo kwam ik er eens achter dat ik 100 euro meer verdiende dan een één jaar oudere collega. Het bedrijf heeft haar uiteindelijk ook meer salaris gegeven, maar je moet er dus wel vaak zelf om vragen.”

Salarisonderhandelingen

“Toen ik startte met mijn baan bij mijn voorlaatste werkgever kreeg ik een contract voor zeven maanden. Na die periode waren zowel ik als mijn werkgever enthousiast om met elkaar verder te gaan. De personeelsfunctionaris gaf aan dat ik een jaarcontract zou krijgen. Ik heb gezegd: ‘Sorry, maar dat ervaar ik als een motie van wantrouwen. Ik heb hier in zeven maanden zonder vaste functieomschrijving laten zien wat ik waard ben en wat ik kan oppakken. Jullie hebben ruim een half jaar kunnen beoordelen of ik mijn taken goed uitvoer, dus daar ga ik niet mee akkoord.’ Toen hebben ze aangegeven: ‘Oké, dan bieden we je een halfjaarcontract aan. Als we daarna tevreden zijn, krijg je daarna een vast contract, zijn we niet tevreden, dan sta je op straat.’ Die gok durfde ik wel te nemen. Uiteindelijk was ik daardoor binnen een clubje nieuwe collega’s de eerste die een vast contract kreeg.”

Mensen verwachten niet dat ondersteuners onderhandelen; daar kun je je voordeel mee doen

“Vergelijk appels met appels. Bij SPIE heb ik tijdens de onderhandeling over mijn startsalaris het salarisstrookje van mijn vorige werkgever laten zien en opgenoemd wat ik aan emolumenten had. Ik wist al dat de functie zwaarder zou worden door de toevoeging van het SHEQ-verhaal. En als je in de zomer begint, is de eerste salarisronde vaak pas een half jaar later. Maar als je nog geen half jaar in dienst bent, ga je niet mee in die ronde, en mis je uiteindelijk anderhalf jaar salarisverhoging. Vraag ook gewoon om meer uitleg over bepaalde arbeidsvoorwaarden. Jullie hebben het over meer winstuitkering; hoe vaak is dat afgelopen jaren voorgekomen? Kom ik daar na een half jaar werken al voor in aanmerking? Hoeveel uitloop is er in de schaal waarin jullie me willen plaatsen? Als ik het eerste jaar niet voor winstuitkering in aanmerking kom, kan ik dan in een hogere schaal beginnen? En informeer naar de doorgroeimogelijkheden. Dat geeft aan hoe serieus je in het gesprek staat.

Niet het onderste uit de kan

“Soms moet je voor een compromis kiezen. Wanneer het daar tijd voor is, merk je dat meestal wel aan de stelligheid waarmee iemand iets beweert of aan zijn lichaamstaal. Bij een van mijn vorige werkgevers ben ik met een vaststellingsovereenkomst weggegaan. Dat was een teleurstelling, maar we kwamen tot de conclusie dat de klik weg was. Ik heb mijn ontslag toen weten uit te stellen tot na de zomerperiode, waarin er altijd weinig vacatures zijn. En ik heb een iets hogere ontslagvergoeding weten te krijgen, alhoewel niet zo hoog als ik zelf wilde. Maar je moet ook niet altijd het onderste uit de kan willen halen, niet al je schepen achter je verbranden. Je kunt die mensen later weer tegenkomen. Dan moet je elkaar ook weer recht in de ogen kunnen aankijken.
Ik heb tot nu toe een mooie loopbaan gehad. Als managementondersteuner heb je echt toegevoegde waarde. We moeten als managementondersteuners stoppen om ons in een bepaald hoekje te laten drukken. Kom dus gewoon voor je eigen belangen op, net als Lucy Brazier doet.”

Gerda Bos

Onderhandelen vanuit je rol

Heb jij vaak het gevoel dat je het onderspit delft in gesprekken en onderhandelingen? Dat jouw belangen niet gezien worden, dat je argumenten niet belangrijk worden gevonden? Wil je meer invloed als je iets van anderen wilt? Leer dan onderhandelen vanuit je rol.

Reageer op dit artikel