artikel

5 praktische tips om sneller te notuleren

Taal en communiceren

5 praktische tips om sneller te notuleren
Photo by rawpixel.com from Pexels

Het maken en uitwerken van notulen stond op nummer 4 in het lijstje ergernissen rond notuleren in het Management Support-onderzoek van 2018. Deze ergernis wordt voornamelijk veroorzaakt door de hoeveelheid tijd die ermee gemoeid is. Maar wist je dat je 75 procent van de notulen al tijdens de vergadering kunt maken? Ontdek in dit artikel hoe je dit voor elkaar krijgt.

Dat notuleren leeft, staat buiten kijf. Dat bleek wel uit het feit dat er in 2018 maar liefst ruim 850 managementondersteuners meededen aan het notuleeronderzoek van Management Support. De overgrote meerderheid beklaagde zich over een of meerdere ergernissen. Op nummer 4 stond dus: het maken en uitwerken van de notulen. Met deze tips werk jij de notulen voortaan veel sneller uit!

1. Goede voorbereiding = duidelijke agenda

Zelfs de meest ervaren notulist is niet opgewassen tegen een chaotische meeting. Pak je rol en zorg voor een overzichtelijke agenda met bij elk punt een helder doel en tijdslimiet. Zorg ook voor een strenge voorzitter; eentje die zich echt aan de agenda houdt. Houd ook vooroverleg met de voorzitter zodat jullie op één lijn zitten qua doelstellingen. Want hoe beter de vergadering is gestructureerd, hoe concreter de discussie, en hoe sneller jij notuleert!

2. Digitaal notuleren

Een laptop of tablet is veel méér dan een vervanger van pen en papier. Je kunt daarmee zó effectief notuleren dat je na de vergadering nog maar weinig tijd nodig hebt om het verslag af te ronden. Door digitaal te notuleren kan je tot wel 75 procent van je notulen al tijdens de vergadering schrijven. Dit bespaart je kostbare tijd en bovendien kun je ze eerder delen.

3. Gebruik een sjabloon

In sommige vergadertools zoals iBabs is het mogelijk om te notuleren. Als agendabeheerder kun je notuleren direct onder de agendapunten. Vervolgens publiceer je deze notulen, zodat de deelnemers ze direct in de agenda zien onder de agendapunten. Of je kunt gemaakte notulen naar Word exporteren.

4. Let op signaalwoorden

Signaalwoorden helpen je om de rode draad te volgen en jezelf dus beter bij de les te houden. Luisteren en tegelijkertijd aantekeningen maken, wordt een stuk eenvoudiger als je deze woorden herkent. Deelnemers zullen opsommingen, samenvattingen en conclusies vaak op een herkenbare manier inleiden. Met bewoordingen als : Dit zijn 5 redenen om…, We besluiten dus om …, Het eerste actiepunt is …

5. Werk de notulen direct uit

Werk de notulen zo snel mogelijk uit. Onderzoek wijst uit dat je na 24 uur nog 90 procent kunt herinneren van wat er tijdens de vergadering is besproken. Na 48 uur is dat gedaald naar 70 procent en na drie dagen weet jij je nog maar 40 procent te herinneren. En als je digitaal notuleert tijdens de vergadering dan is er geen excuus meer om ze niet direct uit te werken.

Notuleren kan anno 2019 sneller en makkelijker als je deze tips volgt. Meer tips voor efficiënte meetings vind je in de CTA-checklist voor een effectieve vergadering.

Reageer op dit artikel